Skip to content

Alles over: Kalenderweergave & Navigatie

Kalendersynchronisatie

We raden aan om de Belbo-kalender als hoofdkalender voor uw bedrijf te gebruiken.

U kunt ook de gratis Belbo-app downloaden, zodat u de kalender op uw mobiele telefoon kunt gebruiken:
naar de iOS App Store
naar de Google PlayStore

Als u uw afspraken ook met Google Calendar wilt synchroniseren, kunt u de calendersynchronisatie inschakelen.

U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Synchronisatie
Mocht deze functie niet geactiveerd zijn, dan kunt u deze via "Instellingen > Functie toevoegen" activeren.

Stap 1: Synchronisatiemodule

Ga in uw Belbo-kalender naar de pagina "Instellingen" en open de module "Synchronisatie". Mocht deze niet geactiveerd zijn, kunt u deze toevoegen via het zoekveld of de knop "Functie toevoegen".


Schakel over naar het tabblad "Synchronisaties" om kalenders toe te voegen of te bewerken.

Stap 2: Kalender toevoegen

  • Selecteer de knop "Sign in with Google".
  • U wordt doorgeleid naar Google.
  • Selecteer vervolgens het Google-account dat u wilt koppelen en bevestig de toegang.
  • Uw Google-account is nu gekoppeld, maar er vindt nog geen synchronisatie plaats.
  • Na het opslaan gaat u terug naar het tabblad "Synchronisaties".

Stap 3: Kalender koppelen

Klik nu op de knop "+ Koppeling".

  • Selecteer vervolgens de Google-kalender die u met Belbo wilt koppelen. Google biedt standaard verder opties aan (feestdagen enz.), die u kunt negeren.
  • Selecteer in het selectievak de medewerker wiens kalenderkolom met de Google-kalender moet worden gesynchroniseerd
  • Zet de vinkjes bij de gewenste synchronisatieoptie: "Belbo naar Google", "Google naar Belbo" of beide.


Alle afspraken die vanaf nu in Belbo of Google worden ingevoerd, worden overeenkomstig uw gekozen synchronisatieoptie overgedragen.
Let op: Mocht u een ander kalendersysteem gebruiken dat met Google is gesynchroniseerd, kan de overdracht enkele minuten duren.

Kalenderinstellingen: Afspraakweergave

In de afspraakweergave vindt u talrijke instellingsmogelijkheden om de weergave van uw afspraken naar uw wensen aan te passen.

Algemeen

  • Contrast: Sterkere contrastering van uw afspraken in de kalender
  • Klantnaam: U kunt de klantnaam op een eigen regel onder de tijd plaatsen. Dit is overzichtelijker, maar neemt meer ruimte in beslag.
  • Kleurbare afspraken: Dit creëert een kleurenbalk in de afspraakdialoog, waarmee u uw afspraken met één klik kunt inkleuren.
  • Mobiel nummer: Toon of verberg het mobiele nummer in de afspraakdetails.

Tijd in afspraak
Bepaal welke tijden u direct in de afspraak wilt weergeven en hoe deze worden weergegeven.

Meerstaps afspraken
Wanneer u meerstaps afspraken aanmaakt, kunnen deze stappen afzonderlijk worden weergegeven. Is deze functie uitgeschakeld, verschijnen ook meerstaps afspraken als een geheel blok.
Voorbeeld van gescheiden (l) en samenhangende (r) afspraakstappen:

Betrokken medewerkers
Wanneer afspraken in uw bedrijf regelmatig tussen verschillende medewerkers worden verdeeld, kunt u in elke stap zien welke collega's nog bij de afspraak betrokken zijn.

Hulppunt
Het hulppunt verschijnt in uw kolom zodra een klant wordt bediend met wie u later ook nog zult werken. Op deze manier kunt u de klant al begroeten en afspreken dat een latere dienst door u wordt uitgevoerd.
Hulppunt bij meerstaps afspraak bij verschillende medewerkers:

Weergave van de klant
Bepaal welke onderdelen van de naam u in de afspraak wilt weergeven en hoe deze zijn gerangschikt.

