Wanneer een afspraak als "niet verschenen" wordt gemarkeerd, kunt u met één klik een e-mail naar de klant sturen met behulp van uw eigen sjabloon.
U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Afspraakbevestigingen & -herinneringen > E-mails > No Show-mail.
Informeer hem bijvoorbeeld dat er mogelijk een rekening volgt of dat hij contact op moet nemen om de reden van zijn niet-verschijning op te geven.
Maak het voor uw medewerkers gemakkelijker om contact met de klant op te nemen om eventuele uitvalrekeningen in te vorderen zonder meteen een rekening in te dienen.
De e-mailsjabloon kan worden bewerkt in het gedeelte Instellingen -> Afspraakbevestigingen en -herinneringen:
Als een sjabloon is ingesteld en de klant een e-mailadres heeft, kan deze worden verzonden:
Als u op uw locatie diensten aanbiedt waarbij twee personen tegelijkertijd moeten worden behandeld, beschrijven we hier hoe deze optimaal in Belbo kunnen worden weergegeven.
Wij raden hier aan om een eigen dienst aan te maken, bijvoorbeeld "Paarmassage".
Binnen deze nieuwe dienst kan de tijdsplanning zo worden ingesteld dat meerdere medewerkers of ruimtes worden geblokkeerd. In de onlineboeking kan echter slechts één medewerker worden gekozen. De tweede medewerker wordt bepaald uit een set die u hebt gedefinieerd.
1. Geval: 2 medewerkers worden geblokkeerd
Hiervoor kunt u de knop "Gelijktijdig blokkeren" gebruiken om een tijdstap parallel aan een vorige werkstap in te stellen. Normaal gesproken is de eerste stap dan bij de "Geboekte medewerker" en blokkeert de stap bijvoorbeeld "Een medewerker met de rol Masseur*In".
2. Geval: 2 medewerkers + 1 ruimte
Hiervoor kunt u de knop "Gelijktijdig blokkeren" gebruiken om een tijdstap parallel aan een vorige werkstap in te stellen. Naast de blokkerende medewerker kunt u vervolgens opnieuw op "Gelijktijdig blokkeren" klikken om een ruimteblokkering te bereiken.
3. Geval: 2 medewerkers + 2 ruimtes
Hiervoor kunt u de knop "Gelijktijdig blokkeren" gebruiken om een tijdstap parallel aan een vorige werkstap in te stellen. Naast de blokkerende medewerker en ruimte kunt u vervolgens opnieuw op "Gelijktijdig blokkeren" klikken om een tweede ruimteblokkering te bereiken.
Per afspraak is er altijd precies één medewerker die verantwoordelijk is voor de afspraak. Normaal gesproken bepaalt het systeem zelf welke medewerker verantwoordelijk moet zijn, maar als er wijzigingen aan de afspraak worden aangebracht, wordt de verantwoordelijke medewerker niet automatisch gewijzigd.
Dit heeft redenen: soms moet een afspraak naar een ander personeelslid worden verschoven zonder dat de voor de klant zichtbare medewerker wordt gewijzigd. Soms worden prestaties ook alleen onder toezicht van de verantwoordelijke medewerker uitgevoerd, zodat deze niet hoeft te worden geblokkeerd.
De boekingsmodus "Naadloos boeken" helpt u uw bezetting te optimaliseren. Om beter te begrijpen welke afspraken worden aangeboden, vindt u hier uitleg en voorbeelden.
U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Intelligente afsprakenverdeling (respectievelijk CH: Aanbod afspraken)
Als deze functie niet is geactiveerd, kan deze worden geactiveerd via "Instellingen > Functie toevoegen".
In principe moet deze modus voorkomen dat korte leegtetijden ontstaan die anders niet meer kunnen worden bezet. In het eenvoudigste geval worden alleen afspraken aangeboden die grenzen aan een ander moment/pauze/interne afspraak.
Aanvullende optie 1: Naadloos boeken met leegtetijd
Omdat in het eenvoudigste geval voor een volledig lege dag helemaal geen afspraken worden aangeboden, kan een minimale leegtetijd worden geactiveerd, vanaf wanneer weer afspraken moeten worden aangeboden. Een afspraak wordt alleen aangeboden als de hiaat voor en na de afspraak langer is dan of gelijk is aan de gedefinieerde leegtetijd.
Aanvullende optie 2: Naadloos boeken met werktijdstart/einde
Vaak is het wenselijk dat het begin en/of het werktijdstart ook worden aangeboden. Dit kan met deze opties worden geactiveerd. In dit geval worden altijd ook het vroegste respectievelijk laatste moment op de dag, dat aansluit op een werktijd, aangeboden.
Voorbeeld 1: Boeking van een dienst met een duur van 60 minuten
Medewerker 1
Werktijdstart 10:00
10:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
Peter Lustig
Wassen Knippen Föhnen
16:00
17:00
18:00
19:00
Werktijdeinde 20:00
Afspraken met Naadloos boeken
14:00, 16:00
Afspraken met Naadloos boeken + Werktijdeinde
14:00, 16:00, 19:00
Wat gebeurt er als meerdere medewerkers bij de afspraak betrokken zijn?
