De arbeidstijdensaldo (over-/minusuren) van een teamlid wordt niet automatisch overgenomen naar het nieuwe jaar, maar start op 1 januari altijd opnieuw bij nul. Hier leggen we uit waarom dat zo is, hoe u een bestaande saldo toch bewust naar het nieuwe jaar kunt meenemen en hoe dit ook werkt met restvakanties uit het voorgaande jaar.
Waarom wordt de saldo niet automatisch overgedragen?
Belbo gaat ervan uit dat een aan het einde van het jaar bestaande over- of minuursaldo al is vereffend – bijvoorbeeld door afbouw via vakantiedagen of door uitbetaling van de overuren. Om deze reden zet de arbeidstijdregistratie de saldo "Resultaat sinds begin van het jaar" op elke 1 januari automatisch op nul terug.
Als de saldo van een teamlid aan het einde van het jaar niet is vereffend, gaat de waarde verloren en verschijnt nergens meer in het nieuwe jaar – deze moet dan handmatig en bewust naar het nieuwe jaar worden overgedragen.
Saldo handmatig bij jaarwisseling overdragen
Om een bestaande saldo uit het voorgaande jaar mee te nemen, boekt u voor het betreffende teamlid een arbeidstijdencompensatie op 1.1. van het nieuwe jaar ter hoogte van de resterende saldo:
- Ga onder Instellingen > Arbeidstijdregistratie naar januari van het nieuwe jaar.
- Klik bij het betreffende teamlid op het getal in de regel "Resultaat sinds begin van het jaar (over-/minusuren)" (dit staat op dit moment nog op nul).
- Voer als datum van de compensatieboeking 1.1. in en geef een reden op, b.v. "Saldooverdracht uit voorgaand jaar".
- Kies afhankelijk van of een plus- of minussaldo moet worden overgedragen, de modus "Uren opbouwen" respectievelijk "Uren afbouwen".
- Voer het aantal minuten van de saldo van het voorgaande jaar in en sla de compensatieboeking op.
- Bepaal het aantal restvakantiedagen (of -uren) van het teamlid uit het voorgaande jaar.
- Reken deze om op basis van de arbeidsomvang van het teamlid in minuten, b.v. 2 restvakantiedagen à 8 uur = 960 minuten.
- Boek op 1.1. een verdere arbeidstijdencompensatie in de modus "Uren opbouwen" voor dit aantal minuten, b.v. met het doel "Restvakantie voorgaand jaar".
- De restvakantie staat het teamlid dan ter beschikking als overurentegoed en kan in het nieuwe jaar regelmatig als overuren-afbouw worden genomen.
Vanaf nu telt de overgedragen saldo opnieuw mee naar het "Resultaat sinds begin van het jaar" van het nieuwe jaar.
Video
We hebben het proces ook als video opgenomen:
Restvakantie overnemen
Net als de over-/minuursaldo wordt ook de restvakantie van een teamlid niet automatisch overgenomen bij jaarwisseling. Daar zijn twee mogelijkheden voor:
Variant 1: Invoeren als afwezigheid (eenvoudig)
U voert de restvakantie in het nieuwe jaar gewoon in als afwezigheid in het dienstrooster/agenda, wanneer deze wordt opgenomen – net als normale vakantie.
Nadeel: De restvakantie wordt niet gesaldeerd. Belbo houdt geen eigen register bij van hoeveel restvakantie al is opgenomen of nog rest – u moet zelf bijhouden wanneer de restvakantie is opgebruikt.
Variant 2: Via de arbeidstijdensaldo afbeelden (met saldosaldo, arbeidsintensief)
Iets arbeidsintensiver, maar wel met schone saldosaldo: u rekent de restvakantie in uren om en boekt deze uren als extra overuren op de arbeidstijdensaldo. Zo ziet u in de rapportage op elk moment precies hoeveel restvakantie nog rest, en de afbouw verloopt als een normale overtimeafbouw.