Per uitgave kunt u nu een PDF, afbeelding of dergelijke uploaden om de originele bonnen voor de uitgaven direct beschikbaar te hebben.
Hiervoor gaat u in uw kassamodule naar Uitgaven, maakt u een bijbehorende uitgave aan en kunt u daarna in deze uw bon toevoegen via de knop Document toevoegen.
Idealerweise wordt dagelijks een zorgvuldig gecontroleerde dagafsluiting gemaakt, die geen naträogliche correctie behoeft. Mocht een correctie toch nodig zijn, kunt u in Belbo al gemaakte dagafsluitingen opnieuw maken. Dit artikel beschrijft hoe dit technisch werkt. Houd er alstublieft rekening mee dat u moet voldoen aan de wetgeving die in uw land van toepassing is. Mogelijk schending u met naträogliche correcties de wettelijke bepalingen.
Mocht u de afsluiting van een dag al hebben opgeslagen, hoewel deze nog niet correct is, kan deze opnieuw worden gemaakt.
Na elke correctie wordt een nieuw afsluitingsnummer toegekend en is het duidelijk dat het om een correctie gaat. Bij meerdere correcties van dezelfde dag verhoogt het correctienummer.
De oorspronkelijk gemaakte afsluiting behoudt het toegewezen afsluitingsnummer. Dit nummer "ontbreekt" nu in de overzichtslijst. De oorspronkelijke afsluiting is te allen tijde in de huidige afsluiting onder "Geschiedenis" te vinden.
Dagafsluitingen bouwen op elkaar voort. Dit geldt vooral voor de ochtendelijke kassakas, die altijd wordt vergeleken met het avondlijke saldo van de vorige afsluiting. Als een dagafsluiting uit het verleden wordt verwijderd, wordt in alle daarna gemaakte afsluitingen een waarschuwing weergegeven, omdat het kassasaldo na verwijdering van een afsluiting meestal verandert.
Mocht u een vorige afsluiting hebben verwijderd omdat u een boeking zonder kassamutatiegegevens wilde corrigeren, kan de afsluiting opnieuw worden opgeslagen. De waarschuwingen van de volgende dagen worden automatisch verwijderd als het kassasaldo niet verandert.
De afsluitingsnummers zijn nu niet meer opeenvolgend, omdat een nieuw afsluitingsnummer is toegekend.
Hoe meer correcties u aanbrengt, hoe minder verzorgd de algehele indruk van uw kassa is, wat bij een mogelijke controle vragen kan oproepen. Dit kan worden vermeden door dagelijks zorgvuldig alle boekingen te controleren.
We raden u aan het telprotocol te gebruiken om het kassasaldo dagelijks vast te leggen.
Als het kassasaldo van een vorige dag wordt veranderd, heeft dit ook gevolgen voor alle volgende dagen. Dit betekent dat het verkeerde bedrag op geen van de volgende dagen is opgemerkt, wat wijst op gebrek aan zorgvuldigheid bij het tellen van het kassabedrag.
Het is technisch mogelijk de volgende afsluitingen, beginnend in het verleden tot heden, opnieuw te maken, zodat deze vervolgens op het nieuw ingevoerde kassasaldo zijn gebaseerd. Het is echter onwaarschijnlijk dat het thans werkelijk in de kassa aanwezige kassabedrag correct wordt bereikt.
Bespreek alstublieft met uw belastingadviseur hoe eventuele afwijkingen van de werkelijke saldo kunnen worden gedocumenteerd en gecorrigeerd.
Met de Belbo Barometer kunt u uw omzetten analyseren. Hier hebben we enkele veelgestelde vragen rond de barometer verzameld.
Onder "Overige omzetten" worden alle diensten weergegeven, waaraan u geen eigen barometertoewijzing hebt gekoppeld. In principe worden al uw diensten hier ingedeeld totdat u een toewijzing uitvoert. Als u geen eigen barometerstructuur nodig hebt, hoeft u hier niets aan te doen.
Voorbeeld van een dienst zonder toewijzing van eigen barometersgroepen:
Als u eigen barometersgroepen aangemaakt hebt, is het niet ongewoon dat het totaalbedrag dat in de koptekst van de barometer wordt weergegeven, niet gelijk is aan de som van alle categorieën. Dit wordt meestal veroorzaakt doordat u diensten hebt die in 2 of meer van uw categorieën vallen.
