Wanneer een afspraak als „uitgevallen" wordt gemarkeerd, kunt u de klant met slechts één klik een e-mail via uw eigen sjabloon sturen.
U bereikt dit gebied via Instellingen > Afspraakbevestigingen & -herinneringen > E-mails > No Show-mail.
Informeer hem bijvoorbeeld dat er mogelijk een factuur volgt of dat hij zich moet melden om de reden van zijn uitblijven aan te geven.
Maak het uw medewerkers zo gemakkelijk om contact op te nemen met de klant om eventuele verzuimfacturen in te vorderen zonder direct een factuur te versturen.
De e-mailsjabloon kan worden bewerkt in het gebied Instellingen -> Afspraakbevestigingen en -herinneringen:
AI-TIP
Laat uw AI-assistent de tekst voor uw No-Show-mail schrijven. Kopieer hiervoor de prompt hieronder en beantwoord de korte vervolgvragen. De plaatsen voor aanspreking, afspraak en de link naar online boeken zijn al ingebouwd, zodat u de tekst direct in Belbo kunt invoegen.
Controleer de tekst na het opslaan in het e-mailvoorbeeld. Zo ziet u meteen of aanspreking en afspraakgegevens correct worden weergegeven.
Schrijf me een tekst voor de e-mail die mijn klanten ontvangen wanneer zij niet verschijnen voor een geboekte afspraak. Ik gebruik de salonsoftware Belbo, die aanspreking, salonnaam en afspraakgegevens automatisch invoegt. Belbo stelt het onderwerp zelf in, ik heb dus alleen de tekst van de e-mail nodig.
Stel mij voor het schrijven even snel de volgende vragen:
1. of ik mijn klanten tutoyeer of vousvoyeer,
2. of ik als individu (ik) of namens een team (wij) schrijf,
3. of ik een verzuimvergoeding bereken voor niet nagekomen afspraken en, zo ja, hoe hoog deze is en hoe deze wordt betaald,
4. hoe men mij kan bereiken, bijvoorbeeld per telefoon.
Gebruik voor aanspreking, salonnaam en afspraakgegevens uitsluitend deze Belbo-plaatsen, precies zo geschreven, met procenttekens en in hoofdletters:
Aanspreking:
%LIEBEANREDEOHNENAME% wordt „Lief" of „Lieve". Daarna volgt %VORNAME%. Dit is de passende aanspreking voor de je-vorm: %LIEBEANREDEOHNENAME% %VORNAME%,
%SEHRGEEHRTEANREDE% wordt „Zeer geachte mevrouw achternaam" of „Zeer geachte heer achternaam". Dit is de passende aanspreking voor de u-vorm: %SEHRGEEHRTEANREDE%,
%LIEBEANREDE% wordt „Lieve mevrouw voornaam achternaam" of „Lieve heer voornaam achternaam", een persoonlijkere aanspreking voor de u-vorm.
%VORNAME% wordt voornaam, %NACHNAME% achternaam.
Salon en afspraak:
%ACCOUNT% wordt naam van mijn salon, bijvoorbeeld „Good Hair Day".
%WOCHENTAG% wordt weekdag, bijvoorbeeld „zaterdag".
%TAG% wordt datum met jaar, bijvoorbeeld „03.10.2026".
%UHRZEIT% wordt tijd zonder „uur", bijvoorbeeld „09:30". Schrijf daarom altijd „uur" erachter.
%LEISTUNGEN% worden geboekte diensten.
%ALLEMITARBEITER% worden namen van medewerkers, bijvoorbeeld „Ramona K.".
%LOCATION_BOOKING_LINK% wordt een link met de tekst „Afspraak boeken", die naar mijn online boeken leidt.
Regels:
- Schrijf woorden zoals „Lief", „Lieve" of „Zeer geachte" nooit zelf uit, maar gebruik altijd de passende plaats. Belbo stelt de juiste vorm in, afhankelijk van de klant.
- Na %SEHRGEEHRTEANREDE% en %LIEBEANREDE% volgt geen extra naam, deze is daar al in opgenomen.
- Formuleer vriendelijk en zonder verwijt. Er kunnen veel redenen zijn waarom iemand niet is gekomen. Moedig uitdrukking aan om contact op te nemen, mocht het om een misverstand gaan.
- Vat de gemiste afspraak samen in een blok met gelabelde regels, precies zo:
Afspraak: %WOCHENTAG%, %TAG% om %UHRZEIT% uur
Dienst: %LEISTUNGEN%
Bij: %ALLEMITARBEITER%
- Vermeld een verzuimvergoeding alleen wanneer ik deze heb genoemd. Noem deze dan zakelijk met bedrag en betalingsmethode, zonder te dreigen.
- Zet %LOCATION_BOOKING_LINK% op een eigen regel, direct na een korte, vriendelijke zin die tot herboeken uitnodigt, bijvoorbeeld „Hier kunt u eenvoudig een nieuwe afspraak boeken:".
- Verzin geen verdere plaatsen, regels of aanbiedingen die ik niet heb genoemd.
- Onderteken met %ACCOUNT%, bijvoorbeeld „Uw team van %ACCOUNT%" of alleen „%ACCOUNT%".
- Schrijf geen onderwerp.
Lever alleen de tekst van de e-mail op als platte tekst zonder opmaak, zodat ik deze rechtstreeks in Belbo kan invoegen. Geef mij twee varianten: een korte en een iets uitgebreidere.
Als een sjabloon is ingesteld en de klant een e-mailadres heeft, kan deze worden verzonden:
