Als een klant de restwaarde van een cadeaubon niet voor een service wil gebruiken, maar wil laten uitbetalen – bijvoorbeeld contant of via overboeken – kunt u dit via een doorlopende klant kassabewerking afhandelen.

Procedure voor uitbetaling restwaarde cadeaubon

1. Klik op „Kassa" en selecteer „Doorlopende klant kasseren".
2. Selecteer desgewenst de klantnaam om de uitbetaling aan het klantenbestand toe te wijzen.
3. Klik op „Cadeaubon inlossen" en voer het cadeaubonnummer in. Details over identificatie van de cadeaubon vindt u hier.
4. Voer het bedrag in dat moet worden uitgekeerd.
5. Klik op „Betaling" en selecteer de betalingswijze die overeenkomt met de werkelijke uitbetalingswijze – bijvoorbeeld „Factuur" wanneer het bedrag wordt overgemaakt, of „Contant" wanneer het geld uit de kassa wordt genomen.
6. Voltooi de kassabewerking.

Waarom is de kassabewerking negatief?

Omdat bij deze boeking geen omzet wordt behaald, maar geld aan de klant wordt uitgekeerd, is de kassabewerking negatief. Dit is correct: in het dagafsluitingsrapport wordt het bedrag dienovereenkomstig als uitbetaling weergegeven en niet meegeteld als omzet.

In de volgende video willen we u laten zien hoe u de restwaarde van een verkocht dienstenpakket als tegoedbon kunt uitbetalen.

Sie möchten Freunden, VIPs, Mitarbeitern Gutscheine schenken? Dann sind hierbei steuerliche Aspekte zu berücksichtigen. Hier werden verschiedene Lösungen dargestellt. Besprechen Sie aber die Variante mit Ihrem Steuerbüro, um die steuerlichen Konsequenzen abzusichern.

Afhankelijk van wanneer u uw cadeaubon versteuert, kunt u sjablonen voor waardebon of prestatiebonnen in Belbo maken, die bij verkoop via het Belbo kassasysteem worden gebruikt.

• Prestatiebonnen: Sjabloon bevat een btw-tarief en wordt bij verkoop versteuerd.
• Waardebon: Sjabloon bevat geen btw-tarief en wordt bij inbeurzing versteuerd.

Het moment van versteuring is tegelijkertijd ook het moment waarop de omzet in de omzetstatistieken van de kassa wordt weergegeven.

Sjablonen aanmaken

Onder Instellingen > Prijzen & Competenties > Cadeaubonnen of in Zwitserland Instellingen > Diensten / Producten > Cadeaubonnen vindt u de cadeaubonsjablonen.

Waardebon

Als versteuring en omzet bij inbeurzing moeten plaatsvinden, voer dan geen belasting in het sjabloon in:

Prestatiebonnen

Als versteuring en omzet bij verkoop moeten plaatsvinden, voer dan het voor de dienst geldende btw-tarief in het sjabloon in:

Cadeaubonverkoop in het kassamodule

Als u deze sjablonen in het kassamodule gebruikt, wordt de belasting die in het sjabloon wordt gebruikt correct weergegeven:

• Prestatiebonnen worden direct versteuerd en dragen bij aan de omzet.
• Waardebonnen worden nog niet versteuerd en dragen voorlopig niet bij aan de omzet.

Cadeauboninbeurzing in het kassamodule

Wanneer de verkochte cadeaubonnen worden ingeleverd, wordt de belasting ook hier correct bepaald:

• Prestatiebonnen die al bij verkoop zijn versteuerd, worden niet opnieuw versteuerd en dragen niet bij aan de omzet.
• De waardebonnen die niet bij verkoop zijn versteuerd, worden nu versteuerd en dragen bij aan de omzet.

Cadeaubonnen in het dagafsluitingen

In het dagafsluitingen worden cadeaubonnen en hun versteuring correct weergegeven.

• Prestatiebonverkopen worden in de totale omzet opgenomen (1).
• Prestatieboninbeurzingen worden van de totale omzet afgetrokken (2).
• Waardebon-verkopen worden niet in de totale omzet meegerekend, maar expliciet weergegeven (3).
• Waardebon-inbeurzingen worden bij de totale omzet opgeteld en weergegeven in het betalingsmiddelenoverzicht (4).

Cadeaubonnen in het omzetoverzicht

In het maandoverzicht van de kassa worden de cadeaubonverkopen en -inbeurzingen weergegeven.