Als u probeert de totale vrouwen- en herrenomzetten op te tellen en u komt niet uit op het getal dat onder "Totale omzet" wordt weergegeven, kan het zijn dat de geslachten in uw klantdossiers niet correct zijn ingevuld. In dat geval kan er geen juiste berekening van de vrouwen- en herrenomzetten plaatsvinden.
Het omzettingsbedrag onder "Totaal" is echter wel correct!
Dienstenpakketten worden niet apart gemarkeerd.
Zie hoeveel afspraken op een dag online en ter plekke in de kalender zijn ingeschreven en of het om nieuwe of bestaande klanten gaat. Dit stelt u in staat om bijvoorbeeld de effectiviteit van advertentiecampagnes te beoordelen.
In het dashboard ziet u het aantal ingeschreven afspraken. Hier ziet u hoeveel van de afspraken door nieuwe of bestaande klanten zijn geboekt en welke diensten zijn geselecteerd.
In de details ziet u welke klant welke dienst heeft geboekt.
In het tabblad Instellingen vindt u de mogelijkheid om zich een dagelijkse samenvatting van de boekingen te laten toesturen.
Als u het Belbo-kassasysteem gebruikt, kunt u uitgaven invoeren en cadeaubonnen verkopen. Deze hebben altijd volgnummers.
Uw Belbo-kassasysteem garandeert dat de volgnummers van cadeaubonnen of uitgaven nooit dubbel kunnen voorkomen. Het kan echter gebeuren dat nummers lijken te ontbreken. Dit is om technische veiligheidsredenen.
Als een cadeaubon in het kassamaakproces wordt ingevoerd maar vervolgens wordt verwijderd, wordt het nummer van deze cadeaubon niet opnieuw toegekend. Ook cadeaubonnen die aan een kassamaakproces worden toegevoegd maar vervolgens niet worden afgerekend, krijgen eigen nummers die later niet in de cadeaubonlijst voorkomen. Dit garandeert dat bij het gebruik van de Belbo-kassa met meerdere apparaten of door klanten in de cadeaubonwinkel nummers nooit dubbel worden toegekend en elk nummer uniek aan een cadeaubon kan worden gekoppeld.
Sinds 1 januari 2021 wordt voor elke annulering ook een nieuw bonnummer gereserveerd. Dit is nodig om aan de wettelijke vereisten te voldoen die vanaf 1 april 2021 en bij gebruik van de TSE van kracht worden.
Wordt een reeds afgerekende boeking dus geannuleerd, dan wordt zowel de annuleringsbon als ook de nieuwe bon een nieuw bonnummer gegeven. Dit is altijd te zien in het kassamaakproces onder "Geschiedenis":
Via de kassa kunt u ook de geannuleerde bonummers via de zoekfunctie vinden:
Wordt in het kassasysteem een uitgave ingevoerd maar vervolgens verwijderd, dan wordt het nummer van deze uitgave niet opnieuw toegekend. Ook als met het invoeren van een uitgave is begonnen, maar het proces niet wordt afgerond, wijst het systeem een nummer toe dat niet opnieuw wordt toegekend. Dit garandeert dat bij het gebruik van de Belbo-kassa met meerdere apparaten nummers nooit dubbel worden toegekend en elk nummer uniek aan een uitgavenbewijs kan worden gekoppeld.
Mocht u de functie "Automatische kassaonttrekking" hebben ingeschakeld, dan wordt aan het einde van de dag mogelijk een wisselgelden automatisch geboekt. Ook deze boekingen gebruiken uitgavennummers die daarna niet meer beschikbaar zijn. In het DATEV-export zijn deze uitgavennummers opgenomen en dus voor het belastingkantoor traceerbaar.
Zodra alle dagafsluiting van een maand zijn gemaakt, kunnen de gegevens naar uw belastingkantoor worden verstuurd. U kunt deze gegevens handmatig downloaden en verzenden, of u kunt uw belastingkantoor een eigen toegang verlenen, zodat uw medewerker zelfstandig toegang heeft tot huidige en voorgaande afsluiting.
In de kassa vindt u in het menu-item „Afsluiting" het onderdeel „Maandoverzicht". Hier krijgt u een overzicht van alle gemaakte boekingen en de omzet van uw medewerkers, onderverdeeld in diensten- en verkoopsomzet.
