Skip to content

Alles over: Afspraakinvoer & -beheer

Interne afspraken

Als u een moment in de agenda wilt blokkeren, waarbinnen een medewerker niet boeking kan ontvangen, maakt u een intern afspraak aan. Deze tellen – in tegenstelling tot een pauze – in de arbeidstijdstatistieken als arbeidstijd en zijn bijvoorbeeld geschikt voor interne taken en besprekingen.

Intern afspraak aanmaken

Om een medewerker te blokkeren, klikt u op de gewenste dag op het starttijdstip en sleept u een afspraak van de gewenste lengte. Voer vervolgens in het tabblad Intern afspraak van het afspraakdialoog het doel van de blokkering in.

Om een intern afspraak voor meerdere medewerkers in te voeren, sleept u de afspraak over meerdere kolommen.

Korte video over het invoeren van interne afspraken:

Ruimten en apparaten aanmaken en bewerken

Ruimten en apparaten kunnen aan uw diensten worden gekoppeld. Zo worden deze geblokkeerd en dubbelbezettingen voorkomen.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Ruimten en apparaten (Bronnen)
Als deze functie niet is geactiveerd, kunt u deze activeren via "Instellingen > Functie toevoegen".

Maak eerst minstens één categorie aan. Klik op de knop + Ruimte of apparaat om ruimten of apparaten aan te leggen.

  1. Naam (Voorbeeld: "Cabine 1")
  2. Categorie (Voorbeeld: "Cosmetische cabines")

Ruimten en apparaten worden op de achtergrond parallel aan de afspraak geblokkeerd als u dit in de desbetreffende dienst heeft ingesteld. Uw klant merkt hier tijdens het boeken niets van.

De beschikbaarheid van uw ruimten en apparaten bepalen

Net als de werkuren van uw medewerkers moeten ook voor de ruimten en apparaten beschikbaarheid in het dienstrooster worden bepaald.
➔ Naar de handleiding voor het activeren van automatische werkuren voor uw ruimten en apparaten

Ruimten en apparaten samenvatten in kalendergroepen

Het is vaak zinvol om de "niet-menselijke medewerkers" in kalendergroepen samen te vatten om ruimte in de kalender te besparen. Hoe u kalendergroepen gebruikt, leest u hier.

De volgorde van medewerkers en ruimten/apparaten in de kalender bepalen

Als u kalendergroepen niet gebruikt en de volgorde in de kalender wilt bepalen, kunt u deze eenvoudig verplaatsen door op de pijlen te klikken.

Klantendatabase: Afspraken

In elke klantendossier kunt u in het menu-item Afspraken de voorbije en toekomstige afspraken van een klant inzien.

Voorwaarde hiervoor is dat u bij de Afsprakinvoer bestaande klanten uit de suggestielijst selecteert. Alleen op deze manier worden nieuwe afspraken ook aan het bestaande klantendossier toegevoegd.

Openstaande afspraken
In het submenu-item Openstaande afspraken kunt u alle toekomstige afspraken van de klant inzien.

Afsprakenarchief
In het submenu-item Afsprakenarchief kunt u alle voorbije afspraken van de klant inzien.

Verwijderde afspraken
Als u een afspraak van de klant in de kalender mist, kunt u zowel in de lijst met openstaande afspraken als in het afsprakenarchief op Verwijderde afspraken weergeven klikken om ook de verwijderde afspraken te kunnen inzien.

Meer informatie over Afsprakenzoeking vindt u hier.

Als u precies wilt nagaan welke medewerker op welk moment een afspraak heeft aangemaakt, gewijzigd of verwijderd, activeert u de functie Medewerker-PIN

Wachtlijstmelding

Hier kunt u bepalen welke teamleden bij het aanmaken van een wachtlijstitem via het Interne berichtensysteem op de hoogte worden gebracht.

Let op dat alleen teamleden geselecteerd kunnen worden aan wie een eigen login is toegewezen. Dit kunt u instellen in het Medewerkersdossier.

Om een teamlid toe te voegen, klikt u op de knop "+ Medewerker-login" en selecteert u de persoon.

U kunt bij een wachtlijstitem ook een e-mail naar het vestigingsadres ontvangen. Een overzicht van deze en alle andere wachtlijstfuncties vindt u hier.