Pictogrammen op de afspraak
Wanneer u met behulp van kleine pictogrammen in één oogopslag meer over de klant wilt weten, kunt u deze opties selecteren.
Voorbeeld van een afspraak met geslachts- en klantstatuspictogrammen:

Tekst
Wanneer u regelafbrekingen in het afspraakvrije tekstveld invoegt, kunt u instellen dat deze ook in de afspraak worden weergegeven. Dit is overzichtelijker, maar neemt meer ruimte in beslag.

Pauzeerscheur
Pauzes hebben altijd de hier ingestelde kleur.

Afspraakkleur
Afspraken hebben altijd de hier ingestelde kleur.

Wanneer u diensten toevoegt waaraan u eigen kleuren hebt toegewezen, wordt de afspraak dienovereenkomstig omgekleurd.

Een overzicht van alle kalenderinstellingen vindt u hier.

Kalenderinstellingen: Afspraakinvoer – Kleuren

Als u in de afspraakweergave afspraken kleurbaar maakt, kunt u hier de kleuren selecteren die u bij het invoeren van afspraken ter beschikking staan.

U komt in dit gedeelte via Instellingen > Kalender > Afspraak invoeren > Kleuren

Sleep hiervoor eenvoudig de gewenste kleuren vanuit het onderste gedeelte naar de bovenste balk, die overeenkomt met de kleurenbalk in het afsprakendialoogvenster.

Een overzicht van alle kalenderinstellingen vindt u hier.

Kalenderinstellingen: Termijninvoering – Verplichte velden

In de verplichte velden kunt u bepalen welke velden tijdens het invoeren van afspraken moeten worden ingevuld om een afspraak op te slaan. Als u deze velden niet activeert, kunt u ook afspraken met "lege" gegevens opslaan, wat eventueel tot onnauwkeurige klantgegevens kan leiden.

U bereikt dit gedeelte onder
Instellingen > Agenda > Afspraak invoeren > Verplichte velden

Geslacht standaard

Als het merendeel van uw klanten ofwel vrouwelijk ofwel mannelijk is, heeft het zin om hier een standaardinstelling in te stellen, zodat het geslacht alleen expliciet moet worden geselecteerd als een klant niet het hier vastgestelde geslacht heeft. Dit is bijvoorbeeld geschikt voor nagelstudio's of barbershops.
Als u hier geen standaardinstelling vastlegt, moeten medewerkers elke keer het geslacht aanklikken om schone gegevens te garanderen.

Verplichte velden

Bepaal hier of bij het invoeren van afspraken in de agenda Naam, Telefoonnummer en E-mailadres moeten worden ingevoerd, of indien nodig ook leeg kunnen blijven.
Als u bijvoorbeeld het e-mailadres als verplicht veld instelt, kan een afspraak zonder e-mailadres niet worden opgeslagen.

Waarschuwing: Overleg alstublieft met uw medewerkers hoe zij moeten handelen als een klant geen e-mailadres heeft of het absoluut niet wil geven. Er kunnen de volgende problemen ontstaan als uw medewerkers afspraken zonder e-mailadres niet kunnen opslaan:

  • Medewerkers voeren steeds dezelfde adres in (info@mijnbedrijf.nl of soortgelijk) om de afspraak op te slaan. In het klantendossier en in de dubbelfinder worden deze klanten als duplicaten weergegeven, hoewel ze dat niet zijn – en worden soms ten onrechte samengevoegd. Dit is kritiek omdat het samenvoegen niet ongedaan kan worden gemaakt.
  • Anderen voeren fantasi-adressen in (asdf@asdf.de), die echter werkelijk kunnen bestaan. Dan ontvangt een vreemde persoon de herinneringsmails en kan zich om privacyredenen bij u beklagen.

Kalenderinstellingen: Termininvoer – Termijnbeoordeling

In de Terminassistent kunt u snel en eenvoudig het volgende vrije moment vinden, zelfs als u een erg volle agenda heeft.