U kunt uw belastingkantoor een eigen toegang tot uw afsluiting verlenen. Deze toegang geeft geen inzicht in uw agenda, maar stelt uw medewerker in staat om op elk moment toegang te hebben tot huidige en voorgaande afsluiting en accountinstellingen aan te passen.
Meer informatie vindt u hier.
Belangrijke informatie over DATEV-export vindt u hier.
Om het tellen van de contante voorraad te vergemakkelijken en het exacte aantal munten en biljetten vast te leggen, gebruikt u het telprotocol.
Het toont de verwachte kassamuis en geeft visuele feedback of de werkelijke kassa overeenkomt met de verwachte waarde. Als dit niet het geval is, moet de fout worden gevonden en gecorrigeerd.
Bij het aanmaken van een dagafsluiting ziet u het tabblad "Telprotocol" in de koppelingssectie van het afsluitingsontwerp. Nadat u een nieuw telprotocol met de knop "+ Telprotocol" hebt aangemaakt, kunt u het aantal munten en biljetten opgeven dat zich in uw kassalade bevindt.
U kunt instellen dat een dagafsluiting alleen kan worden opgeslagen als er ook een telprotocol aanwezig is.
Met het barometer krijgt u een overzicht van uw opbrengsten, verdeeld over uw medewerkers. Dit dient bijvoorbeeld voor de berekening van commissies.
U kunt deze functie activeren onder Instellingen › Functie toevoegen. Zodra het is geactiveerd, vindt u het barometer in uw kassa. Hier kunt u afzonderlijke dagen, de huidige kalendermaand of een willekeurige periode bekijken.
Standaard zijn al zinvolle evaluatiegroepen opgenomen. Tot deze behoren totale omzet, omzet via diensten, omzet via verkoopgoederen, aanwezigheid van medewerkers en nog veel meer. Als u ook onderscheid wilt maken tussen afzonderlijke diensten, dienstengroepen of productgroepen, kunt u onbeperkt veel evaluatiegroepen toevoegen.
U kunt uw eigen evaluatiegroepen maken en hieraan onbeperkt veel subgroepen toevoegen:
↑ Nieuwe barometeroep aanmaken en bewerken
↑ Barometer-subgroepen aanmaken en bewerken
Zodra u de evaluatiegroepen hebt gemaakt, kunt u deze koppelen aan uw diensten en eventueel kassadiensten. In elke dienst vindt u het submenupunt „Evaluatiegroep", waarin alle zelfgemaakte groepen en subgroepen worden weergegeven. Activeer voor elke dienst de gewenste groepen.
Vervolgens kunt u in het barometer de diensten die aan de nieuwe groep zijn toegewezen voor de gewenste periode per medewerker afzonderlijk evalueren:
Hier willen we concreet laten zien hoe een barometer-structuur "Knipsel" kan worden aangemaakt en hoe diensten vervolgens aan deze groep worden toegevoegd.
U bevindt zich nu hier:
Klik nu op "+Evaluatiegroep", voer de naam "Knipsel" in en laat alle andere opties ongewijzigd. Klik vervolgens op Opslaan.
U bevindt zich nu hier:
Klik nu op de dienst die aan de groep "Knipsel" moet worden toegewezen en open hier de subsectie "Evaluatiegroep".
Markeer nu de groep waarin deze dienst moet vallen. In ons geval klikken we op "Knipsel" en vervolgens op Opslaan. Als u het venster sluit, zou "Knipsel" in de rij van de zojuist bewerkte dienst moeten verschijnen:
Klaar! Ga nu op dezelfde manier verder met andere diensten die afzonderlijk in het barometer moeten verschijnen.
Om te kunnen beoordelen op welke tijdstippen en op welke dagen uw bedrijf het meest wordt bezocht, ziet u in deze statistiek het aantal afspraken per weekdag en tijd.
Het maandoverzicht toont u de omzet van een geselecteerde maand of een willekeurige periode. De omzetten zijn gegroepeerd naar medewerkers en diensten.
Klik op de knop "Exports" om documenten van de geselecteerde periode in verschillende formaten te exporteren.
Belangrijke informatie over de DATEV-export vindt u hier.
Hoe u maandafsluitingen naar uw boekhouder stuurt en hoe u deze een eigen boekhouder-toegang geeft, leest u hier.