Ihre Kunden haben das Recht, alle über sie gespeicherten Daten einzusehen. Als Verarbeiter dieser Daten müssen Sie die gesetzlich festgelegte Frist einhalten, um dem Kunden seinen diesbezüglichen Wunsch zu erfüllen. Wenn Sie die Daten nicht zur Verfügung stellen, drohen harte Strafen. Belbo unterstützt Sie dabei diesem Wunsch gesetzeskonform nachkommen.
Alles over: Gegevensbescherming (AVG)
Handmatige gegevenswissing op verzoek van de klant
Uw klanten hebben het recht om alle over hen opgeslagen gegevens te laten verwijderen. Als verwerkingsbedrijf moet u zich aan de wettelijk vastgestelde termijn houden om aan het verzoek van de klant tegemoet te komen. Als u de gegevens niet verwijdert, dreigen zware straffen. Belbo helpt u dit verzoek in overeenstemming met de wet na te komen.
Als u dit proces eenmaal wilt testen, gebruikt u alstublieft een e-mailadres dat tot nu toe niet in de agenda is gebruikt. Als u dit tot het einde op uw eigen login test, wordt dit volledig verwijderd en kunt u zich niet meer aanmelden bij Belbo.
Meldingen bij verwijderingsverzoeken
Online verwijderingsverzoek door de klant
Uw klanten hebben de mogelijkheid om de verwijdering van hun eigen gegevens in de online boeking aan te vragen. U ontvangt hierop:
- een e-mail naar het e-mailadres dat is ingesteld in de privacyinstellingen
- een nieuw item in de privacyverzoeken op de instellingenpagina van uw agenda
Wens tot verwijdering van klant op andere manier
Zelfs als een klant in gesprek met een medewerker aangeeft dat de verwerkte gegevens over hem/haar volledig uit de agenda moeten worden verwijderd, kunt u aan dit verzoek tegemoet komen. Ga hiervoor eerst onder "Klanten" naar de desbetreffende klantgegevens en noteer het verwijderingsverzoek.
Verwerking van verwijderingsverzoeken
Onder Instellingen > Privacyverzoeken > Verwijderingsopdracht kunnen alle ingediende verwijderingsverzoeken worden bekeken en verwerkt. Om gegevens te verwijderen, klikt u op een van de verzoeken en stelt u de status in op "gereed". Na het opslaan wordt de record verwijderd.
In overeenstemming met de wettelijke bewaartermijnen zullen enkele basisgegevens van de klant nog steeds zichtbaar zijn voor eigenaren en financiële boekhoudkundigen. De klantgegevens worden echter uit uw database verwijderd.
Privacyverzoeken
Uw klanten hebben het recht om alle over hen opgeslagen gegevens in te zien of te laten verwijderen. Als verwerker van deze gegevens moet u zich aan de wettelijk vastgestelde termijn houden om aan het verzoek van de klant tegemoet te komen. Als u de gegevens niet verstrekt of verwijdert, dreigen zware straffen. Belbo ondersteunt u om aan dit verzoek wettig gevolg te geven.
Uw klanten kunnen op de online boekingspagina een gegevensopvraag of -verwijdering aanvragen. Belbo biedt u de volgende mogelijkheden om met deze verzoeken om te gaan:
Vervulling van deze verzoeken
U ontvangt per e-mail en in de kalender bericht dat klanten het verzoek hebben ingediend en moet hieraan binnen de wettelijk voorgeschreven termijn zelf gevolg geven.
- Handleiding voor het verwijderen van gegevens: Handmatig verwijderen van gegevens op verzoek van de klant
- Handleiding voor gegevensverzoek: Handmatige gegevensverzoek naar klantverzoek
Verzoeken inzien
Zodra een klant een corresponderend verzoek heeft ingediend, wordt u hiervan op de hoogte gesteld. Op deze manier kunt u erop reageren en de klant eventueel ook uit andere diensten verwijderen waarin u klantgegevens invoert (bijv. externe kassasystemen, adresboeken of analysetools).
