In diesem Video wird kurz erklärt, wie eine Splitzahlung im Belbo durchgeführt wird:
Lees verderAlles over: Kassierproces
Uitvalberekening maken
Als een persoon niet op het afgesproken moment verschijnt en u een no-showfactuur wilt schrijven, kunt u dit doen in het Belbo kassasysteem.
Vereisten
- Uw klanten moeten van tevoren worden geïnformeerd dat bij te late afzegding een no-showfactuur wordt ingediend. Geschikte plaatsen hiervoor zijn bijvoorbeeld de bevestigings- en herinneringsmails of de teksten in de online boeking. Ook eigen voorwaarden zijn hier zinvol. Let op: we kunnen u niet helpen met het formuleren van deze teksten.
- De dienst "No-showvergoeding" of dergelijke is al aangelegd. Als alternatief kunt u ook gewoon de originele prestatie behouden.
- De A4-facturen moeten zijn ingesteld als u van plan bent de factuur als PDF per e-mail te verzenden.
- De betalingsmethode "Factuur/Overboeking" is al correct ingesteld. Aanvullend kan ook de betalingsmethode "Klantenkrediet" worden aangelegd. Vervolgens herinnert de kassa u bij de volgende afspraak van de klant eraan dat hij het achterstallige bedrag opslaat.
No-showfactuur aanmaken
Wanneer u vaststelt dat een persoon niet op het afgesproken moment verschijnt, of als hij/zij zeer kort van tevoren afzegt, kunt u de afspraakstatus op "niet verschenen" instellen. Dit is belangrijk omdat de tekst op de factuur dienovereenkomstig wordt aangepast.
Nu kan de afspraak worden afgerekend door op "Afrekenen" te klikken.
- Tijdens de afrekening kan de prijs worden gewijzigd (1), bijvoorbeeld als slechts de helft van het bedrag in rekening moet worden gebracht.
- Als alternatief kan de prestatie worden verwijderd (2) en vervangen door de prestatie "No-showvergoeding" (3).
- Vervolgens wordt de afspraak afgerekend met de overeenkomstige betalingsmethode (bijvoorbeeld "Factuur/Overboeking" of "Klantenkrediet").
Vervolgens kan de factuur per e-mail naar de persoon worden verzonden of worden afgedrukt en op andere wijze worden bezorgd.
Overigens: als in uw kalenderinstellingen is ingesteld dat niet verschenen afspraken verborgen zijn, kunt u deze opnieuw weergeven door op de datum te klikken:
Onze adviezen voor maatregelen tegen onbetrouwbare klanten vindt u hier.
Een overzicht van openstaande facturen en het registreren van betalingsontvangsten vindt u hier.
Kostenraming
Kostenvoranschlag: Durch einen neuen Kundenfeldtyp „Mehrere Producten" kunnen in de klantendossiers diensten & producten worden opgeslagen, die ook per e-mail kunnen worden verzonden. Ook gebruikers zonder Belbo-kassasysteem kunnen deze functie gebruiken.
Voorwaarden voor het maken en versturen van offertes
- Een klantenveld moet in een afzonderlijk tabblad voor de offerte worden aangemaakt.
- Een directberichttemplate met een bijbehorende plaatsvervanger moet worden aangemaakt
Dossierblad en klantenveld aanmaken
Onder Instellingen > Klantinstellingen kan eerst een nieuw tabblad worden aangemaakt:
Vervolgens kan een klantenveld in dit dossierblad worden aangemaakt:
Wij raden aan het veld in een afzonderlijk tabblad met breedte 3 op te slaan:
Directberichttemplate aanmaken
Onder Instellingen > E-mailinstellingen kan nu een e-mailtemplate als directbericht worden aangemaakt. Hier kan de plaatsvervanger "Offerte" in het menu "Tekstplaatsvervanger" op de gewenste plaats worden toegevoegd.
Offerte in het klantendossier aanmaken
In alle klantendossiers is nu het tabblad "Offerte" te vinden. Hier kunnen producten en diensten worden samengesteld. De prijzen van alle gekoppelde diensten & producten worden opgeteld.
Offerte versturen
In het tabblad "Berichten" kan nu een e-mail aan de gebruiker worden verzonden. De bovenstaande directberichttemplate wordt geselecteerd en het bericht wordt naar de klant verzonden.
De klant ontvangt nu een e-mail met een overzicht van de samengestelde posten:
Angezahlten Termin umbuchen
Wenn ein Kunde einen bereits bezahlten Termin nicht wahrnimmt, können Sie die Zahlung kulant auf einen neuen Termin übertragen. Hier erfahren Sie, wie Sie vorgehen:
Variante 1: Am Tag des angezahlten Termins
- Stornieren Sie den nicht wahrgenommenen Termin
- Entfernen Sie alle Leistungen aus dem Termin und nutzen die Funktion „Anzahlung hinterlegen“
- Geben Sie den angezahlten Betrag ein und schließen Sie den Vorgang mit der Zahlart des Originaltermins ab.
- Für zukünftige Termine des Kunden kann die Anzahlung dann eingelöst werden.
Variante 2: Der angezahlte Termin liegt in der Vergangenheit
Buchhalterisch dürfen keine vergangenen Termine storniert werden. Gehen Sie dann wie folgt vor:
Lees verderKassierprocedure: Cadeaukaart koppelen
Wenn Sie Gutscheinkarten anbieten, auf denen bereits ein Barcode aufgedruckt ist und welche beim Gutscheinkauf aufgeladen werden sollen, können Sie diese Karten mit den in Belbo verkauften Gutscheinen verknüpfen. Bei der Einlösung kann die Karte gescannt werden, um den eingelösten Betrag vom Guthaben abzuziehen.
