A-4-Facturen voor uw klanten

Naast kassabonnen kunt u met Belbo ook A4-facturen maken, die u per e-mail naar uw klanten kunt sturen of afgedrukt meegeeft.

A4-facturen inschakelen

Als u in het kassamodule nog geen mogelijkheid hebt om A4-facturen te selecteren, moet deze functie eerst worden ingeschakeld.

1. Ga in "Instellingen" naar "Bonontwerp"
2. Mocht deze functie niet ingeschakeld zijn, kunt u deze inschakelen via "Instellingen > Functie toevoegen".
3. Aktiveer hier de optie "Bied het afdrukken van facturen in A4-formaat aan."

Daarna kunt u in elk kassamodule de A4-factuur maken:

• Klik op het PDF-pictogram om de factuur te downloaden en af te drukken.
• Of klik op "Verzenden" om de factuur eenvoudig per e-mail naar de klant te sturen.

Factuurelementen bewerken

Als u betaling per factuur aanbiedt, is het verstandig om uw bankgegevens op uw factuur op te geven.

1. Ga in "Instellingen" naar "Bonontwerp"
2. Ga te werk zoals beschreven in dit artikel

Klantnaam & -adres op bon en A4-factuur

Als het adres van de klant op uw factuur moet worden vermeld, kunt u bepaalde tijdelijke aanduidingen gebruiken om deze weer te geven. Hiervoor opent u de bonontwerp-functie en bewerkt u de "factuutkop". Hier vindt u onder het punt "Tekstplateholders" onder de categorie "Klanten" de velden "Straat", "Postcode", "Plaats". Houd er rekening mee dat u hiervoor extra klantenvelden met precies dezelfde naam moet aanmaken.

Een instructie hierover vindt u hier.

Klant betaalt per factuur

Als u uw klanten wilt toestaan geleverde diensten en producten ook op factuur, dus per overschrijving te betalen, kunt u dit in Belbo doen.

1. Kasseer de afspraak zoals gewoonlijk af en selecteer in de laatste stap als betaalwijze "Factuur".
2. Klik in het afgeronde kassamodule op "A4-factuur" en verstuur de factuur per e-mail of druk deze voor de klant af.
3. Zodra u de betaling ontvangt, kunt u dit onder Kassa > Afsluiting > Betalingsoverzicht noteren.

Klant verschijnt niet / laat afspraak zonder uitleg vervallen

Als u in uw voorwaarden hebt bepaald dat klanten die hun afspraak laten vervallen een factuur moeten ontvangen, kunt u als volgt te werk gaan:

1. Klik op de vervallen afspraak en op "Kasseren".
2. Als u het volledige bedrag van de afspraak in rekening brengt, kunt u het normaal kasseren.
3. U kunt ook een dienst aanmaken die "Vervallingsgebeur" heet en in plaats daarvan deze dienst toevoegen in het kassamodule.
4. Als u slechts b.v. 50% van de afspraakwaarde in rekening brengt, kunt u een korting van 50% geven.
5. Klik onder "Betaalwijze" op "Factuur" of "Overschrijving" enz.* en sluit het proces af.
6. Klik zoals hierboven beschreven op "A4-factuur" en druk de factuur af of verstuur deze onmiddellijk per e-mail naar de klant.

Verder maatregelen tegen onbetrouwbare klanten vindt u hier.

Klant verandert van gedachten en wil een paar dagen later contant of per betaalpas betalen

In sommige gevallen verschijnt de klant na enige tijd in de winkel en wil de openstaande factuur contant betalen.
In dit geval mag u het contante geld niet aannemen en in de kassa leggen, omdat dit de contantvoorraad beïnvloedt zonder dat er een boeking plaatsvindt.

Vraag de klant om de factuur over te schrijven. Mocht hij absoluut op betaling staan, leg het geld in een envelop, die u zorgvuldig labelt (bijv. "Factuur van klantnaam, datum, tijd") en neem u mee naar de bank bij de volgende storting.

Informeer daarna alstublieft uw boekhoudkantoor over deze extra betaling.

Mocht betaling per betaalpas al hebben plaatsgevonden, vraag dan alstublieft uw belastingadviseur hoe dit moet worden geboekt.