Afspraaknaverwering

Met de instellingen in de termijnafhandeling hebt u de mogelijkheid om automatische blokkades aan het einde van een afspraak toe te voegen. Deze worden chronologisch geblokkeerd en voorkomen een direct vervolgafspraak. Het doel kan hierbij zijn:

  • Hersteltijd voor medewerkers
  • Hersteltijd voor klanten
  • Opruimwerk van ruimten

U bereikt dit gebied via Instellingen > Voor- en nabereidingstijden
Mocht deze functie niet geactiveerd zijn, dan kunt u deze activeren via "Instellingen > Functie toevoegen".
Naast de hier beschreven nabereidingstijd kunt u afspraken ook een voorbereiding vooraf geven. Meer daarover leest u hier.

Afhankelijk van het doel kunt u verschillende opties selecteren, die deels alleen relevant zijn als meerdere medewerkers, ruimten of apparaten bij de afspraak betrokken zijn.

Hierna kijken we naar de volgende prestatie:

Bildschirmfoto 2016-03-11 um 14.57.21

Effect van de optie "Alle medewerkers, ruimten en apparaten blokkeren"

[table]

[tr][th]Actief[/th] [th]Niet actief[/th][/tr]

[tr][td]Bildschirmfoto 2016-03-11 um 14.58.00[/td] [td]Bildschirmfoto 2016-03-11 um 14.58.54[/td][/tr]

[tr][td]

  • Beide medewerkers hebben hersteltijd en kunnen eventueel de ruimte opruimen of de klant helpen.

[/td] [td]

  • Alleen de geboekte medewerker krijgt een ingestelde pauze.
  • Betrokken medewerkers staan dus onmiddellijk weer beschikbaar.

[/td][/tr]

[/table]

Effect van de optie "Alleen de meest recent gebruikte resource en medewerker blokkeren"

[table]

[tr][th]Actief[/th] [th]Niet actief[/th][/tr]

[tr][td]Bildschirmfoto 2016-03-11 um 16.25.16[/td] [td]Bildschirmfoto 2016-03-11 um 16.25.41[/td][/tr]

[tr][td]

  • Alleen de meest recent gebruikte ruimte wordt geblokkeerd.
  • Deze optie wordt meestal gebruikt wanneer de klant hersteltijd moet krijgen.

[/td] [td]

  • Alle ruimten worden aan het einde geblokkeerd.
  • Deze optie wordt meestal gebruikt wanneer de medewerker pas aan het einde tijd heeft om de ruimten en apparaten na te bereiden.

[/td][/tr]

[/table]

Tip: Afzonderlijke prestaties kunnen via het eigenschappen-tabblad van de prestatie worden uitgesloten van de automatische pauzes.

Beschikbaarheid voor uw ruimten en apparaten handmatig plannen

Om ruimten en apparaten in de kalender te gebruiken en parallel aan bepaalde diensten te blokkeren, moet u beschikbaarheid voor deze invoeren. Deze gedragen zich zoals de dienstschema's voor uw medewerkers.

U bereikt dit gebied via het hoofdmenu-item Dienstplan

Dit artikel beschrijft het handmatig aanmaken van beschikbaarheid voor uw ruimten en apparaten. We raden u aan om automatische werktijden voor resources te gebruiken, zodat deze altijd binnen uw openingstijden beschikbaar zijn.

➔ Naar de handleiding voor het activeren van automatische werktijden

Als u niet wilt dat uw ruimten en apparaten automatisch binnen de openingstijden beschikbaar zijn, kunt u de beschikbaarheid natuurlijk ook handmatig invoeren. Dit is geschikt als:

Beschikbaarheid ("Dienstschema's") voor ruimten en apparaten handmatig aanmaken

Nadat u uw ruimten en apparaten hebt aangemaakt, kunt u deze in het dienstschema vinden en hun beschikbaarheid toewijzen.

Korte video over het onderhouden van beschikbaarheid voor ruimten en apparaten:

In het begin worden in het dienstschema alleen menselijke medewerkers weergegeven. Om uw ruimten en apparaten weer te geven, gaat u daarom eerst naar alle medewerkers en selecteert u de gewenste ruimten en apparaten.

Vervolgens kunt u de beschikbaarheid invoeren, precies zoals beschreven onder Dienstschema maken.

Hoe u uw diensten koppelt aan de respectievelijk benodigde ruimten en apparaten om dubbelboekingen te voorkomen, vindt u hier.

