Als u met het Belbo-kassasysteem werkt, moet u dagelijks de dagafsluiting van de huidige dag maken.
Deze handleiding gaat uit van een gebruiker met alle kassarechten. In de Kassarechten kunt u bepaalde gedeelten van uw kassa voor bepaalde gebruikers verbergen. Mocht u als eigenaar bepaalde hier getoonde gedeelten niet in uw kassa zien, log dan alstublieft in met een geautoriseerde login of neem contact op met het Belbo-team.
Dagafsluiting Overzicht
In het overzicht vindt u alle voorgaande dagafsluitingen en kunt u de afsluiting voor de huidige dag maken.
- Zijn er op de huidige dag openstaande boekingen die nog niet in een afsluiting zijn opgenomen, verschijnt de informatie hoeveel boekingen al aanwezig zijn. Op deze plaats kunt u met de knop "+Dagafsluiting maken" gemakkelijk de afsluiting van de dag maken.
- In de datumselectie kunt u naar het verleden bladeren en alle reeds gemaakte afsluitingen bekijken.
- De onderstaande tabel toont de huidige maand en alle tot nu toe gemaakte afsluitingen. Deze is ingedeeld naar datum en betalingsmethoden. Bovendien wordt de kassastand aan het begin van elke dag getoond.
- Uit het overzicht kunt u aflezen wie de respectievelijke afsluiting heeft gemaakt.
- Elke afsluiting heeft een eigen volgnummer.
- In de kolom "Contant" kunt u de uitgevoerde contante betalingen en contantgeldopnames voor elke dag aflezen.
- Aan de rechterkant van de tabel kunt u de meest gebruikte exportformaten voor elke afsluiting downloaden.
- In het zijmenu hebt u toegang tot talrijke informatieve statistieken.
- De dagelijkse contante uitgaven worden aangelegd vóór het maken van een dagafsluiting.
Dagafsluiting maken
- Bij het maken van de dagafsluiting moet de kassastand worden geteld en met de weergegeven kassastand worden vergeleken. Als er een tekort is, moet dit worden opgeheven.
- Alle ingewisselde coupons moeten worden bewaard en met de dagafsluiting worden gearchiefsteld.
- Het totaalbedrag van de kaartbetalingen moet worden gecontroleerd en moet kloppen.
- Bij verschillen moeten de rekeningen dienovereenkomstig worden gecorrigeerd.
Vóór het maken van de dagafsluiting moeten alle afspraken van de dag zijn geïncasseerd en moeten alle contante uitgaven zijn geregistreerd.
- Klik op "Kassa" rechtsboven in de hoofdnavigatie
- Klik op "Afsluitingen".
- Klik in het kopgedeelte van het overzicht of in de huidige datumrij op "Dagafsluiting maken".
- Controleer de weergegeven totaalbedragen (zie verder hieronder onder "Controle van de afsluiting").
- Noteer alle bijzonderheden in het opmerkingenveldje.
- Door op "Dagafsluiting maken" te klikken hebt u automatisch een dagafsluitingsconcept gemaakt. Dit kan zonder problemen worden gecontroleerd en opnieuw worden gesloten en gecorrigeerd. Klik alleen op "Opslaan" als de afsluiting moet worden gemaakt.
- Nadat de dagafsluiting is gemaakt, de detail-PDF afdrukken en de bonnen vasthechten.
Op gesloten dagen waarop geen boekingen plaatsvonden, hoeft geen afsluiting te worden gemaakt.
Controle van de afsluiting
Voordat u op "Opslaan" klikt, gaat het hier om een dagafsluitingsconcept. Dit kunt u altijd verlaten door op de sluitknop (1) te klikken en opnieuw openen. Wanneer u het concept opnieuw opent, worden eventuele aangebrachte wijzigingen automatisch in acht genomen. Pas nadat alles zorgvuldig is gecontroleerd en gecorrigeerd, klikt u op "Opslaan" en wordt een dagafsluiting met een vast afsluitingsnummer gemaakt. Dit dient indien mogelijk niet meer te hoeven worden gecorrigeerd.
Is een concept per ongeluk aangemaakt, dan kunt u dit via de knop "Opties" (5) verwijderen.
Contant geld tellen
Controleer de weergegeven contante inkomsten (2) en het contantgeldbedrag onder "Kassastand einde" (3). Wij raden aan het Telprotocol te gebruiken om het tellen van de contantgeldrezen te vergemakkelijken.
Overige betalingsmethoden controleren
Controleer de weergegeven bedragen (2) met de Z-bon van uw kaartapparaat en de ingediende coupons of andere betaalmiddelen (bijv. PayPal). Pas als alle weergegeven bedragen kloppen, klikt u op "Opslaan" (6).
Foutcorrectie
Mocht er sprake zijn van discrepanties (bijv. door onjuist geïncasseerde afspraken met verwechselde betalingsmethoden), kunnen de boekingen van de dag in het tabblad "Details" (4) worden geanalyseerd. Zolang het een dagafsluitingsconcept is, kunnen de verwechselde betalingsmethoden in het tabblad Details worden gewijzigd.
Mochten contante uitgaven zijn vergeten, dan kunnen deze in het tabblad "Uitgaven" worden geregistreerd.
Nadat alle correcties zijn aangebracht, kunt u de overzichtspagina van het afsluitingsconcept opnieuw openen en op de knop "Opslaan" klikken.
De afsluiting is gereed!
Niet gemaakte afsluitingen
Zijn op een voorbije dag boekingen (uitgaven of afspraakincassering) gemaakt die nog niet in een afsluiting zijn opgenomen, meldt uw kassa dit. Dit is in strijd met de GoBD. Maak zo snel mogelijk de afsluiting.
Zijn er meerdere niet gemaakte afsluitingen, dan moeten deze in de juiste volgorde worden aangelegd, beginnend met de datum die het verst in het verleden ligt.
Gemaakte dagafsluitingen corrigeren
Idealiter wordt dagelijks een zorgvuldig gecontroleerde dagafsluiting gemaakt, die geen nabewerking nodig heeft. Mocht een correctie toch nodig zijn, dan kunt u in Belbo reeds gemaakte dagafsluitingen opnieuw maken. Gedetailleerde informatie hierover vindt u in het artikel Dagafsluiting corrigeren.