Alles over: Prestatiepakketten & abonnementen

Importeren van servicepakketten en abonnementen

Bij een overstap van een ander systeem is met name het importeren een grote uitdaging. Hier beschrijven wij hoe het eventueel zeer tijdrovende importeren van servicepakketten en abonnementen kan slagen.

Allereerst is het natuurlijk belangrijk dat de gegevens in een gestructureerde vorm kunnen worden opgehaald of idealiter al zijn verstrekt. Mocht aan deze voorwaarde zijn voldaan, dan kunt u deze import zelf uitvoeren. Mocht u deze niet van uw vorige aanbieder ontvangen, neem dan contact met ons op met het sleutelwoord "Importondersteuning".

Voorwaarde

Klanten zijn al geïmporteerd en hebben een uniek kenmerk waarmee de toewijzing van servicepakketten en abonnementen mogelijk is. Dit extra klantenveld moet al zijn aangemaakt. In het volgende spreken wij hiervan van een "Klanten-ID".
Alle servicepakketten, abonnementen en klantovereenkomsten hebben een uniek intern kenmerk waarmee de importprocessen onderling kunnen worden aangestuurd. In het volgende spreken wij hiervan van een "Pakket-ID".
Alle in de servicepakketten opgenomen diensten zijn al in Belbo aangemaakt

De 3 importstappen zijn als volgt ingedeeld:

Import van de abonnementen zonder betalingsstatus en zonder diensteninformatie
Import van de meegenomen diensten
Import van de betalingsstatus

Stap 1: Importeren van de zakelijke gegevens van de pakketten en abonnementen

In de eerste importprocedure worden de kenmerken van de pakketten geïmporteerd. In dit CSV/Excel-bestand zijn de volgende gegevens nodig:

Klanten-ID
Pakket-ID
Pakketnaam - vrije tekst
Aanmaakdatum (dd.MM.yyyy)
Betalingswijze
Totale pakketwaarde
Indien aanbetaling heeft plaatsgevonden: hoogte van de aanbetaling
Indien termijnbetaling:
- Aantal termijnen
- Eerste incasso
- Beoogde termijn per maand - deze waarde is alleen informatief en wordt in de derde importprocedure nader uitgewerkt, omdat deze waarde per maand kan variëren
- Momenteel geldig incassomachtiging bestaande uit IBAN, BIC (optioneel), bankhouder, rekeninghouder

Hier vindt u een voorbeeld importbestand: beispiel_paket_import.csv

Stap 2: Importeren van de in de pakket en abonnementen opgenomen diensten

In deze stap worden de in het pakket opgenomen diensten nu toegewezen. Hierbij worden daadwerkelijk aangemaakte diensten (in het gebied Prijzen & Competenties) in de pakketten ingevoegd. Omdat ook de voortgang wordt geïmporteerd, geldt hier dat elke rij van de import altijd één dienst vertegenwoordigt. Bevat een pakket dus 8x een bepaalde behandeling, dan bevat het bestand hiervoor 8 rijen. Dit heeft ermee te maken dat elke dienst eventueel al is ingelost of ingepland.

In het bestand worden daarom de volgende gegevens verwacht:

Pakket-ID (zie Import 1)
Afspraak (dd.MM.yyyy HH:mm) - is dit veld leeg, dan is deze dienst nog niet geleverd/ingepland
Groep - naam van de dienstegroep, de dienst die hier moet worden gekoppeld
Dienst - naam van de dienst die in de groep "Groep" is opgenomen
Eenheidssprijs - prijs van de dienst

Belangrijk: Mocht de doeldienst niet worden gevonden, dan wordt deze dienst genegeerd. Het is daarom belangrijk dat alle diensten voor de import zijn geïmporteerd.

Hier vindt u een voorbeeld importbestand: beispiel_paket_leistungen.csv

Stap 3: Import van de betalingsstatus van het pakket/abonnement

Elke termijn en elke betaling van de pakketten wordt in de laatste stap geïmporteerd.

In het importbestand worden de volgende kolommen verwacht:

Pakket-ID (zie Import 1)
Vervaldatum (dd.MM.yyyy)
Betaald op (dd.MM.yyyy) - indien leeg, is deze betaling nog verschuldigd
Bedrag
Betalingswijze
Tekst - vrij tekstveld dat aan de betaling wordt gehecht
Indien incasso wordt gebruikt: Terugboeking - "waar", indien deze betaling al is teruggestort

Hier vindt u een voorbeeld importbestand: beispiel_import_zahlungen.csv

Contracten

Als u met contracten werkt, kunt u deze in de kalender opslaan en aan uw klanten toewijzen.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Contracten.
Als deze functie niet is geactiveerd, kan deze worden geactiveerd via "Functie toevoegen".

Contracten activeren

Nadat u de klantcontractfunctie hebt geactiveerd, kunt u basisinstellingen uitvoeren:

Instellingen

Hier kunt u de volgende basisinstellingen uitvoeren:

Ledenteller
Aantal cijfers van het contractnummer

Prefix van de contractsjablonen

Rustperiodes

Om rustperiodes voor contracten voor individuele klanten in te voeren, moeten deze eerst als sjabloon worden aangemaakt. Voor elke reden voor rustperiode kunt u bepalen of deze bijdragefvrij is.