Kunststoffkarten met afgedrukte individuele barcodes kunt u van drukkerijen of op internet verkrijgen. Wij bevelen onze partner Krämer Consulting & Conversion aan.
Kaartverknoping activeren
In de cadeaubonninstellingen kan de functie worden geactiveerd onder Instellingen > Speciale instellingen (1). Indien gewenst, kunt u de verkoop van cadeaubonnen beperken tot de verkoop van cadeaubonkaarten (2).
Cadeaubonverkoop met kaart verbinden
Bij de verkoop van een cadeaubon kunt u de kaart nu koppelen aan de bonuswaarde en de kaart dienovereenkomstig opladen.
- Voeg de cadeaubon toe aan de kassabewerking.
- Gebruik de knop "Met kaart verbinden".
- Scan de barcode van de kaart.
- Verwerk de betaling zoals gewoonlijk.
Dezelfde kaart kan ook in verdere kassabewerkingen worden gekoppeld om deze opnieuw op te laden.
Cadeaubonkaart inwisselen
De zo opgeladen kaart kan nu bij de inbostering gescand worden om (gedeeltelijk) ingewisseld te worden. Scan daarvoor de barcode wanneer de muiscursor zich in het zoekveld voor bonusnummers bevindt.
Klantenkrediet
Met Belbo kunt u klantenkrediet verlenen. De klant kan dan volgende keer betalen. Hoe u een betaling "Op rekening" kunt doen, leest u hier. In dit artikel gaat het erom dat de klant bij de volgende afspraak contant, met pinpas of vergelijkbaar betaalt.
Betalingswijze "Klantenkrediet" aanmaken
1) Maak een klantenkredietrekening aan in de functie "Eigen rekeningstelsel". Bespreek met uw belastingadviseur wat het boekhoudkundige rekeningnummer (meestal 4-cijferig) moet zijn. Dit nummer kan later altijd nog worden gewijzigd.
2) Activeer de optie "Als betalingsrekening bij kassa aanbieden".
3) Activeer de optie "Elke klant krijgt een eigen rekening van dit type."
Klantenkrediet verlenen
Als een klant een deel van zijn rekening volgende keer wil betalen, selecteert u nu de betalingswijze "Klantenkrediet". Let op: u moet in de afspraak absoluut een klantenprofiel gebruiken, zodat de vordering niet verloren gaat.
Klantenkrediet vereffenen
Vanaf nu verschijnt het krediet in alle kassabewerkingen naast de knop "Voucher inlossen" in de kassamodule. Als de klant krediet heeft gekregen, wordt daar de overeenkomstige waarde weergegeven. U kunt het krediet volgende keer afrekenen.
Klik eenvoudig op het krediet om het bedrag toe te voegen aan de huidige afspraak.
Zahlungsart hinzufügen
Wenn Sie neben den in Ihrer Kasse auswählbaren Zahlungsarten weitere Zahlungsarten hinzufügen möchten, können Sie dies selbst vornehmen.
Betaling per factuur
Voor het geval dat uw klant bij het betalen merkt dat hij niet genoeg geld bij zich heeft, hebt u verschillende mogelijkheden om te reageren.
Aanbevolen variant: klant maakt het bedrag over
Deze werkwijze is de aanbevolen aanpak. Daarvoor raden wij u aan een betalingswijze "Overboeking/Factuur" aan te maken. Net als bij de andere betalingen kunt u dan nagaan dat de klant het bedrag op een ander moment heeft betaald. U kunt dan regelmatig in de kassa de betalingswijzen oplijsten en controleren of deze zijn betaald. Zodra deze betaald is, kunt u deze informatie als opmerking registreren.
- Maak een nieuw account "Overboeking/Factuur" aan en markeer dit account als "Betalingsaccount". Vraag uw boekhouder naar een corresponderend rekeningnummer voor de boekhoudkunde.
- Stel uw bankgegevens in op de A4-factuurfooter.
- Vervolgens kunt u kassatransacties daarmee afkasseren.
- Verstuur de factuur via de e-mailfunctie.
- Heeft de klant overgemaakt, dan kunt u deze informatie in het betalingsoverzicht van de kassa registreren.
Opmerking: Het aanmaken/verwijderen/bewerken van betalingsaccounts kan tot onomkeerbare problemen in uw kassasysteem leiden. Wij raden u aan dit niet zomaar "uit te proberen", maar ernstig met uw boekhouder te bespreken.
Klant wil volgende keer betalen
Daarvoor raden wij dit artikel aan: Klantenkrediet
Valkuilen
Wij willen hier nogmaals op wijzen:
- Afkasseren op de volgende dag (als de klant het bedrag mogelijk contant langskomt brengen) is niet wettelijk conform.
- Het verlagen van het bedrag naar 0 euro via korting en aanvulling bij het volgende afspraak is weliswaar mogelijk, maar wordt niet aanbevolen. Spreek dit alstublieft met uw boekhouder af.
- Het verplaatsen van de afspraak naar de dag waarop de klant wil betalen, is niet wettelijk conform.
Kassenstart
Das Belbo Kassensystem ist GoBD-konform und mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung („TSE“) ausstattbar. Wenn Sie mit der Belbo-Kasse starten möchten bitten wir Sie, folgende Dinge zu beachten:
Kassa: Betalingoverzicht
In het betalingsoverzicht van uw kassa kunt u alle betalingen van de afgelopen maanden inzien. Dit overzicht is vooral geschikt om betalingen op factuur vast te leggen.
Als u betalingen op factuur ontvangt, kunt u in het betalingsoverzicht de betalingswijze selecteren om een overzicht van alle afspraken die per factuur moeten worden betaald te verkrijgen. Zodra een klant de factuur heeft betaald, kan dit hier worden opgemerkt.