Bij "Aantal dagen" kunt u invoeren hoeveel dagen de assistent in één weergave toont.

In sommige bedrijven bestaan afspraken en servicepakketten uit meerdere stappen, die deels door verschillende medewerkers worden uitgevoerd.

Voorbeeld van een meertraps servicepakket: Colorist kleurt, leerling wast, stylist kapsel.

Als u in de Terminassistent in een oogopslag wilt zien hoeveel medewerkers op het voorgestelde moment bij de afspraak betrokken zouden zijn, markeert u het aantal in verschillende kleuren:

Voorbeeld van de Terminassistent met 3 kolommen en verschillende beoordelingskleuren:

Een overzicht van alle kalenderinstellingen vindt u hier.

Kalenderinstellingen: Termininvoer – Tijdinstellingen

Om de duur van een afspraak die u in de kalender invoert snel en eenvoudig te wijzigen, zijn er tijdsinstellingen beschikbaar.

U bereikt dit gedeelte onder
Instellingen > Kalender > Afspraakingave > Tijdsinstellingen

Deze kunt u zelf aanpassen en de gewenste tijdsjablonen instellen die passen bij uw bedrijf en de tijdsspannen die u nodig heeft.

Om een bestaande tijd te verwijderen, klikt u eenvoudig op dit tijdsjabloon.

Om een tijdsjabloon toe te voegen, kunt u deze eenvoudig in het tekstveld invoegen.
Na het opslaan zijn deze tijdsspannen voor u beschikbaar.

Een overzicht van alle kalenderinstellingen vindt u hier.

Kalenderinstellingen: Termininvoering – Algemeen

Hier kunt u instellen hoe uw agenda zich bij het invoeren van afspraken moet gedragen.

U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Agenda > Afspraakinvoer

Strikte modus
De strikte productmodus waarschuwt u zodra een boeking niet binnen de werkuren mogelijk is.
Als de modus uitgeschakeld is, kunt u afspraken boeken die ook buiten de werkuren of competenties van een medewerker vallen.
Wanneer deze ingeschakeld is, waarschuwt de agenda u ervan dat de afspraak buiten de werkuren van de medewerker valt of dat deze medewerker niet over de juiste competentie voor de geboekte service beschikt.
Wanneer u een afspraak aanmaakt bij een medewerker die geen competentie of beschikbare werktijd heeft, worden andere medewerkers voorgesteld die de service kunnen uitvoeren.

Voorbeeld van waarschuwing met strikte productmodus ingeschakeld:

Dit werkt op dezelfde manier bij de strikte rhythmusmodus, met het verschil dat hier het afspraakrythme wordt gerespecteerd.

Bij serviceboeking bied je boeking van andere medewerkers aan
Wanneer de boeking van andere medewerkers is ingeschakeld, heb ik de mogelijkheid om direct bij het selecteren van een service een bepaalde medewerker te selecteren. Dit is vooral handig bij afspraken met meerdere services.

Medewerkers zijn voor elke service selecteerbaar:


Ruimte besparen
Als u heel veel servicecategorieën heeft, kan het zinvol zijn om deze samen te voegen in één knop door "Ruimte besparen door alle boekbare services samen te vatten in plaats van elke productgroep afzonderlijk weer te geven" in te schakelen.

Voorbeeld van afzonderlijke en samengevoegde agendagroepen in de afspraakinvoer:


Servicezoeking inschakelen
Bij afspraakinvoer zijn uw services selecteerbaar in vervolgkeuzemenu's. Wanneer u daarnaast een zoekveld wenst om services snel te kunnen zoeken, kunt u dit hier inschakelen.

Afspraken automatisch als waargenomen markeren
Hier kunt u instellen of u voor elke afspraak moet aangeven of deze plaatsvond of afviel, of dat u dit alleen bij annuleringen handmatig hoeft aan te geven.
Meer informatie over hoe u de betrouwbaarheid van een klant documenteert vindt u hier.

