Voor het geval dat uw klant bij het betalen merkt dat hij onvoldoende geld bij zich heeft, hebt u verschillende mogelijkheden om te reageren.
Aanbevolen variant: klant maakt een overschrijving
Deze procedure is de aanbevolen werkwijze. Hiervoor raden wij u aan een betalingswijze "Overschrijving/Factuur" aan te leggen. Net als bij de andere betalingen kunt u dan nagaan dat de klant het bedrag op een ander moment heeft betaald. U kunt vervolgens regelmatig in de kassa de betalingswijzen opsommen en controleren of deze zijn betaald. Wanneer deze is betaald, legt u deze informatie dienovereenkomstig als opmerking vast.
- Maak een nieuwe rekening "Overschrijving/Factuur" aan en markeer deze rekening als "Betalingsrekening". Raadpleeg uw accountant naar een passend rekeningnummer voor de boekhouding.
- Vul uw bankgegevens in op de A4-factuuravoet.
- Daarna kunt u kassaoperaties hiermee afrekenen.
- Verstuur de factuur met de e-mailfunctie.
- Heeft de klant overgemaakt, dan kunt u deze informatie in het betalingsoverzicht van de kassa vastleggen.
Kassa: betalingsoverzicht
Opmerking: Het maken/verwijderen/bewerken van betalingsrekeningen kan tot onomkeerbare problemen in uw kassasysteem leiden. Wij raden u aan dit niet zomaar "uit te proberen", maar serieus met uw accountant af te stemmen.
Klant wil volgende keer betalen
Hiervoor raden wij u dit artikel aan: Klantenkrediet
Valkuilen
Wij willen u hier nogmaals op wijzen:
- Afrekenen op de volgende dag (als de klant eventueel het bedrag contant langs komt brengen) is niet wettelijk conform.
- Het bedrag via korting tot 0 euro reduceren en aanvullen bij de volgende afspraak is weliswaar mogelijk, maar wordt niet aanbevolen. Bespreek dit alstublieft met uw accountant.
- Het verplaatsen van de afspraak naar de dag waarop de klant wil betalen, is niet wettelijk conform.