U kunt aan elke klant één klantenstatus toewijzen, zodat u uw klanten in de agenda kunt onderscheiden of marketingmaatregelen op bepaalde klantengroepen kunt afstemmen.
Klantenstatus maken of bewerken
Klik onder Instellingen > Klanten-instellingen op "+ Nieuwe klantenstatus" om een nieuwe status aan te maken.
Eigenschappen van de klantenstatus
U kunt aan elke klantenstatus bepaalde eigenschappen toewijzen, die vervolgens automatisch op alle klanten met deze status worden toegepast.
- Aanduiding: De naam van de klantenstatus, bijv. "Vaste klant", "Nieuwe klant" enz.
- Symbool: Een symbool dat automatisch bij elke afspraak verschijnt, zodat de status in één oogopslag in de agenda herkenbaar is.
- Nieuwe klanten krijgen automatisch deze status: De initiële status die automatisch aan nieuwe klanten wordt toegewezen wanneer zij door een medewerker in de agenda worden ingevuld of online boeken.
- Klanten kunnen online afspraken en cursussen boeken: Klanten kunnen online afspraken boeken.
- Klanten moeten altijd online betalen: Klanten met deze klantenstatus moeten hun afspraken altijd online betalen voordat zij kunnen boeken. Geschikt voor onbetrouwbare klanten of nieuwe klanten. Let op: Alleen mogelijk wanneer online betaling is ingeschakeld en correct ingesteld! Er kunnen kosten bij derden ontstaan.
- Marketingtoestemming: Volgens de GDPR mag u uitsluitend klanten per nieuwsbrief aanschrijven wanneer zij u daar uitdrukkelijk toestemming voor hebben gegeven. Mocht u deze toestemming buiten Belbo beheren (bijvoorbeeld contractueel vastleggen), dan kunt u deze optie activeren, zodat alle klanten met deze status automatisch worden opgenomen in nieuwsbrieven, zelfs wanneer geen marketingtoestemming in het klantenbestand in Belbo is ingesteld. Klanten die zich daar expliciet tegen verzetten, worden niet meer aangeschreven. Let op: U bent zelf verantwoordelijk voor het rechtsgeldige verzenden van uw marketing-e-mails. Bij overtreding van de GDPR dreigen aanzienlijke straffen!
- Medewerkerwissel: Wanneer u klantengroepen hebt die bij voorkeur door bepaalde medewerkers moeten worden bediend, kunt u dit hier vastleggen. Wanneer een afspraak in de agenda naar een ander medewerker wordt verplaatst, verschijnt een overeenkomstige waarschuwing.
- Max. afspraken: Bepaal dat klanten met deze status slechts een beperkt aantal afspraken voor een bepaalde periode mogen hebben. Geschikt bijvoorbeeld voor fitnesscentra, waar leden met speciale contracten maximaal 2x per week mogen trainen.
- Kleur: Stel de kleur van deze status in, om in de klantenselectie in de agenda direct de status te herkennen. Geschikt bijvoorbeeld voor geblokkeerde klanten.
Klantenstatus aan een klant toewijzen
Zodra u de status hebt opgeslagen, is deze in elk klantenbestand selecteerbaar:
Voorbeelden van klantenstatus in de agenda
Klantenstatus en marketingmaatregelen
Wanneer u uw klanten bijvoorbeeld feestdagsgroeten en een kortingsgutschein wilt sturen, kunt u dat doen met behulp van online gutscheinen en de marketingfuncties. Mocht u echter alleen vaste klanten deze groet willen sturen, dan kunt u uw rondmail alleen voor deze specifieke klantenstatus filteren.
Opmerking: Houd alstublieft in gedachten dat uw klanten volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming het recht hebben om alle gegevens op te vragen die over hen zijn opgeslagen. Dit omvat ook de eigen klantenstatus.
Eigen boekingsproces voor bepaalde klantengroepen
U kunt bepalen dat klanten met een bepaalde status slechts een selectie van uw diensten mogen boeken. Dit vereist dat u de online boeking zo koppelt dat klanten zich altijd eerst moeten inloggen of registreren voordat zij de selectie van diensten zien.
Meer informatie over klantstatusspecifieke boeking vindt u hier.
Boeking voor nieuwe klanten bij bepaalde medewerkers blokkeren
Wanneer u wilt voorkomen dat een medewerker door nieuwe klanten kan worden geboekt, kunt u dit hier bepalen. Meer over blokkering van nieuwe klanten voor bepaalde medewerkers leest u hier.