Een overzicht van alle verzoeken vindt u onder Instellingen > Privacyverzoeken
Informatieplicht in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
U bent wettelijk verplicht uw klanten ervan in kennis te stellen dat u hun gegevens verwerkt. Bovendien moet u uw klanten informeren over de duur, de rechtsgrondslag en het doel van opslag en andere omstandigheden. Ook de naam en contactgegevens van de verantwoordelijke en eventueel uw gegevensbeschermingsfunctionaris moeten u uw klanten in geval van gegevensverwerking meedelen. Bovendien moet de klant worden geïnformeerd over zijn rechten (onder meer op informatie of verwijdering van gegevens en de mogelijkheid van een klacht bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit).
Met het onlineboekingssysteem van Belbo wordt de klant per e-mail geïnformeerd over opslag en alle andere vereiste feiten. Dit gebeurt automatisch bij onlineboeking door uw klanten. Mocht de klant geen e-mailcontact willen of kunnen opgeven, dan is het mogelijk om een schriftelijke sjabloon voor de klant in het zaak beschikbaar te stellen.
Wanneer een klant een afspraak telefonisch boekt of persoonlijk naar u in het zaak komt, moet u de klant telefonisch of persoonlijk informeren over de gegevensverwerking. U kunt de klant ook een e-mail uit het klantenbestand sturen:
Informatieplicht in het klantenbestand
In elk klantenbestand wordt u met een waarschuwingspictogram geïnformeerd als een klant de informatie over het verzamelen van persoonsgegevens nog niet heeft ontvangen. Voor zover een e-mailadres voor de klant is opgegeven, kunt u de klant deze informatie per e-mail toesturen.
Klik eenvoudig op de knop die is gemarkeerd met een oranje vlag om een voorbeeld van het bericht te zien dat vervolgens naar de klant wordt verzonden. Vervolgens kunt u het bericht naar de klant versturen.
Informatieplicht voor bestaande klanten
De informatieplicht ontstaat zodra u nieuwe gegevens verzamelt (bijvoorbeeld door het boeken van een afspraak voor deze klant). Bestaande klantengegevens die vóór 25.05.2018 zijn ingevoerd, blijven onberroerd zolang geen nieuwe gegevens van de klant worden verzameld.
E-mailtekst zelf bewerken
De e-mail die naar uw klanten wordt verzonden, heeft een standaardtekst. Als u deze zelf wilt formuleren, kunt u de sjabloon overschrijven. Deze functie vindt u onder Instellingen > Gegevensbescherming > Informatieplicht.
Datenschutzeinstellungen Übersicht
In den Datenschutzeinstellungen können Sie einige wichtige Einstellungen vornehmen, welche Sie dabei unterstützen, den gesetzlichen Datenschutzanforderungen laut DSGVO zu entsprechen.
Datenabfragen
Ihre Kunden haben das Recht, die über sie gespeicherten Daten abzufragen oder löschen zu lassen. Bestandteil der Regelung ist, dass Sie laut DSGVO nur eine bestimmte zeitliche Frist haben, diesem Wunsch nachzukommen.
Privacyinstellingen: Extensies
U kunt uw eigen passages toevoegen aan de privacyverklaring die aan uw klanten op uw online boekingspagina wordt getoond.
Datenschutzeinstellungen: Datenschutzbeauftragter
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten ernannt haben, können Sie die Daten dieser Person im Belbo-System eintragen.
Klantenvelden als bedrijfsgeheim markeren (DSGVO)
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebben uw klanten het recht om de gegevens die over hen worden verwerkt, op te vragen. Met Belbo hebt u de mogelijkheid om aan dit verzoek wettelijk conform tegemoet te komen. Klanten kunnen hun eigen gegevens rechtstreeks inzien of kunnen in het profielgedeelte van het boekingsoppervlak het verzoek daartoe indienen. De klant ontvangt zijn gegevens dan in het gevraagde formaat. Volgens artikel 14 GDPR (lid 5) gelden voor de gegevens enkele uitzonderingsregels, waarin het beroepsgeheim uitdrukkelijk wordt vermeld.
