In Belbo moet u ook de openingstijden van uw ruimten en apparaten onderhouden. Zo zorgt u ervoor dat de benodigde apparaten altijd beschikbaar zijn voor boeking. Indien gewenst, kunt u dit proces ook automatiseren.

Voorwaarden voor automatische werktijden

De automatische werktijden richten zich naar de in de kalender ingevoerde openingstijden. Het is dus belangrijk dat uw openingstijden correct zijn ingevoerd. Uw openingstijden worden in uw kalender als grijze gearceerde oppervlakte weergegeven. Zij dienen als grafische oriëntatie in de kalender en hebben geen invloed op de beschikbaarheid van uw medewerkers. Het kan dus voorkomen dat de mogelijk tot nu toe verkeerd ingevoerde openingstijden geen invloed op uw dagelijkse bedrijfsvoering hebben gehad en daarom niet zijn opgemerkt of gecorrigeerd.

1. Controleer de openingstijden in de kalender. Deze bevinden zich normaal gesproken rechts naast elk datumlabel.
2. Mochten de openingstijden verborgen zijn, richt u zich naar de gearceerde oppervlakten in de kalender.
3. Om de openingstijden aan te passen, gaat u te werk zoals hier beschreven.

Voorbeeld van gearceerde openingstijden in de kalender:

Automatische werktijden activeren

1. Klik in de kalender op de gewenste bron en op "Profiel weergeven". Zijn de bronnen in uw kalender verborgen, dan kunt u het profiel openen onder Instellingen > Ruimten en apparaten.
2. Activeer de functie "Automatische werktijden".
3. Sla uw invoer op.

Na het opslaan worden de werktijden van de gekozen bron automatisch ingevoerd binnen de openingstijden. Dit proces wordt nu telkens herhaald wanneer u de kalender opnieuw laadt, totdat u de functie opnieuw uitschakelt.

Ruimten & apparaten met automatische werktijden blokkeren

Om ruimten en apparaten met automatische werktijden te blokkeren, gaat u als volgt te werk:

1. Sleep de gewenste tijd met uw muis in de kalender.
2. Klik in het dialoogvenster dat vervolgens verschijnt op "Interne afspraak".
3. Voer de reden voor de blokkering in en sla uw invoer op.

Op de achtergrond is de beschikbaarheid ("werktijd") van de bron nog ingevoerd. De blokkering voorkomt echter het boeken van de bron.

Mochten uw ruimten en apparaten in de kalender verborgen zijn, klik dan rechtsonder in de kalender op "Alles" en selecteer de ruimten en apparaten die u wilt weergeven.

Automatische werktijden in de planning

U herkent de automatische werktijden ook in de planning. Medewerkers en bronnen waarvoor deze functie is ingeschakeld, hebben een bijbehorend symbool (groene circulaire pijl) naast hun naam:

De op deze manier gemarkeerde ruimten en apparaten hoeven dus niet handmatig in de toekomst te worden overgedragen.

Werktijden handmatig invoeren

Mocht u niet willen dat uw ruimten en apparaten automatisch beschikbaar zijn binnen de openingstijden, kunt u de beschikbaarheid natuurlijk ook handmatig invoeren. Dit is geschikt wanneer:

• Uw bron niet tijdens de volledige openingstijd, maar bijvoorbeeld alleen 's middags beschikbaar moet zijn.
• U de bron gebruikt om diensten op bepaalde weekdagen of uren te beperken.
• U de beschikbaarheid telkens weer flexibel opnieuw wilt invoeren.

Activeer in dit geval de automatische werktijden niet in het profiel van de bron. Hoe u de beschikbaarheid handmatig invoert, leest u hier.

Om bij de planning van werktijden onderscheid te kunnen maken tussen geplande en werkelijke uren van een medewerker, voert u vooraf in de individuele instellingen van de gewenste medewerker de geplande uren per week in. Ga vervolgens als volgt te werk om de geplande/werkelijke planning te activeren:

1. Ga via de navigatiebalk naar de dienstrooster.
2. Rechtsboven selecteert u de knop "Opties".
3. Klik op "Instellingen".
4. Zet een vinkje bij "Geplande/werkelijke planning" door erop te klikken.
5. Bevestig uw keuze door op "Opslaan" te klikken.

Bij geactiveerde Soll-/Ist-planning kunt u in het dienstrooster de vastgestelde uren per dag invoeren. Dit is telkens het getal dat onder de werktijd van een medewerker staat (9u, 0u, 7u). Deze worden automatisch vergeleken met de werkelijke Ist-werktijden die uit de werktijden voortvloeien. Op deze manier worden over- en minderuren berekend, pauzes worden in mindering gebracht.

