A-4-Facturen voor uw klanten

Naast kassabonnen kunt u met Belbo ook A4-facturen maken, die u per e-mail naar uw klanten kunt verzenden of afgedrukt meegeven.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Bonontwerp Mocht deze functie niet geactiveerd zijn, kan deze via "Instellingen > Functie toevoegen" geactiveerd worden.

A4-facturen activeren

Mocht u in het kasproces nog niet de mogelijkheid hebben om A4-facturen te selecteren, moet deze functie eerst geactiveerd worden.

Ga in "Instellingen" naar "Bonontwerp"
Mocht deze functie niet geactiveerd zijn, kan deze via "Instellingen > Functie toevoegen" geactiveerd worden.
Activeer hier de optie "Bied het afdrukken van facturen in A4-formaat aan."

Vervolgens kunt u in elk kasproces de A4-factur maken:

Klik op het PDF-symbool om de factur te downloaden en af te drukken.
Of klik op "Verzenden" om de factur eenvoudigweg per e-mail naar de klant te sturen.

Factuurelementen bewerken

Wanneer u betaling per factur aanbiedt, is het verstandig uw bankgegevens op uw factur op te geven.

Ga in "Instellingen" naar "Bonontwerp"
Ga te werk zoals beschreven in dit artikel

Klantnaam & -adres op bon en A4-factur

Mocht u het adres van de klant op uw factur willen weergeven, kunt u bepaalde aanduidingen gebruiken. Open hiervoor de Bonontwerp-functie en bewerk de "Factuutkop". Hier vindt u onder het punt "Tekstaanduidingen" onder de categorie "Klanten" de velden "Straat", "Postcode", "Plaats". Let op dat hiervoor aanvullende klantenvelden door u met exact deze namen aangemaakt moeten zijn.

Een handleiding hiervoor vindt u hier.

Klant betaalt per factur

Mocht u uw klanten willen toestaan de ontvangen diensten en producten ook per factur, dus per overschrijving te betalen, kunt u dit in Belbo instellen.

Mocht u naast betalingswijzen als "Contant" of "Pinpas" nog geen betalingswijze "Factur" hebben, kunt u zich graag melden via de helpchat of e-mail naar info@belbo.com bij onze klantenservice. Het is nuttig (maar niet verplicht) mocht u al van uw accountant weten welke (gewoonlijk 4-cijferige) boekhoudkundige rekening hiervoor gebruikt moet worden.

Kasseer de afspraak zoals gewoonlijk af en selecteer in de laatste stap "Factur" als betalingswijze.
Klik in het voltooide kasproces op "A4-factur" en verzend de factur per e-mail of druk deze voor de klant af.
Zodra u de betaalontvangst registreert, kunt u dit onder Kassa > Afsluitingen > Betalingsoverzicht noteren.

Klant verschijnt niet / laat afspraak ongeëxcuseerd schieten

Mocht u in uw algemene voorwaarden bepaald hebben dat klanten die hun afspraak laten schieten een factur moeten ontvangen, kunt u als volgt te werk gaan:

Klik op de gemiste afspraak en op "Kasseren".
Mocht u de volledige afspraak in rekening brengen, kunt u deze normaal kasseren.
U kunt ook een dienst aanmaken die "Uitvalgebuur" heet en deze dienst in plaats daarvan in het kasproces toevoegen.
Mocht u slechts bijv. 50 % van de afspraakwaarde in rekening brengen, kunt u een korting van 50 % geven.
Klik onder "Betalingswijze" op "Factur" of "Overschrijving" enz.* en voltooi het proces.
Klik zoals hierboven beschreven op "A4 Factur" en druk de factur af of verzend deze direct per e-mail naar de klant.

Mocht u naast betalingswijzen als "Contant" of "Pinpas" nog geen betalingswijze "Factur" hebben, kunt u zich graag melden via de helpcat of e-mail naar info@belbo.com bij onze klantenservice. Het is nuttig (maar niet verplicht) mocht u al van uw accountant weten welke (gewoonlijk 4-cijferige) boekhoudkundige rekening hiervoor gebruikt moet worden.

Verder maatregelen tegen onbetrouwbare klanten vindt u hier.

Klant bedenkt zich en wil een aantal dagen later contant of per pinpas betalen

In sommige gevallen staat de klant na enige tijd in het bedrijf en wil de openstaande factur met contant geld betalen.
In dit geval is het niet toegestaan het geld in ontvangst te nemen en in de kassa te leggen, omdat dit de contante voorraden beïnvloedt zonder dat er een boeking plaatsvindt.

Vraag de klant de factur over te maken. Mocht hij absoluut op betaling staan, leg het geld in een envelop, die u zorgvuldig labelt (bijv. "Factur van klantnaam, dag, tijd") en neem deze bij de volgende bankstorting mee naar de bank.

Informeer vervolgens uw accountant over deze bijzondere betaling.

Mocht een betaling per pinpas al plaatsgevonden hebben, vraag dan uw accountant hoe dit geboekt moet worden.

Alle gegevens zijn zonder garantie. Vanwege de juridische situatie mogen we u niet adviseren over belastingonderwerpen. Bespreek speciale belastingkwesties alstublieft met uw accountant.