• Prestatiebonverkopen worden direct bij de omzet van de verkopende persoon opgeteld.
• Prestatieboninbeurzingen worden niet bij de omzet van de persoon die inlevert opgeteld, maar expliciet weergegeven.
• Waardebon-verkopen worden niet bij de omzet van de verkopende persoon opgeteld, maar expliciet weergegeven.
• Prestatieboninbeurzingen worden bij de omzet van de persoon die inlevert opgeteld.

Wenn Sie Gutscheine über die Belbo Kasse verkaufen, können Sie dem Kunden den Gutschein als PDF per E-Mail zukommen lassen.

Geschenkbon innen

1. Verkoop de geschenkbon normaal, zoals beschreven onder Verkoop van geschenkbonnen via het kassasysteem.
2. In de afgeronde kassatransactie klikt u op het gekleurde printersymbool en vervolgens op "Geschenkbon afdrukken".
3. Er opent zich een dialoogvenster waarmee u de geschenkbon als PDF op uw computer kunt laden.
4. Sla de geschenkbon op en verzend deze vervolgens met een e-mailprogramma naar de klant.

In Belbo kunt u cadeaubonnen verkopen via de kassa en uw eigen online cadeaubonwinkel aan uw klanten. Wij stellen u daarvoor enkele kleurrijke designs ter beschikking. Als u uw eigen design wilt gebruiken, kunt u dit in Belbo uploaden.

U kunt uw grafisch bureau opdracht geven om volgens deze handleiding een eigen design voor u te maken. U kunt ook zelf een design maken. Mocht u geen geschikte grafische software hebben, dan kunt u een hulpmiddel als Canva of EDIT.org gebruiken.
Wij verzoeken u om begrip op te brengen dat wij u niet kunnen ondersteunen bij het gebruik van software van derden.

Basisgegevens over cadeaubonontwerpen

Formaat

• Het cadeaubonontwerp moet in PDF-formaat worden opgeslagen. Alleen PDF's kunnen worden geüpload.
• Het design moet op één pagina worden aangelegd. Mocht u een PDF met meerdere pagina's uploaden, dan moet daarna één pagina als design worden ingesteld.
• Wij bevelen een formaat aan dat gemakkelijk kan worden afgedrukt met een standaard A4-printer.

Tijdelijke aanduidingen

In Belbo kunt u één cadeaubonontwerp voor alle koopbare cadeaubonwaarden opslaan – of afzonderlijke ontwerpen voor elke cadeaubonsjabloon. Dit betekent dat voor flexibele elementen zoals prijs of cadeaubonnaam tijdelijke aanduidingen moeten worden gebruikt. Bij verkoop wordt hier de juiste waarde ingevuld.

Beschikbare tijdelijke aanduidingen zijn:

• Cadeaubonnummer (verplicht)
• Aanmaakdatum*
• Cadeaubonwaarde*
• Cadeaubonnaam*
• Naam van de koper en de begunstigde, alsmede een vrij tekstveld voor groetwoorden
• Online code om in te wisselen in online boeking (waarschuwing: dit is niet het cadeaubonnummer)
• Locatienaam

* aanbevolen tijdelijke aanduidingen

Cadeaubon ontwerpen

Uw cadeaubon kan vrij worden ontworpen. De tijdelijke aanduidingen kunnen na uploaden in Belbo naar de juiste plaats worden verplaatst. Zorg ervoor dat u de tijdelijke aanduidingen zo inricht dat de later zwarte tekst goed leesbaar is. Wij bevelen aan om het adres van het bedrijf in de sjabloon op te nemen.

PDF-sjabloon met voorziene tijdelijke aanduidingen

Cadeaubon met ingevulde tijdelijke aanduidingen

Voorbeeldbestanden om te downloaden

Wij hebben een eenvoudige voorbeeldsjabloon voor u gemaakt waaraan u zich kunt oriënteren.

Cadeaubon-sjabloon als PDF-download: Hier downloaden.

Cadeaubon-sjabloon als Adobe Indesign-download: Hier downloaden.

Cadeaubonnen die niet via Belbo zijn gemaakt, kunnen geïmporteerd worden. Heeft u geen importbestand, dan kunt u de oude cadeaubon echter rechtstreeks in het kasproces opslaan.

Als een klant met een cadeaubon wil betalen, kunt u het cadeaubonnummer tijdens het kasproces invoeren om de bon te selecteren en in te trekken. Als de cadeaubon is uitgegeven voordat u het Belbo-kassasysteem bent gaan gebruiken, kan dit cadeaubonnummer niet door het systeem worden gevonden.

Voorwaarde voor het opslaan van oude cadeaubonnen

Alle medewerkers die oude cadeaubonnen mogen opslaan, hebben het bijbehorende recht nodig. U kunt dit toekennen onder Instellingen > Medewerkers > Kassakonten.

