Met Belbo kunt u de arbetstijden van uw teamleden nauwkeurig vastleggen. In de kalender worden naast de in het rooster ingevoerde diensten ook het werkelijke begin en einde van de werktijd van de respectieve teamleden weergegeven. Een maandelijkse rapportage geeft inzicht in de geleistete uren.
Soorten tijdregistratie in Belbo
U kunt op verschillende manieren de werktijd van uw medewerkers vastleggen:
- Aanbevolen Tijdregistratie via de standaardtijden: Deze registratiemethode is geschikt voor vast aangestelde medewerkers met vaste standaardtijden. Het registreren van overuren en minderuren kan tot op de minuut nauwkeurig gebeuren. Meer lezen
- Tijdregistratie via het rooster: Deze registratiemethode is geschikt voor freelancers en uurkrachten die geen vaste standaardtijden hebben. Meer lezen
- Eenvoudige tijdregistratie alleen via het rooster: U voert de geplande uren in het rooster in en ontleent de werkuren aan de roosterexportages. Dit is alleen geschikt voor bedrijven waarin geen over- of minderuren worden genomen.
Nadat u voor een van de eerste twee varianten hebt gekozen, kunnen uw medewerkers de inchecken-functie rechtstreeks in de kalender gebruiken. Afhankelijk van welke variant u hebt gekozen, worden de in het rooster ingevoerde werktijden of de standaardtijden in het dossier van een teamlid als basis voor de berekening van de over- en minderuren in aanmerking genomen.
Werkbeginning en -einde
Als voor een teamlid werktijden zijn ingevoerd, wordt de knop "Werkbeginning" weergegeven in het bovenste gedeelte van de kalender. Totdat de persoon zich heeft aangemeld, worden hun werktijden en afspraken transparant weergegeven. Na werksluitingstijd kunnen uw teamleden uitchecken, zodat u kunt zien wanneer zij de werkplaats hebben verlaten.
Voorbeeld van de knoppen in de kalender:
Afhankelijk van of u de standaardtijden of het rooster als basis voor de registratie gebruikt, vergelijkt het systeem na de avondpauze de totaal ingeregistreerde tijd met de geplande tijden en berekent zo de over- of minderuren van de dag. Een overzicht van de rapportages van de registratie vindt u hier.
Beperking van incheckingstijden
U kunt in de instellingen van de tijdregistratiefunctie bepalen dat teamleden zich alleen binnen een bepaald tijdvenster voor het begin van de werktijd kunnen inchecken, bijvoorbeeld op zijn vroegst 10 minuten voor aanvang van de werktijd. Op deze manier voorkomt u dat teamleden overuren opbouwen door zich lang vóór aanvang van de werktijd in te checken.
Tip: Als uw medewerkers eigen logins hebben om zich ook op een privételefoon in Belbo aan te melden, kunt u voorkomen dat zij zich met deze login al onderweg inchecken. Meer informatie over medewerkerlogin met beperkte rechten hier.
Pauzestijden
U kunt zelf bepalen of uw teamleden in- en uitchecken voor hun pauzes:
- Als u erop vertrouwt dat uw teamleden de in de kalender ingevulde pauzes correct volgen, hoeven zij niet in- en uit te checken. De tijdregistratie legt de pauzestijden correct vast.
- Als u wilt controleren of uw teamleden de wettelijke pauzetijden naleven, kunt u ook bepalen dat bij aanvang van de pauze wordt uitgelogd en bij hervatting van het werk wordt ingelogd. Mocht een medewerker bijvoorbeeld aanzienlijk langer of korter pauze nemen dan gepland, wordt dit ook correct vastgelegd.
- Het is aan u om te bepalen of u de pauzes van uw medewerkers als afspraaksoort "Pauze" in de kalender invoert, of dat u meerdere werktijden in het rooster opneemt. De tijdregistratie houdt rekening met beide varianten.
In het bovenstaande voorbeeld wordt in de rapportage van de tijdregistratie in alle varianten ervan uitgegaan dat teamleden de geplande pauzes nemen, zelfs als zij zich niet in- en uitchecken voor de pauzestijden. Mocht het in uw team voorkomen dat personen pauzestijden niet respecteren, raden wij ten zeerste aan dat zij zich ook in- en uitloggen voor pauzes.