Idealerweise wordt dagelijks een zorgvuldig gecontroleerde dagafsluiting gemaakt, die geen naträogliche correctie behoeft. Mocht een correctie toch nodig zijn, kunt u in Belbo al gemaakte dagafsluitingen opnieuw maken. Dit artikel beschrijft hoe dit technisch werkt. Houd er alstublieft rekening mee dat u moet voldoen aan de wetgeving die in uw land van toepassing is. Mogelijk schending u met naträogliche correcties de wettelijke bepalingen.
Dagafsluiting als verwijderd markeren
Mocht u de afsluiting van een dag al hebben opgeslagen, hoewel deze nog niet correct is, kan deze opnieuw worden gemaakt.
- Open de afsluiting door onder Kassa » Afsluitingen op de datum van de gewenste afsluiting te klikken.
- Onder "Opties" selecteert u "Dagafsluiting als verwijderd markeren"
- De dagafsluiting is nu verwijderd en kan na het aanbrengen van de gewenste correcties opnieuw worden gemaakt.
- Gebruik het opmerkingenveld in het afsluitingsdialoogvenster om transparant te documenteren waarom een correctie is aangebracht.
Correctienummer en afsluitingsnummer
Na elke correctie wordt een nieuw afsluitingsnummer toegekend en is het duidelijk dat het om een correctie gaat. Bij meerdere correcties van dezelfde dag verhoogt het correctienummer.
De oorspronkelijk gemaakte afsluiting behoudt het toegewezen afsluitingsnummer. Dit nummer "ontbreekt" nu in de overzichtslijst. De oorspronkelijke afsluiting is te allen tijde in de huidige afsluiting onder "Geschiedenis" te vinden.
Correcties van afsluitingen in het verleden
Dagafsluitingen bouwen op elkaar voort. Dit geldt vooral voor de ochtendelijke kassakas, die altijd wordt vergeleken met het avondlijke saldo van de vorige afsluiting. Als een dagafsluiting uit het verleden wordt verwijderd, wordt in alle daarna gemaakte afsluitingen een waarschuwing weergegeven, omdat het kassasaldo na verwijdering van een afsluiting meestal verandert.
Correctie zonder verandering van het kassasaldo
Mocht u een vorige afsluiting hebben verwijderd omdat u een boeking zonder kassamutatiegegevens wilde corrigeren, kan de afsluiting opnieuw worden opgeslagen. De waarschuwingen van de volgende dagen worden automatisch verwijderd als het kassasaldo niet verandert.
De afsluitingsnummers zijn nu niet meer opeenvolgend, omdat een nieuw afsluitingsnummer is toegekend.
Hoe meer correcties u aanbrengt, hoe minder verzorgd de algehele indruk van uw kassa is, wat bij een mogelijke controle vragen kan oproepen. Dit kan worden vermeden door dagelijks zorgvuldig alle boekingen te controleren.
Correctie met verandering van het kassasaldo
We raden u aan het telprotocol te gebruiken om het kassasaldo dagelijks vast te leggen.
Als het kassasaldo van een vorige dag wordt veranderd, heeft dit ook gevolgen voor alle volgende dagen. Dit betekent dat het verkeerde bedrag op geen van de volgende dagen is opgemerkt, wat wijst op gebrek aan zorgvuldigheid bij het tellen van het kassabedrag.
Het is technisch mogelijk de volgende afsluitingen, beginnend in het verleden tot heden, opnieuw te maken, zodat deze vervolgens op het nieuw ingevoerde kassasaldo zijn gebaseerd. Het is echter onwaarschijnlijk dat het thans werkelijk in de kassa aanwezige kassabedrag correct wordt bereikt.
Bespreek alstublieft met uw belastingadviseur hoe eventuele afwijkingen van de werkelijke saldo kunnen worden gedocumenteerd en gecorrigeerd.