Met Belbo kunt u de werktijden van uw teamleden tot op de minuut nauwkeurig vastleggen. In de kalender worden naast de in het rooster ingevoerde diensten ook het werkelijke begin en einde van de werktijd van de respectieve teamleden weergegeven. Een maandelijkse rapportage geeft inzicht in de gewerkte uren.
Soorten tijdregistratie in Belbo
U kunt de werktijd van uw medewerkers op verschillende manieren vastleggen:
- Aanbevolen Tijdregistratie op basis van standaardtijden: Dit registratietype is geschikt voor vaste medewerkers met vaste standaardtijden. Het vastleggen van overuren en minderuren kan tot op de minuut nauwkeurig worden gedaan. Meer informatie
- Tijdregistratie op basis van het rooster: Dit registratietype is geschikt voor freelancers en uitzendkrachten die geen vaste standaardtijden hebben. Meer informatie
- Eenvoudige tijdregistratie alleen op basis van het rooster: U voert de geplande uren in het rooster in en ontleent de werkuren aan de roosterexports. Dit is alleen geschikt voor bedrijven waar geen over- of minderuren worden opgebouwd.
Nadat u een van de eerste twee varianten hebt gekozen, kunnen uw medewerkers de check-in-functie rechtstreeks in de kalender gebruiken. Afhankelijk van welke variant u hebt gekozen, worden de in het rooster ingevoerde werktijden of de standaardtijden in het dossier van een teamlid als basis voor de berekening van over- en minderuren in aanmerking genomen.
Begin en einde van de werktijd
Zijn voor een teamlid werktijden ingevoerd, dan wordt de knop "Begin werktijd" weergegeven in het bovenste gedeelte van de kalender. Totdat de persoon is ingelogd, worden zijn of haar werktijden en afspraken transparant weergegeven. Na werkafsluitingstijd kunnen uw teamleden uitchecken, zodat u kunt zien wanneer zij het bedrijf hebben verlaten.
Voorbeeld van de knoppen in de kalender:
Afhankelijk van of u de standaardtijden of het rooster als basis voor de registratie gebruikt, vergelijkt het systeem na de avondlijke checkout de totaal ingecheckte tijd met de geplande tijden en berekent daarmee de over- respectievelijk minderuren van die dag. Een overzicht van de evaluaties van de registratie vindt u hier.
Beperking van check-in-tijden
U kunt in de instellingen van de tijdregistratiefunctie bepalen dat teamleden zich alleen binnen een bepaald tijdvenster vóór het begin van de werktijd kunnen inloggen, bijvoorbeeld maximaal 10 minuten vóór de start van de werktijd. Op deze manier voorkomt u dat teamleden overuren opbouwen door zich lang vóór het begin van de werktijd in te checken.
Tip: Als uw medewerkers eigen inloggegevens hebben om zich ook op hun privételefoon in Belbo in te loggen, kunt u voorkomen dat zij zich met deze inloggegevens al onderweg kunnen inloggen. Meer informatie over medewerker-login met beperkte rechten.
Pausetijden
U kunt zelf bepalen of uw teamleden zich bij hun pauzes in- en uitloggen:
- Wanneer u erop vertrouwt dat uw teamleden de in de kalender ingevoerde pauzes correct opvolgen, hoeven zij zich niet in- en uit te checken. De tijdregistratie registreert de pausetijden correct.
- Als u wilt controleren of uw teamleden de wettelijke pausetijden in acht nemen, kunt u ook bepalen dat zij zich bij het begin van de pauze uitchecken en bij het hervatten van het werk inchecken. Mocht de medewerker bijvoorbeeld een aanzienlijk langere of kortere pauze nemen dan gepland, wordt dit ook correct vastgelegd.
- Het is aan u of u de pauzes van uw medewerkers als afspraaktype "Pauze" in de kalender invoert, of dat u meerdere werktijden in het rooster invoert. De tijdregistratie houdt rekening met beide varianten.
In het bovenstaande voorbeeld wordt in de evaluatie van de tijdregistratie in alle varianten ervan uitgegaan dat teamleden de geplande pauzes nemen, ook al checken zij zich niet in en uit voor de pausetijden. Mocht het voorkomen dat personen in uw team pausetijden niet in acht nemen, raden we u aan erop toe te zien dat zij zich ook voor de pauzes aan- en afmelden.