Als meerdere medewerkers bij de afspraak betrokken zijn, wordt de naadloosheid alleen altijd voor de primair geboekte medewerker gegarandeerd. Anders is gebleken dat bijna geen afspraken kunnen worden geboekt als alle betrokken medewerkers naadloos zouden moeten worden geboekt. Zie voorbeeld 2.
Wat gebeurt er als de geboekte medewerker later in de afspraak verschijnt?
De naadloosheid wordt altijd eerst voor het begin/einde van de geboekte medewerker gegarandeerd. Dit moet de bezetting van de geboekte medewerker optimaliseren. Zie voorbeeld 2.
Wat gebeurt er als de afspraak volledig door assistenten wordt uitgevoerd?
In dit geval wordt geen naadloosheid gecontroleerd.
In de Belbo-agenda kunt u uw afspraken bekijken en beheren. Hier vindt u een overzicht van alle afspraaktypen en belangrijke artikelen over het onderwerp afspraken.
Afspraaktypen
U kunt verschillende afspraaktypen zoals klantafspraken of cursussen maken en deze koppelen aan uw medewerkers en uw klantendatabase.
Als u stagiaires of nieuwe medewerkers niet wilt toestaan echte afspraken in de agenda aan te leggen, kunt u de functie Afspraakconcepten inschakelen. Medewerkers van wie de PIN in het profiel als conceptmodus is gemarkeerd, kunnen afspraken alleen in conceptmodus opslaan. Deze afspraken moeten door geautoriseerde personen worden vrijgegeven.
U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Afspraakconcepten
Als deze functie niet is ingeschakeld, kan deze worden ingeschakeld via "Instellingen > Functie toevoegen".
De voorwaarde voor deze functie is dat u met de medewerker-PIN werkt.
Afspraakconcepten inschakelen en medewerkers selecteren
Nadat u de functie hebt ingeschakeld, kunt u in de betreffende module bepalen welke van uw medewerkers alleen afspraakconcepten mogen aanleggen:
Afspraakconcepten in de agenda
Wanneer de geselecteerde medewerkers een afspraak in de agenda aanleggen, wordt deze bijzonder weergegeven. Waarschuwing: Zolang de afspraak als concept geldt, kunnen online boekende klanten deze afspraken online boeken.
Afspraakconcepten vrijgeven
Medewerkers die bevoegd zijn voor normale afspraakopslag, kunnen vervolgens de afspraak vrijgeven. Daarna worden geen dubbele boekingen meer toegestaan.
Als u klantgegevens wilt onderhouden die bij elk afspraak van de klant moeten worden genoteerd, kunt u afspraaksvelden aanmaken. Op deze manier kunt u de behandelingsgeschiedenis van een klant documenteren.
U kunt dit bereik bereiken via Instellingen >
Mocht deze functie niet geactiveerd zijn, dan kan deze worden geactiveerd via "Instellingen > Functie toevoegen".
Afspraaksvelden in het klantenbestand
Als u uw afspraaksvelden correct hebt ingesteld, verschijnt in het gewenste tabblad van het klantenbestand een eigen datumtabblad voor elke afspraak die de klant bij u had:
Op deze manier kunt u voor elke afspraak eigen gegevens vastleggen en op elk moment in de vorige afspraaksvelden controleren welke gegevens u destijds hebt ingevoerd.
Afspraaksvelden aanmaken
Stap 1: Maak een eigen tabblad voor afspraaksvelden
Om afspraaksvelden te kunnen gebruiken is het belangrijk dat u eerst een eigen tabblad aanmaakt. In dit tabblad mogen zich uitsluitend afspraaksvelden bevinden.
Klik onder Instellingen > Geavanceerd klantenbestand > Tabbladden op "+ Tabblad".
Maak een nieuw tabblad aan waarin voortaan uitsluitend afspraaksvelden worden ingedeeld.
Sla uw invoer op.
Stap 2: Afspraaksvelden aanmaken
Vervolgens kunt u afspraaksvelden maken, die u direct in het nieuwe tabblad kunt indelen.
Klik onder Instellingen > Geavanceerd klantenbestand > Afspraaksvelden op "+ Afspraaksveld".
Maak een nieuw afspraaksveld aan en kies een geschikte veldtype.
Selecteer al bij het maken van het veld het tabblad dat speciaal voor afspraaksvelden is bestemd.
Sla uw invoer op.
U kunt onbeperkt veel afspraaksvelden aan het tabblad toevoegen.
Afspraaksvelden gebruiken
Nu kunt u voor elke afspraak de belangrijkste behandelingsgegevens noteren. Bij bepaalde veldtypen (bijvoorbeeld "Tekst") is het verstandig om deze direct in het afspraakdialoogvenster weer te geven, zodat het klantenbestand niet eerst hoeft te worden geopend. U kunt dit doen door na klikken op het gewenste afspraaksveld onder Zichtbaarheid > In kalender de optie "Weergeven in afspraakdetails" in te schakelen.