Intelligente Afspraakplanning

Volgens de standaardinstellingen zijn alle toegestane afspraken ook online beschikbaar voor uw klanten. Met de instellingen voor afspraakbiedingen kunnen deze aan uw filosofie worden aangepast.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Intelligente afspraakplanning
Mocht deze functie niet geactiveerd zijn, kan deze worden geactiveerd via "Instellingen > Functie toevoegen".

Natuurlijk is een uitgebreid aanbod van afspraken rond de klok een eersteklas service voor uw klanten. Maar onder bepaalde omstandigheden is er aan uw kant behoefte om de online boeking doelgericht te controleren door de aangeboden afspraken in te beperken:

  • Voorkoming van boekingen "in de loop van de dag" - afsprakenbundeling
  • homogene werkbelasting en korte pauzetijden van medewerkers
  • Beperking van de zichtbaarheid van uw eigen werkbelasting
  • Bevordering van langere behandelingen

Om deze problemen het hoofd te bieden, kunt u kiezen uit verschillende modi en zo de aangeboden afspraaktijdstippen zinvol beperken. De standaardinstelling is "Klanten kunnen altijd boeken", wat ertoe leidt dat, rekening houdend met het afspraakpatroon, elke beschikbare afspraak ook online geboekt kan worden.


Ditbeispiele modus wordt graag gekozen om de interne werkbelasting te verhogen. Alle afspraken die niet grenzen aan het begin van de werkdag, het einde van de werkdag of direct grenzen aan een afspraak of pauze, worden namelijk niet aangeboden.

In de afbeelding hiernaast hebben we bijvoorbeeld een werktijd van 10 tot 19 uur weergegeven. Deze wordt momenteel alleen onderbroken door een middagpauze van 14 tot 15 uur en voor deze dag is er alleen een telefonisch consult voor een klant om 11:30 uur.

De eindgebruiker krijgt in de modus "Aaneengesloten boeken" uitsluitend de volgende 30-minutenafspraken aangeboden:

  • 10:00 - 10:30 uur - Grenst aan het begin van de werkdag
  • 11:00 - 11:30 uur - Grenst aan een afspraak
  • 12:00 - 12:30 uur - Grenst aan een afspraak
  • 13:30 - 14:00 uur - Grenst aan een pauze
  • 14:00 - 14:30 uur - Grenst aan een pauze
  • 18:30 - 19:00 uur - Grenst aan het einde van de werkdag

Aanvullende informatie vindt u hier

In tegenstelling tot de modus "Aaneengesloten boeken" wordt hier uitsluitend het eerste beschikbare moment aangeboden om pauzes door online boeking te voorkomen. Deze modus is doorgaans geschikt voor eenmanszaken.

In tegenstelling tot de modus "Aaneengesloten boeken" wordt hier uitsluitend het laatst beschikbare moment aangeboden om pauzes door online boeking te voorkomen. Deze modus is doorgaans geschikt voor eenmanszaken.

Deze modus is geschikt voor bedrijven met sterk uiteenlopende afspraakduren. Het maakt het mogelijk om regels te definiëren die voor elke afspraakduur een toegestane lengte van gaten bepalen.

Bijvoorbeeld om te voorkomen dat door het boeken van een 20-minuten afspraak een 2-uurs afspraak wordt geblokkeerd. Dit kan eenvoudig worden bereikt door de regel in te stellen.

Een overzicht van alle instellingen voor online boeking vindt u hier.

Wachtlijst

In de wachtlijst kunt u klanten invoeren die op een reeds volledig geboekte dag een afspraak willen maken. Zodra een afspraak wordt verwijderd, maakt de kalender u erop attent dat er een geïnteresseerde is voor de vrijgekomen afspraak.

Belangrijke voorwaarden voor de wachtlijst

Als u rechts bovenin de kalender geen knop voor de wachtlijst ziet, kunt u de wachtlijst activeren.

  1. Ga naar Instellingen > Functie toevoegen.
  2. Selecteer "Wachtlijst".
  3. Klik op "Activeren".

Wachtlijst in de kalender met aantal invoeren:

Wachtlijst gebruiken

Wachtlijstinvoer toevoegen

Als u bovenin de kalender rechts de knop Wachtlijst selecteert, kunt u de huidige lijst bekijken en invoeren toevoegen.