Standaardservice
Wanneer u hier een standaardservice definieert, wordt deze automatisch ingevuld zodra u een afspraak in de agenda invoert. Dit is geschikt voor bedrijven die vooral één service aanbieden. Dit kan bijvoorbeeld voor EMS-studios gelden.

Voor- en achternaam gescheiden invoeren
Wanneer u deze optie uitschakelt, wordt bij afspraakinvoer alleen nog om de achternaam gevraagd.

Invoerassistentie
De hulplijn bij de cursor is een hulplijn die altijd met de muis "meegaat" en het invoeren van afspraken in de agenda vergemakkelijkt. Dit kan men ook uitschakelen.

Hulplijn met tijdweergave in de agenda:


Extra services
Wanneer u uw services van extra services voorziet die bij onlineboeking automatisch worden aangeboden, kunt u deze ook in de agenda weergeven. Op deze manier worden uw medewerkers regelmatig herinnerd om extra services te verkopen.


Afspraakstappen verplaatsbaar maken
De afspraakstappen ziet u bij afspraken met meerdere stappen. Op deze manier kunt u de afzonderlijke stappen onderscheiden en onderling verplaatsen.

Voorbeeld van afspraak met verplaatsbare afspraakstappen:

Korte video over verplaatsbare afspraakstappen:


Eerst moment, dan klantgegevens
Wanneer deze functie ingeschakeld is, worden in de afspraakassistent eerst moment en service gevraagd. Pas daarna voert u de klantgegevens in. Wanneer deze uitgeschakeld is, is de volgorde omgekeerd.

Indien e-mailadres ontbreekt, naar e-mailadres vragen
Wanneer een bevestigings- of herinneringse-mail bij de laatste afleveringspoging niet bij de ontvanger is aangekomen, vraagt het systeem u om bij de volgende afspraak voor dezelfde klant de gegevens te controleren.


Een overzicht van alle agendainstellingen vindt u hier.

Kalenderinstellingen: Kalenderweergave

Ontwerp uw kalender naar uw wensen.

Om naar de kalenderinstellingen te gaan, klikt u op Instellingen en selecteert u vervolgens "Kalender > Kalenderweergave"


Kolombreedte
Bepaalt de kolombreedte van uw medewerkers in de kalender. Afhankelijk van de teamgrootte en monitorgrootte kunnen verschillende breedtes van "Smal" tot "Megabreed" geschikt zijn voor uw kalender.

Lettergrootte
U kunt ook de lettergrootte van de belangrijkste elementen naar uw wensen aanpassen.

Minimale kalenderhoogte
Als u diensten met korte duur aanbiedt, is het verstandig om de kalenderhoogte dienovereenkomstig in te stellen.
De kolommen worden dienovereenkomstig hoger en u kunt schuiven om de hele dag te zien. Nu zijn korte afspraken goed leesbaar.

Achtergrondkleur openingstijden
De openingstijden dienen ter grafische oriëntatie. Op deze manier kunt u in een oogopslag zien of er tijdens uw openingstijden altijd minstens één medewerker dienst heeft. De openingstijden in de Belbo-kalender zijn standaard grijs gestreept. Als u een achtergrondkleur wilt om de openingstijden prominenter in de kalender weer te geven, kunt u deze instellen.

Voorbeeld van klassieke en vrij ingestelde achtergrondkleur van de openingstijden:

Compacte weergave
Voor kleinere monitoren wordt compacte weergave aanbevolen. Zo schuift alles een beetje naar elkaar toe.

Kalenderkolommen verkleinen
Medewerkers die afwezig zijn, worden op de betreffende dag smaller weergegeven. Als u deze optie uitschakelt, krijgt de medewerker de volledige kolombreedte, zelfs als hij afwezig is.

