Klanten die niet op een afspraak verschijnen, betekenen verlies van inkomsten. Met de Belbo-kalender heeft u de mogelijkheid om het wegvallen van afspraken te verminderen.
Bevestigingsmail formuleren
In de Bevestigingsteksten kunt u uw klanten erop wijzen wat het wegvallen van een afspraak betekent. U kunt zo verwijzen naar uw algemene voorwaarden, een annuleringsgebuur vermelden of beschrijven dat het wegvallen een financieel verlies voor u betekent.
Herinnerfuncties gebruiken
Met herinner-e-mails en SMS kunt u klanten aan hun afspraken bij u herinneren. Meer informatie over hoe u deze kunt formuleren vindt u onder Herinneringsteksten.
Aanbetaalfunctie
U kunt uw klanten online geboekte diensten al online (aan)laten betalen. Dit kan overigens ook beperkt worden tot dure diensten of een bepaalde klantenstatus. Een vooraf betaalde afspraak zal zeer waarschijnlijk waargenomen worden. Meer over online betaling vindt u hier.
Afspraken als weggevallen markeren
Als een klant niet op de afspraak verschijnt, kunt u de afspraak als weggevallen markeren. In het klantendossier is later zichtbaar hoe betrouwbaar een klant is.
Daarna kunt u daar een reden voor noteren.
Klanten die altijd verschenen zijn, krijgen een groene schaal in het klantendossier, bij onbetrouwbare klanten wordt de schaal oranje gekleurd afhankelijk van de verhouding tussen waargenomen en weggevallen afspraken.
Betrouwbaarheidsfarbschaal bij onbetrouwbare klant:
Weggevallen afspraak in het afspraakarchief van de klant:
Als weggevallen gemarkeerde afspraken kunnen overigens in de kalender blijven. Deze tijden zijn voor verdere klanten weer boebaar, zonder dat u de weggevallen afspraak hoeft te verwijderen.
Klantenstatus gebruiken
U kunt onbetrouwbare klanten een overeenkomstige klantenstatus geven om ze bij invoering van afspraken meteen te herkennen:
Algemene voorwaarden opstellen
Stel een algemene voorwaardentekst op waarin u uw klanten op de gevolgen van niet afgezegde afspraken wijst. Klanten die online afspraken boeken, moeten voor de boeking de voorwaarden accepteren. Op deze manier schept u rechtduidelijkheid als u de klant een annuleringsgebuur wilt aanrekenen.
Online boeking blokkeren
Als u onbetrouwbare klanten online boeking wilt verbieden, hebt u daarvoor verschillende mogelijkheden:
SMS-TAN-functie gebruiken
Om zeker te weten dat uw klanten bij online boeking het juiste mobiele nummer invoeren, kunt u de SMS-TAN gebruiken. Op deze manier kunnen klanten alleen boeken als zij een code invoeren die naar hun eigen mobiele telefoon is gestuurd.
Deze functie veroorzaakt SMS-kosten volgens uw contract.