Afsluitingscampagne

Voer hier de promotiecampagnes in die u uitvoert. Bij het invoeren van een contract kunt u deze dan selecteren om statistieken bij te houden over de herkomst van een contract.

Opzeggingsredenen

Voer hier redenen voor beëindiging in. U kunt hier toestaan dat een opzegging buitengewoon kan worden toegepast.

Contracten aanmaken

Nadat de functie is geactiveerd, vindt u het contractbeheer in het klantoverzicht. Klik op + Nieuwe contractsjabloon om een nieuw contract aan te maken en vul de contractgegevens in.

Contractnaam

Voer hier de naam van het contracttype in dat u wilt toevoegen. Dit wordt u en uw medewerkers getoond wanneer u een klant een contract wilt toewijzen.

Automatische klantenstatus

U kunt bepalen dat klanten aan wie dit contract wordt toegewezen, automatisch een bepaalde klantenstatus krijgen. Met behulp van de klantenstatus kunt u bijvoorbeeld bepalen hoeveel afspraken een klant per week mag boeken of welk boekingsproces hem in de onlineboeking wordt aangeboden.

Contractduur, opzegtermijn, verlenging

Geef hier aan hoe lang het contract geldig is. Selecteer daarvoor het type tijdsperiode (dagen, weken enz.) en voer de waarde van de duur in.

Bijdragecyclus en betalingscyclus

Geef aan hoe het contract wordt betaald. Als u het Belbo-kassasysteem gebruikt, kunt u selecteren hoe de betalingen boekhoudkundig worden verwerkt.

Contracten toewijzen

In elke klantendossier hebt u onder Contracten de mogelijkheid uw contractsjablonen te selecteren.

Contracten wijzigen of bewerken

In elk klantendossier vindt u de aan de klant toegewezen contracten. Als u op een contract klikt, hebt u de volgende instellingsmogelijkheden:

Overzicht

Hier kunt u het toegewezen contract bekijken en aanvullen.

Contractnaam, bedragen, betalingscyclus: Bekijk hier de basisgegevens van het toegewezen contract
Afsluitingsreden: U kunt de marketingactie invoeren die tot de afsluiting van het contract door de klant heeft geleid
Extra's: Geef aan of de klant extra's heeft ontvangen

Looptijden

Hier ziet u wanneer het contract is gestart en hoe lang de looptijden, opzegtermijn en verlenging zijn. Let op: Voer alleen een contracteindatum in als het contract zich niet automatisch verlengt, omdat de automatische verlenging anders niet meer werkt. De datum wordt automatisch ingevuld wanneer u in het volgende punt een opzegging invoert.

Opzegging

Opzeggingsdatum: Voer in geval van opzegging door de klant de datum in waarop het contract is opgezegd.
Opzeggingsreden: De opzeggingsredenen die zijn ingevoerd in Instellingen > Contracten kunnen hier worden geselecteerd. Indien gewenst, kan een opmerking over de opzegging worden ingevoerd.
Opmerking: Indien gewenst, kan een opmerking over de opzegging worden ingevoerd.

De datum van registratie van een opzegging wordt automatisch vastgelegd.

Bijdrageoverzicht

Hier ziet u de betalingsstatus en de bijdragehoogte van de afzonderlijke boekhoudperiodes. Let op dat de betalingscyclus vooraf moet zijn ingesteld!

Document

Upload hier de documenten die relevant zijn voor dit contract.

Stempelkaarten en bonuskaarten

Met de loyaliteitskaarfunctie behoudt u het overzicht over uw klantenbindingsprogramma. U kunt willekeurig veel bonusprogramma's starten en hebt dan de mogelijkheid om deze in het klantendossier van de gewenste klant te activeren.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Bonusprogramma's. Mocht deze functie niet geactiveerd zijn, kan deze via "Functie toevoegen" geactiveerd worden.

In Belbo kunt u zowel stempelkaarten als omzetbonusprogramma's beheren. Afhankelijk van welk soort bonusprogramma u wilt aanbieden, zijn stempel- of bonuskaarten beter geschikt. Voor één klant kunnen ook meerdere programma's gestart worden.

Stempelkaarten

Stempelkaarten kunnen na elk bezoek worden gestempeld, om de klant na het gewenste aantal bezoeken een korting te garanderen.

Hoe u stempelkaarten aanmaakt en gebruikt, vindt u hier.

Omzetbonus

Met bonuskaarten kunt u een klant punten toekennen, die afhankelijk zijn van de omzet die de klant bij u genereert. Na bereiken van een bepaald aantal punten kan een vrij in te stellen korting gegeven worden. Zo zorgt u ervoor dat de gegeven korting in verhouding staat tot de omzet van de klant.

Hoe u de omzetbonus aanmaakt en gebruikt, vindt u hier.