Het kan voorkomen dat uw kassa een negatief contantgeldbestand weergeeft en het opslaan van de dagafsluiting niet mogelijk is. Hier leggen we de oorzaken en de oplossing uit.

Als de kassa een negatief contantgeldbestand heeft, kan de dagafsluiting niet worden opgeslagen:

Oorzaken

Dit kan meerdere oorzaken hebben. In elk geval is het echter het gevolg van onvoldoende voorzichtigheid in de kasabhandeling.

• Op deze dag werd vaak fooi per kaart betaald, die uit de contantgeldkassa zou moeten worden genomen. Dit is echter niet gebeurd, zodat niet opviel dat de gegeven fooi hoger was dan het werkelijk opneembare bedrag.
• Het werkelijke contantgeldbestand van de vorige dag kwam niet overeen met het bedrag in de dagafsluiting. De kassa werd niet geteld of het verschil werd niet gecorrigeerd.
• Er werd een grotere retour geboekt, die niet met het werkelijk aanwezige contantgeld aan de klant kon worden uitbetaald.

Natuurlijk kan de oorzaak ook een combinatie van deze oorzaken zijn.

Oplossing van het negatieve kassastand

Om het probleem op te lossen, moet de situatie zorgvuldig worden onderzocht en met het werkelijk aanwezige contantgeld worden vergeleken.

Details controleren

• Is mogelijk een werkelijk contant betaalde afspraak foutief geboekt? De betalingswijze kan achteraf worden gecorrigeerd.
• Bij een fooi per EC, is er te veel in rekening gebracht? De overeenkomstige factuur moet worden geannuleerd en opnieuw geboekt.

Uitgaven controleren

Is per ongeluk een te hoge uitgave geboekt? Deze kan worden verwijderd en opnieuw worden ingevoerd.

Storting boeken

Mocht de oorzaak niet kunnen worden gevonden, moet een kassastorting worden geboekt om de waarde van de contantgeldkassa af te stemmen op de werkelijke waarde. Dit incident kan het beste aan het belastingkantoor worden gemeld.

Fouten voorkomen

• Om te voorkomen dat de kassa een verkeerd bedrag weergeeft, is het belangrijk om elke avond de kassa te tellen en deze te vergelijken met het bedrag dat in de Belbo-dagafsluitng wordt weergegeven.
• Het telprotocol helpt bij het tellen en controleren van het kassastand.
• Bij afwijkingen moet de oorzaak van de afwijking worden gevonden en moet het probleem dezelfde dag worden opgelost.
• Als veel fooi per kaart wordt betaald, kan dit ook op de rekening blijven, in plaats van uit de contantgeldkassa te worden opgenomen.
• De richtlijnen voor een ordentelijke kasabhandeling vindt u in ons kassenhandboek (PDF).

Stel hier de speciale instellingen vast. Vraag ons als u vragen hebt over de verschillende opties.

• Prijswijzigingen: Als u deze optie inschakelt, wordt er bij elke wijziging van een originele prijs om een reden gevraagd. Om de invoer te vereenvoudigen, kunt u wijzigingssjablonen maken.
• Dashboard: Als u veel afspraken hebt, kan het zinvol zijn om alleen de aanwezige klanten in het kassamenu weer te geven. Let op: hiervoor is het nodig dat de status van uw afspraken automatisch wordt ingesteld op "Afspraak heeft plaatsgevonden" of dat uw medewerkers de aanwezigheid zorgvuldig registreren.
• Strikte voorraadmodus: Als u met het voorraadbeheer van Belbo werkt en regelmatig voorraden invoert, kan uw kassa u waarschuwen als een product dat niet meer beschikbaar is, wordt afgerekend.
• Weergaveoptie: Beïnvloedt welke functies uw kassa biedt. Aanbevolen is de selectie "Kassaoperaties & dagafsluitingen" voor een volledige kassa. De andere opties zijn alleen geschikt voor speciale gevallen respectievelijk alleen voor klanten die hun financiële administratie buiten Belbo uitvoeren.
• Betaling naar boven corrigeren: Maakt het mogelijk om vóór het opslaan van een dagafsluitingsconcept het betaalbedrag naar boven te corrigeren, zodat EC-kaartbetalingen zonder storno kunnen worden gecorrigeerd.
• E-mailadres opvragen: Zodra er geen e-mailadres is ingevoerd in een klantendossier, verschijnt tijdens de kassabewerking van de klant een pop-up die deze gegevens opvraagt. Dit helpt u bij het onderhouden van uw klantgegevens.
• Vouchernummer: Bij alle voucherinlossingen wordt de selectie van een voucher afgedwongen. Zonder invoer van het vouchernummer kan de kassabewerking niet worden voltooid.
• Toekomstige afspraken: Voorkomt het per ongeluk afrekenen van afspraken in de toekomst. We raden deze functie uitdrukking aan, omdat het afrekenen van nog niet plaatsgevonden afspraken in veel landen niet rechtmatig is.

