Als u met het Belbo kassasysteem werkt, moet u dagelijks de dagafsluitening van de huidige dag maken.
Deze handleiding gaat uit van een gebruiker met alle kassamachtigingen. In de kassamachtigingen kunt u bepaalde gebieden van uw kassa voor bepaalde gebruikers verbergen. Mocht u als eigenaar bepaalde hier weergegeven gebieden niet in uw kassa zien, log dan in met een gemachtigd account of neem contact op met het Belbo-team.
Dagafsluitening Overzicht
In het overzicht vindt u alle voorbij gegane dagsluitingen en kunt u de afsluiting voor de huidige dag maken.
- Zijn er op de huidige dag openstaande boekingen die nog niet in een afsluiting zijn opgenomen, dan verschijnt de informatie hoeveel boekingen al aanwezig zijn. Hier kunt u gemakkelijk met de knop "+Dagafsluitening maken" de dagafsluiting maken.
- In de datumkeuze kunt u teruggaan en alle reeds gemaakte afsluitingen bekijken.
- De tabel eronder toont de huidige maand en alle tot nu toe gemaakte afsluitingen. Deze is ingedeeld naar datum en betalingsmethoden. Ook wordt de kasstand aan het begin van elke dag getoond.
- Uit het overzicht kunt u zien wie de desbetreffende afsluiting heeft gemaakt.
- Elke afsluiting heeft een eigen volgnummer.
- In de kolom "Contant" kunt u de uitgevoerde contante betalingen en geldopnames voor elke dag aflezen.
- Aan de rechterkant van de tabel kunt u de meestgebruikte exportformaten voor elke afsluiting downloaden.
- In het zijmenu heeft u toegang tot talrijke informatieve statistieken.
- De dagelijkse contante uitgaven worden vóór het maken van een dagafsluitening ingevoerd.
Dagafsluitening maken
- Bij het maken van de dagafsluitening moet de kasstand geteld en met de weergegeven kasstand vergeleken worden. Bestaat er een tekort, dan moet dit worden vereffend.
- Alle ingewisselde cadeaubonnen moeten bewaard en met de dagafsluitening gearchiveerd worden.
- Het totaalbedrag van de kaartbetalingen moet vergeleken en kloppen.
- Bij verschillen moeten de rekeningen dienovereenkomstig worden gecorrigeerd.
Vóór het maken van de dagafsluitening moeten alle afspraken van de dag worden afgerekend en alle contante uitgaven worden ingevoerd.
- Klik op "Kassa" rechtsboven in de hoofdnavigatie
- Klik op "Afsluitingen".
- Klik in de kopregel van het overzicht of in de regel van vandaag op "Dagafsluitening maken".
- Controleer de weergegeven totaalbedragen (zie verder onder "Controlering van de afsluiting").
- Noteer alle bijzonderheden in het opmerkingenfeld.
- Door op "Dagafsluitening maken" te klikken, hebt u automatisch een conceptdagafsluitening aangemaakt. Dit kan probleemloos worden gecontroleerd en opnieuw gesloten en gecorrigeerd. Klik alleen op "Opslaan" als u de afsluiting wilt maken.
- Nadat de dagafsluitening is gemaakt, het PDF-detailrapport afdrukken en de bonnen bijvoegen.
Op gesloten dagen waarop geen boekingen hebben plaatsgevonden, hoeft geen afsluiting te worden gemaakt.
Controlering van de afsluiting
Voordat u op "Opslaan" klikt, gaat het hier om een conceptdagafsluitening. Dit kan te allen tijde opnieuw via de kruis-knop (1) worden verlaten en geopend. Bij hernieuwd openen van het concept worden eventuele aangebrachte wijzigingen automatisch meegenomen. Pas nadat alles is gecontroleerd en gecorrigeerd, klikt u op "Opslaan" en wordt een dagafsluitening met een vast afluitingsnummer gemaakt. Dit zou bij voorkeur niet meer hoeven te worden gecorrigeerd.
Indien een concept per ongeluk is aangemaakt, kan het via de knop "Opties" (5) opnieuw worden verwijderd.
Contant geld tellen
Controleer de weergegeven contante inkomsten (2) en het bedrag in contanten onder "Kasstand einde" (3). We raden u aan het telprotocol te gebruiken om het tellen van de contante voorraden te vergemakkelijken.
Andere betalingsmethoden controleren
Vergelijk de weergegeven bedragen (2) met de Z-bon van uw kaartapparaat en de ingediende cadeaubonnen of andere betaalmiddelen (bijv. PayPal). Pas als alle weergegeven bedragen kloppen, klikt u op "Opslaan" (6).
Foutcorrectie
Mochten zich discrepanties voordoen (bijv. door fout geincasseerde afspraken met verwisselde betalingsmethoden), kunnen de boekingen van de dag in het tabblad "Details" (4) worden geanalyseerd. Zolang het een conceptdagafsluitening betreft, kunnen de verwisselde betalingsmethoden in het Details-tabblad worden gewijzigd.
Mochten contante uitgaven vergeten zijn, dan kunnen deze in het tabblad "Uitgaven" worden ingevoerd.
Nadat alle correcties zijn aangebracht, kan de overzichtspagina van het afluitingsconcept opnieuw worden geopend en de "Opslaan"-knop worden ingedrukt.
De afsluiting is klaar!
Niet gemaakte afsluitingen
Zijn er op een voorbije dag boekingen (uitgaven of afspraken-kassastanden) gemaakt, die nog in geen enkele afsluiting zijn opgenomen, dan meldt uw kassa dit. Dit is een schending van de GoBD. Maak zo snel mogelijk de afsluiting.
Zijn er meerdere niet gemaakte afsluitingen, dan moeten deze in de juiste volgorde worden aangelegd, te beginnen met de datum die het verste in het verleden ligt.
Gemaakte dagsluitingen corrigeren
Idealiter wordt dagelijks een zorgvuldig gecontroleerde dagafsluitening gemaakt, die geen achterafcorrectie nodig heeft. Mocht een correctie toch nodig zijn, kunt u in Belbo reeds gemaakte dagsluitingen opnieuw maken. Gedetailleerde informatie hierover vindt u in het artikel Dagafsluitening corrigeren.