Hier kunt u nu de gegevens van uw klant invoeren en bijvoorbeeld een kleine opmerking toevoegen. Naam en telefoonnummer zijn verplichte velden, de overige zijn optioneel.

Tijdselectie

Nadat u de gegevens hebt ingevoerd, klikt u op "Tijdselectie".

Hier kunt u het moment kiezen. "Zo snel mogelijk" of een tijdsbestek waarin de klant kan komen. Bovendien kunt u de medewerker toewijzen bij wie de klant langs wil gaan.

Wachtlijst bekijken

Als nu een afspraak wordt verwijderd en een plaats vrijkomt in uw kalender, verschijnt dit veld automatisch als herinnering en ziet u welke klanten nog op de wachtlijst staan.


Klanten contacteren
Als u wilt, kunt u alle klanten van de wachtlijst per e-mail of sms contacteren.

Hiervoor moet het SMS-verzenden ingeschakeld zijn.

Wachtlijst in de onlineboeking

Ook in de onlineboeking kunnen klanten zich op de wachtlijst inschrijven als het gewenste moment niet meer beschikbaar is.

Wachtlijst in het boekingsproces
Zodra u de wachtlijst hebt geactiveerd, kunnen klanten zich online op de lijst inschrijven.


Melding bij wachtlijstinvoeren
Als u wilt, kunnen medewerkers worden gewaarschuwd over wachtlijstinvoeren. Dit kunt u in de kalenderinstellingen onder Wachtlijstmelding activeren.

Instellingen

  • Wachtlijst: Hier kan de wachtlijst worden ingeschakeld en uitgeschakeld. Als u deze optie verwijdert en vervolgens opslaat, is de wachtlijst niet meer beschikbaar voor uw klanten in de onlineboeking en voor u ter plaatse.
  • Onlineboeking - Melding: U kunt bepalen dat een e-mail naar het locatieadres wordt verzonden zodra een klant zich inschrijft. Dit adres wordt ingesteld in de locatie-instellingen en wordt op veel verschillende plaatsen gebruikt.
  • Werkuren: Klanten krijgen alleen op die dagen de mogelijkheid om zich op de wachtlijst in te schrijven, waarop in het rooster al werkuren zijn ingevuld.

Categorieën voor ruimten en apparaten maken

In principe hebben ruimten en apparaten ook een categorie. Deze categorieën zijn erg handig wanneer u meerdere ruimten of apparaten heeft die dezelfde functie vervullen.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Ruimten en apparaten (Middelen)
Als deze functie niet is ingeschakeld, kunt u deze inschakelen via "Instellingen > Functie toevoegen".

Nieuwe categorie aanmaken

  1. In de module "Ruimten en apparaten" vindt u een overzicht van uw categorieën.
  2. Klik op de knop "+ Categorie" om een nieuwe categorie toe te voegen.

  3. Voer de gewenste naam in (bijv. "Cabines" of "Nageltafels") en sla uw invoer op.

Categorie bewerken

Om een categorie te bewerken, klikt u op de gewenste categorie > Instellingen en brengt u de wijzigingen aan.

Volgende artikel over dit onderwerp: Ruimten en apparaten aanmaken

Ruimten en apparaten (Bronnen)

Ruimten en apparaten kunnen worden gekoppeld aan uw services. Dit blokkeert deze en voorkomt dubbele boeking.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Ruimten en apparaten (Bronnen)
Als deze functie niet is ingeschakeld, kan deze via "Instellingen > Functie toevoegen" worden ingeschakeld.
Toepassingsvoorbeeld:
De service "Gezichtsbehandeling" kan alleen in de enige schoonheidskamer worden uitgevoerd, de service "Manicure" alleen op de manicuretafel. Deze ruimten en apparaten worden ook in de kalender weergegeven naast de medewerkers en hun bezetting is zichtbaar, zodat dubbele boekingen worden voorkomen.

Om ruimten en apparaten te kunnen blokkeren, moet u:

  1. Categorieën voor ruimten en apparaten maken
  2. Ruimten en apparaten aanmaken
  3. Automatische werkuren voor ruimten en apparaten
  4. Beschikbaarheid voor uw ruimten en apparaten handmatig plannen
  5. Ruimten en apparaten blokkeren tijdens een service

Voorbeeld van een kalender met geboekte ruimten:

In de kalender zelf ontvangt de medewerker een foutmelding bij invoer van afspraken en dubbele boeking als de strikte productmodus actief is.