Afhankelijk van de branche kunnen dit verschillende informatie zijn. Deze gegevensvelden mogen alleen informatie bevatten die de klant niet duidelijk identificeert en prestatiebetrokken is. Voorbeelden hiervan zijn: kleurformuleringen (kapperszaak), machineconfiguraties en resultaten van huidanalyse (cosmetica), stroomsterkten (EMS-sport). Welke gegevens dit in uw geval zijn, kunt u verduidelijken binnen een juridische advisering.
In Belbo kunt u klantenvelden als bedrijfsgeheim markeren. U moet er absoluut op letten dat velden die als "bedrijfsgeheim" zijn gemarkeerd, aan de juridische definitie voldoen. Velden die geen bedrijfsgeheimen bevatten, mogen niet als zodanig worden gemarkeerd.
Klantenveld als bedrijfsgeheim markeren
In de privacyinstellingen hebt u de mogelijkheid om de bestaande klantenvelden in te zien en te markeren. Kruis in stap 4 alstublieft alle velden aan die u als bedrijfsgeheim wilt markeren. Uw klant wordt bij een gegevensaanvraag geïnformeerd dat het gegevensveld bestaat, maar de inhoud is niet door de klant in te zien.
Bij vragen kunt u zich graag melden via +49 30 5770 9641 of info@belbo.com.
Gegevensbeveiliging
Met de Belbo-kalender hebt u de mogelijkheid om uw bedrijfsprocessen uitgebreid te documenteren, bijvoorbeeld om in geval van een bedrijfscontrole de gevraagde documenten volledig te kunnen overleggen.
Met de Belbo-kalender maakt u gebruik van een digitaal systeem voor gegevensverwerking. We ondersteunen u bij het nakomen van uw wettelijke bewaarverplichting door alle gegevens van uw kalender veilig op te slaan. U hebt talrijke exportmogelijkheden voor bedrijfsrelevante gegevens, zodat u deze in digitale of gedrukte vorm kunt bewaren. Dit omvat financiële gegevens zoals dag- en maandafsluitingen, prijsinformatie en afspraak- en klantgegevens. Bovendien bewaren we uw gegevens permanent op onze beveiligde servers.
Veelgestelde vragen
Kan de belastingdienst toegang krijgen tot mijn gegevens?
Uw huidige en historische gegevens liggen veilig op onze servers en zijn beschermd tegen externe toegang. U bent echter verplicht om uw gegevens op verzoek aan bepaalde autoriteiten ter beschikking te stellen ("medewerking"). Dit kan ook financiële en afspraakgegevens omvatten. Met de Belbo-kalender hebt u te allen tijde de mogelijkheid om een volledige documentatie van deze gegevens aan te tonen.
Zijn per ongeluk of opzettelijk verwijderde afspraken weer herstelbaar?
Afspraken die uit de kalender zijn verwijderd, zijn te allen tijde in te zien. Dit is belangrijk om de communicatie in het team te vereenvoudigen en de betrouwbaarheid van uw klanten in te schatten. U ziet verwijderde afspraken dus nog steeds in het protocol en in elk klantendossier, zodat u wijzigingen en verwijderingen kunt traceren. Een permanente verwijdering van ingevoerde afspraken uit de database is niet mogelijk.
Wat gebeurt er als een klant niet op het afgesproken moment verschijnt?
