Bij een overstap van een ander systeem is met name het importeren een grote uitdaging. Hier beschrijven wij hoe het eventueel zeer tijdrovende importeren van servicepakketten en abonnementen kan slagen.
Allereerst is het natuurlijk belangrijk dat de gegevens in een gestructureerde vorm kunnen worden opgehaald of idealiter al zijn verstrekt. Mocht aan deze voorwaarde zijn voldaan, dan kunt u deze import zelf uitvoeren. Mocht u deze niet van uw vorige aanbieder ontvangen, neem dan contact met ons op met het sleutelwoord "Importondersteuning".
Voorwaarde
- Klanten zijn al geïmporteerd en hebben een uniek kenmerk waarmee de toewijzing van servicepakketten en abonnementen mogelijk is. Dit extra klantenveld moet al zijn aangemaakt. In het volgende spreken wij hiervan van een "Klanten-ID".
- Alle servicepakketten, abonnementen en klantovereenkomsten hebben een uniek intern kenmerk waarmee de importprocessen onderling kunnen worden aangestuurd. In het volgende spreken wij hiervan van een "Pakket-ID".
- Alle in de servicepakketten opgenomen diensten zijn al in Belbo aangemaakt
De 3 importstappen zijn als volgt ingedeeld:
- Import van de abonnementen zonder betalingsstatus en zonder diensteninformatie
- Import van de meegenomen diensten
- Import van de betalingsstatus
Stap 1: Importeren van de zakelijke gegevens van de pakketten en abonnementen
In de eerste importprocedure worden de kenmerken van de pakketten geïmporteerd. In dit CSV/Excel-bestand zijn de volgende gegevens nodig:
- Klanten-ID
- Pakket-ID
- Pakketnaam - vrije tekst
- Aanmaakdatum (dd.MM.yyyy)
- Betalingswijze
- Totale pakketwaarde
- Indien aanbetaling heeft plaatsgevonden: hoogte van de aanbetaling
- Indien termijnbetaling:
- Aantal termijnen
- Eerste incasso
- Beoogde termijn per maand - deze waarde is alleen informatief en wordt in de derde importprocedure nader uitgewerkt, omdat deze waarde per maand kan variëren
- Momenteel geldig incassomachtiging bestaande uit IBAN, BIC (optioneel), bankhouder, rekeninghouder
Hier vindt u een voorbeeld importbestand: beispiel_paket_import.csv
Stap 2: Importeren van de in de pakket en abonnementen opgenomen diensten
In deze stap worden de in het pakket opgenomen diensten nu toegewezen. Hierbij worden daadwerkelijk aangemaakte diensten (in het gebied Prijzen & Competenties) in de pakketten ingevoegd. Omdat ook de voortgang wordt geïmporteerd, geldt hier dat elke rij van de import altijd één dienst vertegenwoordigt. Bevat een pakket dus 8x een bepaalde behandeling, dan bevat het bestand hiervoor 8 rijen. Dit heeft ermee te maken dat elke dienst eventueel al is ingelost of ingepland.
In het bestand worden daarom de volgende gegevens verwacht:
- Pakket-ID (zie Import 1)
- Afspraak (dd.MM.yyyy HH:mm) - is dit veld leeg, dan is deze dienst nog niet geleverd/ingepland
- Groep - naam van de dienstegroep, de dienst die hier moet worden gekoppeld
- Dienst - naam van de dienst die in de groep "Groep" is opgenomen
- Eenheidssprijs - prijs van de dienst
Belangrijk: Mocht de doeldienst niet worden gevonden, dan wordt deze dienst genegeerd. Het is daarom belangrijk dat alle diensten voor de import zijn geïmporteerd.
Hier vindt u een voorbeeld importbestand: beispiel_paket_leistungen.csv
Stap 3: Import van de betalingsstatus van het pakket/abonnement
Elke termijn en elke betaling van de pakketten wordt in de laatste stap geïmporteerd.
In het importbestand worden de volgende kolommen verwacht:
- Pakket-ID (zie Import 1)
- Vervaldatum (dd.MM.yyyy)
- Betaald op (dd.MM.yyyy) - indien leeg, is deze betaling nog verschuldigd
- Bedrag
- Betalingswijze
- Tekst - vrij tekstveld dat aan de betaling wordt gehecht
- Indien incasso wordt gebruikt: Terugboeking - "waar", indien deze betaling al is teruggestort
Hier vindt u een voorbeeld importbestand: beispiel_import_zahlungen.csv