Oude cadeaubonnen opslaan tijdens het kasproces

Voer de afspraak zoals gewoonlijk in en selecteer de betalingswijze "Cadeaubonnen". Gebruik de knop "Oude cadeaubon opslaan" die tijdens de cadeauboneninvoer wordt weergegeven:

In het volgende dialoogvenster voert u vervolgens de gegevens in die u van de cadeaubon van de klant hebt opgenomen.

Nadat u de cadeaubon hebt opgeslagen, kan deze onmiddellijk voor inlevering worden gebruikt.

In Belbo kunt u kortingen aanmaken, welke zich in het kassasysteem kunnen gebruiken en op verzoek ook door uw klanten online kunnen worden ingevoerd.

Kortingssjablonen aanmaken

In principe kunnen bij de kassa kortingen vrijelijk worden gegeven (indien dit de betreffende gebruiker is toegestaan). Om de invoer te vereenvoudigen en ook gebruikers zonder het recht "Prijzen in het transactieproces bewerken" de invoer van kortingen in staat te stellen, kunt u kortingssjablonen aanmaken.

1. Ga onder Instellingen naar de module "Coupons". Mocht deze niet geactiveerd zijn, kunt u deze onder "Functie toevoegen" activeren.
2. Klik op de knop "+ Korting" en voer de basisgegevens van uw kortingssjabloon in.
3. Na het opslaan kunt u de details van de sjabloon bepalen.

Kortingssjablonen instellen

Er zijn talrijke mogelijkheden om de kortingen aan te passen. Hoe u uw kortingen na het opslaan kunt instellen, vindt u hier.

Boekhoudkunde

U kunt een boekhoudkundige rekening bepalen waarop deze korting moet worden geboekt. Dit is zinvol als u deze korting in de boekhoudkunde van andere kortingen wilt onderscheiden.
Voorzichtig: Bespreken u wijzigingen zeker met uw belastingadviseur.

Toepassingen

U kunt zien hoe vaak en op welke data een korting is gebruikt.

Kortingen in de kassa

In de kassa hebt u nu de mogelijkheid om de kortingssjablonen te selecteren. U hebt hiervoor de volgende varianten:

• Selecteer de kortingsknop naast een product / prestatie om alleen aan dit item de gewenste korting te geven.
• Selecteer de kortingsknop naast het totaalbedrag om ofwel een korting op het totaalbedrag te geven, of, als u het kortingssjabloon op deze manier beperkt hebt, dat automatisch alleen de gewenste items korting krijgen.

Wanneer u cadeaubonnen inzet die u in de cadeaubonwinkel verkoopt of ter plaatse voor uw klanten wilt afdrukken, kunt u een sjabloon maken die automatisch wordt gebruikt.

Sjabloonontwerp

• Selecteer eerst onder "Ontwerp" een van onze sjablonen.
• Wanneer u uw eigen PDF-sjabloon wilt uploaden, selecteert u "Eigen sjabloon". Daarna kunt u in het tabblad "PDF-sjabloon" het gewenste lettertype selecteren of een eigen PDF uploaden. Meer informatie over het maken van uw eigen sjablonen vindt u hier.

Ontwerp aanpassen

Wanneer u een kant-en-klaar sjabloon hebt geselecteerd, zijn alle cadeaubonnenvelden al correct ingevuld. U kunt echter de elementen wijzigen, bijvoorbeeld het lettertype of de lettergrootte bewerken.

Wanneer u uw eigen PDF-sjabloon hebt geüpload, moet u de bestaande elementen op de juiste plek plaatsen. Sleep de elementen hiervoor naar de gewenste plek:

Sommige elementen moeten op de cadeaubon worden geplaatst. Dit zijn de cadeaubonwaarde, cadeauboncode en cadeaubonnaam. Andere elementen kunnen op verzoek worden gebruikt. Dit zijn de naam van de koper, vrije tekst van de koper of de locatie.

De geplaatste elementen kunnen in de menu-items "Cadeaubonnenvelden" en "Verdere cadeaubonnenvelden" worden verfijnd.

Vullen van de individuele inhoud tijdens het verkoopproces

Wanneer u een cadeaubon verkoopt, kunt u de naam en de persoonlijke boodschap van de klant invoeren, zodat deze op de cadeaubon worden afgedrukt. Nadat u de cadeaubon in het kassierprocès hebt geselecteerd, kunt u op het printersymbool klikken om de naam en boodschap toe te voegen – mits deze in uw sjabloon zijn opgenomen.