Stel hier de basisinstellingen van uw kassa in en bepaal hoe het kassasysteem en geregistreerde afspraken zich gedragen.

Belastingen

Als u wilt dat de omzetbelasting wordt weergegeven in het kassaproces, kunt u dit activeren. Vervolgens kunt u de belasting ook aanpassen in het kassaproces.

Omzetverdeling

Bij het verplaatsen van afspraken wordt de omzetverdeling niet automatisch naar de nieuwe medewerker overgedragen. Als u de hertoewijzing wilt, kunt u dit hier activeren. Medewerkeromzetten zijn relevant voor medewerkeranalyses, zoals bijvoorbeeld het Barometer.

Prijswijzigingen

Als u de prijzen van uw diensten wijzigt, worden de nieuwe prijzen niet overgenomen voor reeds gemaakte afspraken. Als u echter wilt dat de prijzen voor reeds geboekte afspraken worden aangepast, kunt u dit instellen.
Houd alstublieft rekening met het feit dat klanten zich in dit geval kunnen beroepen op de voorwaarden op het moment van boeking en kunnen klagen.

Kleur voor geregistreerde afspraken

Als u hier een kleur instelt, kunt u geregistreerde afspraken visueel beter onderscheiden van niet-geregistreerde afspraken. Hierbij wordt de oorspronkelijke kleur van de afspraak vervangen door de gekozen kleur.

Pictogram voor gewijzigde prijzen tonen

Als u van uw medewerkers gewijzigde prijzen direct in de kalender wilt herkennen, kunt u dit activeren. Bij elke afspraak met een handmatig gewijzigde prijs verschijnt een bliksemSymbool:

Sammelbon

Met de functie "Sammelbon" kunt u meerdere afspraken samen betalen. Meer informatie hierover vindt u hier.

Kassaproces

In principe moet bij het kassaproces de betaalwijze worden geselecteerd voordat het kassaproces kan worden voltooid. Als u zeer regelmatig contante betalingen ontvangt, kunt u de functie "Automatisch "Contant" als betaalmiddel vooraf selecteren" activeren.
Let op: Het kan de foutmarge vergroten als een betaalwijze al vooraf is geselecteerd.

Als bepaalde diensten niet in het kassakerproces moeten verschijnen, kunt u deze hier definiëren.

Als u diensten in deze lijst markeert, worden ze niet in het kassakerproces weergegeven.

Om uw afsluitingen correct te kunnen boeken, moet het rekeningsschema van uw kassasysteem correct zijn ingesteld. Uw belastingkantoor kan u inlichten welk rekeningsschema u moet gebruiken. In het Belbo-kassasysteem staan u de rekeningsschema's SKR 03 en SKR 04 ter beschikking.

1. Eigen rekeningsschema instellen

Zodra u het kassasysteem in Belbo heeft geactiveerd, is er al een rekeningsschema ingesteld. Dit kan worden gewijzigd of bewerkt:

1. Klik in de kalender op „Instellingen" en vervolgens op de module „Eigen rekeningsschema". Mocht deze niet geactiveerd zijn, dan kunt u deze activeren via „Functie toevoegen".
2. Ga naar het menu-item „Rekeningen"
3. Hier ziet u welk rekeningsschema momenteel actief is en kunt u dit indien nodig wijzigen.

