Bekijk de afsprakenanalyse voor een vrij definieerbare periode. Zo kunt u het aantal afspraken overzien en vergelijken met andere perioden.
Bij het openen van deze statistiek wordt altijd de periode van de afgelopen zeven dagen voor alle diensten weergegeven. Op deze manier kunt u alle afspraken uit het recente verleden in één oogopslag zien.
In het kopgedeelte van de statistiek vindt u filters waarmee u de observatieperiode en de dienst kunt beperken.
Als u regelmatig terugkerende afspraken in de kalender wilt invoeren, kunt u dit eenvoudig doen.
Om een regelmatig terugkerende afspraak in te voeren, navigeert u eerst in de kalender naar de datum van de dag waarop de eerste af te spreken afspraak moet worden aangemaakt.
In het bovenstaande voorbeeld wordt de afspraak in een ritme van 4 weken voor 20 weken ingevoerd. Er worden dus in totaal 6 afspraken aangemaakt.
Let op: Wanneer u de serieafspraken toewijst, moet u zeker zijn dat u deze ook kunt nakomen. Controleer de ingevoerde serieafspraken na het opslaan. Deze worden in de kalender ingevoerd, zelfs als er al afspraken of pauzes op de betreffende dagen zijn ingevoerd.
Wanneer u op een afspraak uit de aangemaakte serie klikt, worden de vervolgafspraken die in de kalender zijn ingevoerd ook weergegeven.
Als u een of meer vervolgafspraken wilt verwijderen, kunt u in het geopende dialoogvenster met afspraakdetails gewoon naast de gewenste afspraak op "verwijderen" klikken. De bijbehorende afspraak wordt verwijderd.
Als u afspraken wilt invoeren, kunt u dit doen door naar de kalender te navigeren of door gebruik te maken van de Afspraakwizard.
Als u een afspraak wilt afrekenen die al in de kalender staat, kunt u eenvoudig op de afspraak klikken. U kunt huidige afspraken ook vinden in het Kasseoverzicht.
Hier leest u hoe u Loopklanten afrekent.
In principe kunnen uw klanten alle vrije afspraken vinden die binnen de werkuren van uw medewerkers liggen. Met de functie Boekingslimiet kunt u deze mogelijkheden beperken, zodat slechts een bepaald aantal boekingen is toegestaan.
Om de boeking van bepaalde diensten tot bepaalde dagen (Halloween, Valentijnsdag enz.) te beperken, kunt u als volgt te werk gaan.
In de module Boekingslimiet kunt u onbeperkt veel limieten definiëren. Deze kunnen voor alle of ook maar voor bepaalde weekdagen worden ingesteld.
Met de volgende opties kunt u deze functie verder beperken:
Op de overzichtspagina van de boekingslimieten ziet u alle tot nu toe ingestelde limieten.
U kunt het aantal toegestane afspraken, de medewerker of de weekdag wijzigen door op de limiet te klikken die u wilt bewerken.
U kunt de ingestelde boekingslimieten verwijderen door op het grijze kruis in de rij van de limiet die u wilt verwijderen te klikken.
U kunt uw afspraken die in Belbo zijn opgeslagen, exporteren.
U kunt uw afspraken maandelijks exporteren. Deze worden opgeslagen in het standaard-afsprakenformaat .ics en kunnen in andere software worden geïmporteerd.
Het bestand wordt vervolgens op uw computer opgeslagen.
U kunt altijd nagaan of en wanneer medewerkers of klanten afspraken hebben verwijderd.
U kunt de verwijderde afspraken van elke dag tijdelijk weergeven. Deze worden vervolgens weergegeven met stippellijnen en verborgen bij het opnieuw laden van de pagina.
In elk klantendossier kunt u de verwijderde afspraken van de klant op elk moment weergeven.
Als u bovendien wilt weten wanneer de afspraak is verwijderd, kunt u op "Vorige versies weergeven" klikken. Hier ziet u details over het verwijderingstijdstip en de gebruikte login.
In het logboek ziet u alle veranderingen in afspraken. Hier kunt u ook zien welke afspraken wanneer en door wie zijn verwijderd.
U bereikt dit gebied via de koppelingen in de koppelingen van uw kalender. Als deze functie niet is geactiveerd, kan deze worden geactiveerd via "Instellingen > Functie toevoegen".
Onopzettelijk verwijderde afspraken kunnen worden hersteld.
Controleer daarna of er op de plaats waar de afspraak is hersteld nog voldoende ruimte is. Het kan zijn dat intussen al een ander afspraak is ingevoerd. In dat geval staan beide afspraken naast elkaar in de kalender.
Het kan voorkomen dat u in het logboek ziet dat noch een medewerker noch een klant een afspraak heeft geannuleerd. Dit gebeurt uitsluitend wanneer een afspraak niet binnen de door u ingestelde tijd is voltooid geboekt. Dit tijdvak bedraagt meestal 15 minuten. Dit kan gebeuren in de volgende gevallen:
In alle drie gevallen ontstaat bij het klikken op het gewenste moment een afspraakconcept, dat vanaf dat moment niet meer door klanten kan worden geboekt en voor collega's al als een "stippellijntje" in de kalender verschijnt. Dit maakt onopgemerkte dubbelboeking in de kalender onmogelijk.
Om na een onvoldoende onderbreking van de boeking te garanderen dat de afspraak opnieuw beschikbaar wordt, wordt het concept automatisch verwijderd na de reserveringsduur.
U kunt in de instellingen voor online boeken de reserveringsduur zelf bepalen. We raden aan het tijdvak niet te klein in te stellen, zodat uw klanten voldoende tijd hebben om de gewenste afspraak in te plannen, zelfs als hen bijvoorbeeld iets tussenkomt.
Met de afspraakstatus kunt u documenteren of een afspraak heeft plaatsgevonden of is uitgevallen. Dit helpt u bij het documenteren van de betrouwbaarheid van een klant.
Om de afspraakstatus te gebruiken klikt u op een afspraak in de kalender om de Afspraakdetails in te zien.
Afspraakstatus-varianten:
Voorbeeld van afspraak met aanwezige klant:
Voorbeeld van klantenbestand met enkele niet waargenomen afspraken:
Voorbeeld van uitgevallen afspraak in de kalender:
Als u afspraken wilt invoeren, kunt u dit doen door in de kalender naar de gewenste dag te navigeren of door de Afsprakenassistent te gebruiken.
De afsprakenassistent maakt het voor u gemakkelijker om vrije afspraken te vinden. Dit is vooral geschikt voor grote teams, volledig geboekte bedrijven en organisaties met complexe diensten.
U kunt de afsprakenassistent openen via de knop "+ Afspraak" rechtsboven in de kalender.
Voer de klantgegevens in.
Als het om een nieuwe klant gaat of selecteer het tabblad "Diensten", dan kunt u de gewenste diensten invoeren.
Als het om een vaste klant gaat, toont de assistent u eerst de geschiedenis met de vorige afspraken van de klant en de diensten die respectievelijk zijn geboekt. Door op Opnieuw boeken te klikken, worden diensten en gewenste medewerker overgenomen en gaat u direct naar de tijdselectie.
Hier heeft u een overzicht van alle beschikbare afspraken en kunt u een voorgestelde tijd selecteren.
Afspraak voor vaste klant met de afsprakenassistent aanmaken
Afspraak voor nieuwe klant met de afsprakenassistent aanmaken