Het kan voorkomen dat uw kassa een negatief contantgeldbestand weergeeft en het opslaan van de dagafsluiting niet mogelijk is. Hier leggen we de oorzaken en de oplossing uit.
Als de kassa een negatief contantgeldbestand heeft, kan de dagafsluiting niet worden opgeslagen:
Oorzaken
Dit kan meerdere oorzaken hebben. In elk geval is het echter het gevolg van onvoldoende voorzichtigheid in de kasabhandeling.
- Op deze dag werd vaak fooi per kaart betaald, die uit de contantgeldkassa zou moeten worden genomen. Dit is echter niet gebeurd, zodat niet opviel dat de gegeven fooi hoger was dan het werkelijk opneembare bedrag.
- Het werkelijke contantgeldbestand van de vorige dag kwam niet overeen met het bedrag in de dagafsluiting. De kassa werd niet geteld of het verschil werd niet gecorrigeerd.
- Er werd een grotere retour geboekt, die niet met het werkelijk aanwezige contantgeld aan de klant kon worden uitbetaald.
Natuurlijk kan de oorzaak ook een combinatie van deze oorzaken zijn.
Oplossing van het negatieve kassastand
Om het probleem op te lossen, moet de situatie zorgvuldig worden onderzocht en met het werkelijk aanwezige contantgeld worden vergeleken.
Details controleren
- Is mogelijk een werkelijk contant betaalde afspraak foutief geboekt? De betalingswijze kan achteraf worden gecorrigeerd.
- Bij een fooi per EC, is er te veel in rekening gebracht? De overeenkomstige factuur moet worden geannuleerd en opnieuw geboekt.
Uitgaven controleren
Is per ongeluk een te hoge uitgave geboekt? Deze kan worden verwijderd en opnieuw worden ingevoerd.
Storting boeken
Mocht de oorzaak niet kunnen worden gevonden, moet een kassastorting worden geboekt om de waarde van de contantgeldkassa af te stemmen op de werkelijke waarde. Dit incident kan het beste aan het belastingkantoor worden gemeld.
Fouten voorkomen
- Om te voorkomen dat de kassa een verkeerd bedrag weergeeft, is het belangrijk om elke avond de kassa te tellen en deze te vergelijken met het bedrag dat in de Belbo-dagafsluitng wordt weergegeven.
- Het telprotocol helpt bij het tellen en controleren van het kassastand.
- Bij afwijkingen moet de oorzaak van de afwijking worden gevonden en moet het probleem dezelfde dag worden opgelost.
- Als veel fooi per kaart wordt betaald, kan dit ook op de rekening blijven, in plaats van uit de contantgeldkassa te worden opgenomen.
- De richtlijnen voor een ordentelijke kasabhandeling vindt u in ons kassenhandboek (PDF).