Overeenstemming van de Soll-/Ist-uren

Dit voorbeeld van een dienstrooster is perfect, omdat de vastgestelde uren en werkelijke uren overeenkomen:

Afrekening van de Soll-/Ist-uren

In dit voorbeeld gaat stagiaire Melanie op dinsdag een uur eerder weg. Omdat zij in plaats van de 7u vastgestelde uren slechts 6 uur aanwezig was, verschijnt in plaats van de 0 een -1. Op donderdag haalt zij dit uur in en is niet 7u, maar 8u aanwezig. Dit ene overuur wordt met het rode 1 genoteerd:

In het volgende voorbeeld heeft medewerkster Madline op verschillende dagen van vorige maand overuren opgebouwd en neemt zij een zogenaamde minusdag:

Ziekmeldingen

Medewerker Michael heeft zich ziek gemeld, wat dienovereenkomstig in het dienstrooster verschijnt. Omdat hij op de drie dagen niet aanwezig was, kan hij de vastgestelde uren niet vervullen. Deze worden dan rood weergegeven: -9.

Export van de Soll-/Ist-uren

Wanneer u rechtsboven in het dienstrooster op "Opties" klikt en vervolgens "Export van Soll-/Ist-tijden" selecteert, ontvangt u een PDF-document waarin u een overzicht van de maand hebt en overuren, minderuren, afwezigheden enz. kunt aflezen.
In dit geval heeft de stagiaire het uur ingehaald en ontstaat er geen minderuur:

In dit voorbeeld worden de drie ziekendagen van Michael vermeld:

In dit voorbeeld worden de drie vakantiedagen van Mona vermeld:

Plan hier in het overzicht de werktijden van uw medewerkers of de beschikbaarheid van uw ruimten en apparaten.

Klik op een van de volgende onderwerpen voor meer informatie:

• Eenmalige werkduur verwijdering / wijziging
• Regelmatige werktijdwijziging

Als uw medewerkers in regelmatige diensten werken, kunt u de werktijden die voor één week zijn ingevuld, overdragen naar de volgende weken. Op deze manier bespaart u zich het regelmatig invoeren van bepaalde werktijden.

Werktijden van medewerkers overdragen

1. Selecteer in de navigatiebalk het dienstrooster.
2. Selecteer in de horizontaal weergegeven kalender de week die u wilt overdragen.
3. Klik op de betreffende medewerker. Er opent zich een invoerformulier waarin de eerder geselecteerde week wordt weergegeven.
4. Naast de weekkop en naast elke medewerker vindt u in het selectievak de optie "Werktijden overdragen".
5. Er opent zich een dialoogvenster waarin het ritme en het aantal over te dragen werktijden worden weergegeven.
6. Voer uw gewenste gegevens in en bevestig uw selectie met "opslaan".

Werktijden van ruimten en apparatuur overdragen

1. Selecteer in de navigatiebalk het dienstrooster.
2. Klik rechts op de knop "Alle medewerkers" en selecteer de gewenste groep of afzonderlijke resource die moet worden overgedragen.
3. Selecteer in de horizontaal weergegeven kalender de week die u wilt overdragen.
4. Naast de weekkop en naast elke medewerker vindt u in het selectievak de optie "Werktijden overdragen".
5. Er opent zich een dialoogvenster waarin het ritme en het aantal over te dragen werktijden worden weergegeven.
6. Voer uw gewenste gegevens in en bevestig uw selectie met "opslaan".

Wanneer arbeidstijden van een medewerker zich herhalen, kunt u deze overbrengen en dus tijd besparen. Hier vindt u een handleiding hoe u de arbeidstijden van een individuele medewerker overbrengt.

Teamtijden overbrengen

Mochten de arbeidstijden van alle medewerkers zich regelmatig herhalen, kunt u deze overbrengen en dus tijd besparen. Ga daarvoor als volgt te werk:

1. Selecteer "Dienstplan" in de navigatiebalk.
2. Selecteer in de horizontaal weergegeven kalender de week die u wilt overbrengen.
3. Klik bij "Deze week" in het selectiemenu en selecteer "Arbeidstijden overbrengen"
4. Door op de knop "Arbeidstijden overbrengen" te klikken kunt u het ritme en het aantal maanden selecteren. Afhankelijk van de opgegeven instellingen slaat het programma nu het opgeslagen dienstplan op tot 12 maanden in de toekomst.

In het dienstrooster kunt u werktijdsjablonen gebruiken om werktijden voor uw team in te voeren.

Werktijdsjablonen maken en gebruiken

Zodra u in het dienstrooster een nieuw start- of eindtijdstip voor een dienst hebt ingevoerd, wordt een nieuw werktijdsjabloon aangemaakt. U kunt reeds bestaande sjablonen tijdens het invoeren gebruiken.

Ongebruikte sjablonen verwijderen

U kunt ongebruikte sjablonen verwijderen om het invoeren van werktijden overzichtelijker te maken.
Klik daarvoor op het verwijder-kruis in de rij van het sjabloon dat u wilt verwijderen.