Ondanks de herinneringsfunctie per e-mail en SMS kan het voorkomen dat uw klanten niet op het afgesproken moment verschijnen. In dat geval raden we u aan de afgesproken afspraak niet te verwijderen, maar deze als "Afgelast" te markeren en een reden voor het afzegging in te voeren. Meer informatie vindt u hier. Klanten die online afspraken boeken, kunnen de vrijgekomen tijd boeken, zelfs als de afgelaste afspraak niet is verwijderd.
Waar vind ik de afspraken van verwijderde werknemers?
We raden aan verwijderde werknemers niet te verwijderen, maar hun een passende werknemersrol toe te wijzen. Op deze manier kunt u te allen tijde toegang hebben tot de gegevens van de werknemer. Deze wordt echter in de kalender, dienstschema en kassasysteem verborgen om uw dagelijkse werkzaamheden te vereenvoudigen.
Zelfs als u verwijderde werknemers uit de kalender verwijdert, blijven uw gegevens behouden. Op verzoek bij ons kunnen deze te allen tijde opnieuw zichtbaar worden gemaakt. Dit kan in geval van arbeidsrechtelijke geschillen met verwijderde werknemers of ook bij externe controles van groot voordeel zijn.
Ik heb een seizoensgebonden kortingactie, die mijn prijzen voor een bepaalde periode beïnvloedt.
Kortingacties kunnen een effectief marketinginstrument zijn. Bewaar bewijzen van deze acties altijd voor de lange termijn en documenteer de verleende kortingen zorgvuldig in uw kassasysteem. Op deze manier kunt u te allen tijde de daaruit voortvloeiende verandering in uw prijsvorming rechtvaardigen.
Als u het Belbo-kassasysteem gebruikt, kunt u verleende kortingen tijdens het kassamoment invoeren en verantwoorden.
Ik heb in het verleden mijn prijzen gewijzigd.
Ook prijswijzigingen kunt u zorgvuldig documenteren. Exporteer vóór een prijswijziging de lijst van uw diensten, voeg een duidelijke datum toe en bewaar deze samen met uw documenten.
Ik heb onregelmatigheden in mijn kassiersaldo.
Als u of uw werknemers afwijkingen tussen het verwachte en werkelijke kassiersaldo opmerken, kunt u deze corrigeren. In de meeste gevallen is het betaalmiddel bij het kassamoment verwisseld, wat gemakkelijk te verhelpen is. Elke annulering en elke correctie van uw gegevens wordt gedocumenteerd. Al uw werknemers moeten vertrouwd zijn met de regels van ordentelijke kassiering en deze zorgvuldig toepassen.
In het ongelukkige geval dat u werknemers ervan verdacht uw contanten te manipuleren, bent u verplicht een politieverklaring in te dienen – zo nodig ook tegen onbekenden.
Hoe kan ik voorkomen dat nieuwe of tijdelijke werknemers inzicht krijgen in al mijn gegevens?
U kunt de toegangsrechten van uw werknemers beperken tot gebieden die nodig zijn voor het dagelijks werk. In elk werknemersdossier hebt u de mogelijkheid om de zichtbaarheid in de kalender tot vandaag en de toekomst te beperken. Daarnaast kunt u ook bepalen welke afsprakenkolomwen voor uw werknemers zichtbaar zijn.
In het rechtenbeheer kunt u de toegangsrechten tot het klantendossier, instellingen en veel andere gebieden beperken. We raden aan een algemene login voor uw werknemers in te stellen, die beperkt is tot de functies die in het dagelijks werk nodig zijn – ook om de dagelijkse werkzaamheden te vereenvoudigen. U kunt geselecteerde werknemers aanvullende logins met verder beheersrechten toewijzen.
Kan ik afzonderlijke logins extra beveiligen?
Ja. Naast de beperking van toegangsrechten kunt u afzonderlijke logins aanvullend beveiligen met twee-factor-authenticatie (2FA). Dit betekent dat een bekend geworden wachtwoord alleen niet voldoende is om toegang te krijgen tot gevoelige gegevens zoals klantgegevens, inkomsten en rapporten.