De arbeidstijdbalans (over-/minusuren) van een teamlid wordt bij de jaarwisseling niet automatisch overgenomen, maar start op 1 januari altijd opnieuw bij nul. Hier leggen we uit waarom dat zo is, hoe u een bestaande balans toch bewust naar het nieuwe jaar kunt meenemen en hoe dat ook met restdagen uit het voorgaande jaar werkt.
Waarom wordt de balans niet automatisch overgedragen?
Belbo gaat ervan uit dat een aan het einde van het jaar bestaande over- of minurenbalans al is vereffend – bijvoorbeeld door afbouw via vakantiedagen of door uitbetaling van overuren. Om deze reden stelt de arbeidstijdregistratie de balans "Resultaat sinds begin van het jaar" op elke 1 januari automatisch in op nul.
Als de balans van een teamlid aan het einde van het jaar niet is vereffend, gaat de waarde daardoor verloren en verschijnt deze het volgende jaar nergens meer – deze moet dan handmatig en bewust naar het nieuwe jaar worden overgedragen.
Balans bij jaarwisseling handmatig overdragen
Om een bestaande balans uit het voorgaande jaar mee te nemen, boekt u voor het betrokken teamlid een arbeidstijdcompensatie op 1.1. van het nieuwe jaar ter hoogte van de resterende balans:
- Ga onder Instellingen > Arbeidstijdregistratie naar de januari van het nieuwe jaar.
- Klik bij het betrokken teamlid op het getal in de rij "Resultaat sinds begin van het jaar (over-/minusuren)" (dit staat op dit moment nog op nul).
- Voer als datum van de compensatieboeking 1.1. in en geef een reden op, bijv. "Balansoverboeking uit voorgaand jaar".
- Selecteer afhankelijk van of er een plus- of minussaldo moet worden overgedragen, de modus "Uren opbouwen" respectievelijk "Uren afbouwen".
- Voer het aantal minuten van de balans van het voorgaande jaar in en sla de compensatieboeking op.
- Bepaal het aantal restdagen (respectievelijk -uren) van het teamlid uit het voorgaande jaar.
- Reken deze om op basis van de gewenste arbeidstijd van het teamlid in minuten, bijv. 2 restdagen à 8 uur = 960 minuten.
- Book op 1.1. een verdere arbeidstijdcompensatie in de modus "Uren opbouwen" over dit aantal minuten, bijv. met de reden "Restdagen vorig jaar".
- De restdagen staan het teamlid daarmee ter beschikking als overurentegoed en kunnen in het nieuwe jaar regulier als overuurenafbouw worden opgenomen.
Vanaf nu telt de overgedragen balans weer mee naar het "Resultaat sinds begin van het jaar" van het nieuwe jaar.
Video
We hebben de procedure ook als video vastgelegd:
Restdagen overnemen
Net als de over-/minurenbalans worden de restdagen van een teamlid bij de jaarwisseling ook niet automatisch overgenomen. Daar zijn twee mogelijkheden voor:
Variant 1: Als afwezigheid invoeren (eenvoudig)
U voert de restdagen in het nieuwe jaar gewoon in als afwezigheid in het dienstroster/kalender wanneer deze wordt opgenomen – precies zoals reguliere vakantie ook.
Nadeel: De restdagen worden hierbij niet gesaldeerd. Belbo houdt geen eigen register bij van hoeveel restdagen al zijn opgenomen of nog over zijn – u moet zelf in de gaten houden wanneer de restdagen op zijn.
Variant 2: Via de arbeidstijdbalans weergeven (met saldering, meer werk)
Wat arbeidsintensiver, maar met schone saldering: u rekent de restdagen om in uren en boekt deze uren als extra overuren op de arbeidstijdbalans. Zo ziet u in de rapportage altijd exact hoeveel restdagen nog over zijn en verloopt de afbouw als een reguliere overuurenafbouw.