2. Rekeningen toevoegen

U kunt aanvullende rekeningen aan uw rekeningsschema toevoegen, bijvoorbeeld wanneer u nieuwe uitgavensjablonen aanmaakt of opbrengstrekeningen wilt instellen.

1. Selecteer in de module „Eigen rekeningsschema" het menu-item „Rekeningen".
2. Klik op de knop „Nieuwe rekening" en voer de gewenste gegevens in.
3. Verplichte velden zijn rekeningnummer, naam en aanduiding. Vul de overige velden alleen in als u zeker bent wat deze betekenen.
4. Voor het aanmaken van een nieuwe uitgaven- of opbrengstrekening zijn de hierboven genoemde gegevens voldoende
Wanneer u een nieuwe betaalwijze wilt bieden, activeert u bovendien het vinkje bij „Betalingsrekening". Een gedetailleerde handleiding voor het aanmaken van betalingsrekeningen vindt u in het artikel Betaalwijze toevoegen.

3. Standaard rekeningschema

Om dagafsluitingen te kunnen maken, moeten bepaalde rekeningen in het rekeningsschema aanwezig zijn. Dit hangt ook af van de instellingen die in het account zijn gemaakt. Hierbij is de instelling "Rekeningsschema" van de kassa centraal.

Spreek alstublieft vóór het commerciële gebruik van het Belbo-kassasysteem met uw belastingkantoor af welk rekeningsschema u zou moeten gebruiken.

SKR03

• 8400 - Opbrengsten - dit hoeft alleen te bestaan als in een prestatie- of productgroep de standaard opbrengstrekening is vastgesteld.
• 1576 - Aftrekbare voorbelasting 19%
• 1571 - Aftrekbare voorbelasting 7%

SKR04

• 4400 - Opbrengsten - dit hoeft alleen te bestaan als in een prestatie- of productgroep de standaard opbrengstrekening is vastgesteld.
• 1406 - Aftrekbare voorbelasting 19%
• 1401 - Aftrekbare voorbelasting 7%
Uitgebreide informatie over het Belbo-kassasysteem vindt u in onze Kassadocumentatie (PDF).

In de rapportinstellingen kunt u bepalen hoe uw exports zijn ingedeeld.

Weergave medewerker-detail-PDF

Als u de optie "Afzonderlijke pagina per medewerker" inschakelt, worden uw medewerker-detail-PDF's op afzonderlijke pagina's per medewerker ingedeeld. Dit is logisch als u dit document regelmatig gebruikt voor medewerkergesprekken en een afgedrukte afzonderlijke pagina voor elke medewerker nodig hebt.

Medewerker-detail-PDF zonder "Afzonderlijke pagina per medewerker"

Medewerker-detail-PDF met ingeschakelde "Afzonderlijke pagina per medewerker"

In de basisinstellingen van uw kassensysteem kunt u essentiële instellingen uitvoeren. Een overzicht van de belangrijkste functies van uw kassensysteem vindt u hier.

Kassensysteem activeren

Alleen als het kassensysteem is geactiveerd, kunt u het in uw Belbo-kalender gebruiken. Deactiveer uw kassensysteem alstublieft alleen als u het niet meer wilt gebruiken. Daarna worden de kassa en alle bijbehorende knoppen uit Belbo verborgen.

Kassennutzung ab

De startdatum van het kassengebruik ligt altijd één dag voor de werkelijke start van het gebruik. Dit is relevant voor de berekening van de kassastand en de weergave van de gegevens in uw kassa. Wijzig deze datum alstublieft niet zonder overleg met het Belbo-team!

Tagesabschluss per Mail versenden

Indien gewenst kan de dagafsluiting per e-mail naar een bepaald adres worden verzonden. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat u alle aangemaakte dagafsluitingen in PDF-vorm opslaat.