Skip to content

Alles over: Terugkerende afspraken & cursussen

Termenreeksen maken

Als u regelmatig terugkerende afspraken in de kalender wilt invoeren, kunt u dit heel eenvoudig doen.

Toepassingsvoorbeeld:
Een klant komt elke 4 weken op maandag om 14:30 uur om dezelfde service in aanspraak te nemen.

Serieafspraak invoeren

Om een regelmatig terugkerende afspraak in te voeren, navigeert u eerst in de kalender naar de datum van de dag waarop de eerste afspraak moet worden aangemaakt.

  1. Klik op het gewenste tijdstip in de kalender.
  2. Voer de naam van de klant en de gewenste service in.
  3. Klik op "Opties".
  4. Schakel het selectievakje voor "Serieafspraak" in
  5. Voer het gewenste ritme en de tijdsperiode in waarbinnen de afspraak in het geselecteerde ritme moet worden herhaald.

In het bovenstaande voorbeeld wordt de afspraak in een 4-weekse cadans voor 20 weken ingevoerd. Er worden dus in totaal 6 afspraken aangemaakt.

Let op: Bij het toewijzen van serieafspraken moet u ervoor zorgen dat u deze ook kunt nakomen. Controleer na het opslaan alstublieft de ingevoerde serieafspraken. Deze worden in de kalender ingevoerd, zelfs als er al afspraken of pauzes op de desbetreffende dagen zijn ingevoerd.

Vervolgafspraken bekijken

Bij het klikken op een afspraak uit de aangemaakte serie worden de vervolgafspraken in de kalender ook weergegeven.

Vervolgafspraken verwijderen

Om een of meer vervolgafspraken te verwijderen, kunt u in het geopende afspraakdetaildialoogvenster eenvoudig naast de gewenste afspraak op "verwijderen" klikken. De bijbehorende afspraak wordt verwijderd.

Cursussen

Als u cursussen of workshops aanbiedt, kunt u deze in de Belbo-kalender aanmaken. Medewerkers kunnen de deelnemers bekijken en toevoegen, terwijl klanten zich ervoor kunnen inschrijven in de onlineboeking totdat het maximale aantal deelnemers is bereikt.

Belangrijke voorwaarden voor het beheren van cursussen

Cursussen activeren
Onder "Instellingen" kunt u instellen dat u cursussjablonen en cursussen kunt aanmaken. Klik op "Functie toevoegen" om de cursussen te activeren.

Cursusnaam kiezen
Vaste momenten waarop een of meer klanten zich kunnen inschrijven, worden in de Belbo-kalender standaard "cursussen" genoemd.
Als u een ander label, zoals "workshops" of "events", wilt, kunt u dit instellen onder Instellingen > Cursussen > Cursustype.


Cursussen en cursuscategorieën

U bereikt dit gebied via Instellingen > Prijzen en diensten > Cursussen.

Voordat u cursussen in de kalender kunt invoeren, moet u cursussjablonen aanmaken. Alle cursussjablonen zijn ingedeeld in cursusgroepen.


Cursusgroepen aanmaken
Klik in het cursusoverzicht op + Nieuwe cursusgroep aanmaken en voer de naam van de cursusgroep in. Selecteer de optie dat de cursusgroep in lijsten wordt weergegeven (aanbevolen) en selecteer eventueel een kleur.

Voorbeeld van gangbare cursusgroepgegevens:

Tip: u kunt cursusgroepen ook aanmaken door op + Nieuwe cursus aanmaken te klikken.

Cursussen aanmaken
Klik in de gewenste cursusgroep op + Nieuwe cursus aanmaken en voer de naam, duur en prijs van de cursus in.
Als uw cursus geen prijs moet hebben – bijvoorbeeld omdat leden alle cursussen binnen hun contract zonder extra kosten kunnen boeken – voer dan "0" in en stelt u de prijseigenschap later in de aangemaakte cursus in.


Cursuseigenschappen bewerken
Door op de blauwe cursusnaam te klikken, kunt u veel eigenschappen van de cursus bewerken. Gedetailleerde informatie over alle diensteigenschappen vindt u hier.

Cursusspecifieke eigenschappen

  • Boeking: U kunt het aantal deelnemers in de onlineboeking verbergen indien gewenst.
  • Duur verbergen: U kunt de duur van de cursus in de onlineboeking verbergen indien gewenst.


Cursussen in de kalender

Cursussen invoeren
Om uw cursussen op het gewenste moment in de kalender in te voeren, klikt u in de kalender op de gewenste dag op het moment waarop de cursus moet plaatsvinden en selecteert u het tabblad Cursussen. Selecteer eerst de gewenste cursus en bepaal het maximale aantal deelnemers.


Herhalingsopties
Om cursussen regelmatig op de geselecteerde weekdag op het geselecteerde moment te kunnen aanbieden, selecteert u "Herhalingsopties" en kiest u het gewenste patroon en het aantal weken. Na het opslaan wordt de cursus automatisch ook voor de volgende weken ingevoerd.


Cursussen verplaatsen, wijzigen of verwijderen
Om het moment van een cursus te wijzigen, deze naar een ander moment te verplaatsen of te verwijderen, klikt u op de gewenste cursus en gebruikt u de knoppen.


Cursusdeelnemers beheren

Deelnemers bekijken
U kunt het aantal deelnemers rechtstreeks in de kalender zien. Om te zien wie precies aan de cursus deelneemt, klikt u op de cursus.


Deelnemers toevoegen
Om deelnemers aan de cursus toe te voegen, klikt u op de gewenste cursus, selecteert u + Deelnemer toevoegen en voert u de klantgegevens in.


Deelnemerslijst afdrukken
Om een deelnemetabel af te drukken die door klanten kan worden ondertekend, selecteert u de knop Afdrukken.


Deelnemers verwijderen
Om deelnemers te verwijderen, klikt u op de cursus en selecteert u de knop Verwijderen in de rij van de klant die u wilt verwijderen.


Cursussen in de onlineboeking

Zodra u cursussen in de kalender hebt ingevoerd, kunnen klanten zich ervoor inschrijven in de onlineboeking.

Kalenderweergave van cursussen
In de kalenderweergave kunnen uw klanten een weekoverzicht in roostervorm zien.

Voorbeeld van kalenderweergave van cursussen in de onlineboeking:

Agendaweergave van cursussen
In de agendaweergave kunnen uw klanten een lijst met alle cursussen zien.

Voorbeeld van agendaweergave van cursussen in de onlineboeking:


Een overzicht van alle afspraaktypen en belangrijke afspraakinstellingen vindt u hier.