Voor het geval dat uw klant bij het betalen merkt dat hij niet genoeg geld bij zich heeft, hebt u verschillende mogelijkheden om te reageren.
Aanbevolen variant: klant maakt het bedrag over
Deze werkwijze is de aanbevolen aanpak. Daarvoor raden wij u aan een betalingswijze "Overboeking/Factuur" aan te maken. Net als bij de andere betalingen kunt u dan nagaan dat de klant het bedrag op een ander moment heeft betaald. U kunt dan regelmatig in de kassa de betalingswijzen oplijsten en controleren of deze zijn betaald. Zodra deze betaald is, kunt u deze informatie als opmerking registreren.
- Maak een nieuw account "Overboeking/Factuur" aan en markeer dit account als "Betalingsaccount". Vraag uw boekhouder naar een corresponderend rekeningnummer voor de boekhoudkunde.
- Stel uw bankgegevens in op de A4-factuurfooter.
- Vervolgens kunt u kassatransacties daarmee afkasseren.
- Verstuur de factuur via de e-mailfunctie.
- Heeft de klant overgemaakt, dan kunt u deze informatie in het betalingsoverzicht van de kassa registreren.
Opmerking: Het aanmaken/verwijderen/bewerken van betalingsaccounts kan tot onomkeerbare problemen in uw kassasysteem leiden. Wij raden u aan dit niet zomaar "uit te proberen", maar ernstig met uw boekhouder te bespreken.
Klant wil volgende keer betalen
Daarvoor raden wij dit artikel aan: Klantenkrediet
Valkuilen
Wij willen hier nogmaals op wijzen:
- Afkasseren op de volgende dag (als de klant het bedrag mogelijk contant langskomt brengen) is niet wettelijk conform.
- Het verlagen van het bedrag naar 0 euro via korting en aanvulling bij het volgende afspraak is weliswaar mogelijk, maar wordt niet aanbevolen. Spreek dit alstublieft met uw boekhouder af.
- Het verplaatsen van de afspraak naar de dag waarop de klant wil betalen, is niet wettelijk conform.