Kolomeigenschappen

  • Medewerkerrol: Indien gewenst, kunt u de medewerkerrol in de kalender ook verbergen.
  • Werktijden: Als medewerkers zonder werktijden op een bepaalde dag volledig verborgen moeten worden, kunt u hier een vinkje zetten.
  • Absentie: Als collega's op de hoogte willen blijven van absentie, activeer dan deze optie.
  • Dagen verbergen: Als u de weekweergave gebruikt, kunt u ruimte besparen door dagen zonder openingstijden volledig te verbergen.
  • Kolombreedte-instellingen: U kunt de kolombreedte-instellingen ook in de dagweergave gebruiken als u kalendergroepen met vaste kolombreedte hebt aangemaakt.
  • Medewerkerkleur: U kunt de ingevoerde afspraken in een bepaalde medewerkerkleur kleuren. Dit is vooral zinvol als u ruimtes of apparaten gebruikt die tegelijkertijd geblokkeerd moeten worden. Op deze manier zien alle medewerkers in één oogopslag welke collega het apparaat momenteel gebruikt. Nadat u deze optie hebt geactiveerd, krijgt elke medewerkerakte een extra kleurveld waarmee u de afspraakkleur van de medewerker kunt instellen.

    • Verleden
    Afspraken in het verleden kunnen doorzichtig gekleurd zijn, zodat huidige en toekomstige afspraken opvallender in de kalender verschijnen.

    Een overzicht van alle kalenderinstellingen vindt u hier.

    Kalenderinstellingen: Overzicht – Kalendervolorde

    Normaal gesproken wordt de volgorde van uw medewerkers bepaald door de rangschikking van alle teamleden in het medewerkeroverzicht.

    Als u echter ook ruimtes of apparaten in de kalender weergeeft, kunt u deze weergave gebruiken om alle kalenderkolommen in de gewenste volgorde in te delen.

    U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Kalender > Kalendervolgorde

    Een overzicht van alle kalenderinstellingen vindt u hier.

    Kalenderinstellingen: Overzicht

    In de kalenderinstellingen kunt u het uiterlijk en gedrag van uw Belbo-kalender precies aan uw behoeften aanpassen.

    U bereikt dit gebied onder Instellingen > Kalender


    Startweergave
    De standaardweergave bepaalt of u bij het starten van de kalender een dag, opeenvolgende dagen of de hele week ziet. Afhankelijk van de teamgrootte en monitorgrootte kunt u uw ideale weergave kiezen.

    Kalenderperiode
    Hier stelt u de tijdsperiode in die in de kalender wordt weergegeven. Wij raden aan deze een uur voor de eerste openingstijd tot een of twee uur na de laatste sluitingstijd in te stellen.
    Bij een openingstijd van 09:00 – 19:00 uur zou een geschikte kalenderperiode dus 08:00 – 21:00 uur zijn.

    Voorbeeld van een kalenderperiode van 08:00 tot 21:00 uur:


    Openingstijden
    Bepaal of u de openingstijden voor elke dag in de kalender zichtbaar wilt hebben.

    Voorbeeld van zichtbare openingstijden naast de datum:


    Personeelsvolgorde
    Normaal gesproken hebben alle medewerkers een vaste volgorde in de kalender. Als u wilt dat uw medewerkers in plaats daarvan worden gesorteerd op werkbegin, kunt u dit hier instellen.

    Verjaardagsweergave
    U kunt in de kalender weergeven welke van uw klanten op die dag jarig zijn. In het verjaardagslijstfilter kunt u bepalen welke klanten hier worden weergegeven, zodat alleen regelmatige of onlangs bezochte klanten kunnen worden benaderd of opgebeld.


    Meldingen
    Wanneer u een afspraak verplaatst of verwijdert, kan de kalender na activering van deze opties een overeenkomstig bericht naar de klant verzenden. U kunt het verzenden van dit bericht met één klik bevestigen of weigeren.

    Uw kalender verzendt niet automatisch bij elke wijziging een bericht. Op deze manier kunt u voorkomen dat tijdens de afspraakverwerking veel berichten worden verzonden.

    Klantenzoeking
    U kunt een zoekveld in de koppeluiting van de kalender weergeven om klantinformatie rechtstreeks in de kalender te vinden.


    Verder lezenswaardige artikelen over Kalender vindt u hier.