Zodra u geld uit de kassa neemt of een contante storting toevoegt, moet deze transactie worden gedocumenteerd voordat u de dagafsluitingen uitvoert.
1. Uitgaven en stortingen documenteren
Als u geld uit de kassa neemt, bijvoorbeeld om goederen te kopen, moet deze transactie in de kassa worden gedocumenteerd om een correct kasbestand te garanderen. Dit geldt ook voor privéonttrekkingen, -stortingen of als u geld uit de kassa neemt om het later naar de bank te brengen.
- Klik in de kassa op het tabblad "Uitgaven".
- Selecteer de passende uitgavenschakelaar (bijv. "Kantoorbenodigdheden").
- Noteer handmatig het automatisch gegenereerde bonniummer op de kassabon, die u bij het belastingkantoor indient.
- Voer vervolgens het bedrag van de uitgave en de uitgavedatum in, zoals aangegeven op de kassabon.
- Sla uw uitgave op.
2. Uitgavensjablonen toevoegen en beheren
De uitgavensjablonen maken het dagelijks gebruik van het kassasysteem gemakkelijker. Afhankelijk van de richtlijnen van uw belastingkantoor kunnen sjabloonknoppen aan uw kassa worden toegevoegd om uitgaven en stortingen correct te boeken
- Klik in de hoofdnavigatie op de kassa en ga naar het tabblad "Uitgaven › Sjablonen".
- Selecteer de knop "Nieuw boeking sjabloon" en vul de velden in.
- Voor uitgaven die contant uit de kassa worden betaald, geldt: "Van account" is Kassa – "Naar account" is de doelaccount
(bijvoorbeeld "Representatiekosten"). - Voor stortingen van contant geld in de kassa geldt: "Van account" is de stortingsbron (bijvoorbeeld "Privéstorting") – "Naar account" is de kassa.
- Na het opslaan ziet u het nieuwe sjabloon in het menu-item "Uitgaven".
Spreek eerst met uw belastingkantoor welke regelmatige contante uitgaven u heeft en maak de corresponderende accounts in uw kassasysteem aan, als deze nog niet aanwezig zijn. Voorbeelden van dergelijke uitgaven zijn representatiekosten, bewerkingskosten of porti.
3. Verwijderde uitgavenaccounts
Als u onder uw uitgavensjablonen een verborgen knop ziet die u niet kunt aanklikken, hebt u waarschijnlijk een boeking-account verwijderd die u voor deze uitgave nodig hebt.
Als u een boeking-account hebt verwijderd, kunt u dit controleren onder Instellingen > Eigen rekeningschema > Accounts > Verwijderde accounts. U krijgt een overzicht van verwijderde accounts waar u snel kunt zien welke boeking-accounts zijn verwijderd.
Als u een van de accounts weer nodig hebt, klikt u op de verwijderde account en vervolgens op de knop Account herstellen.
Zo wordt de boeking-account snel hersteld. De uitgave kan nu ook weer met het herstelde account worden aangeklikt. Nadat u de boeking-account hebt hersteld, controleert u of de juiste koppeling is ingesteld in de uitgavensjablonen. U kunt dit controleren door op Kassa > Uitgaven > Sjablonen > op gewenst sjabloon klikken > Doelaccount selecteren te klikken. De doelaccount is de boeking-account die u hebt hersteld.
U kunt een gedetailleerde kassadocumentatie hier downloaden.
