Bij een overstap van een ander systeem vormt met name de import een grote uitdaging. Hier beschrijven we hoe de soms zeer arbeidsintensieve import van servicepakketten en abonnementen kan slagen.
Eerst is het natuurlijk belangrijk dat de gegevens in gestructureerde vorm kunnen worden opgehaald of idealiter al beschikbaar zijn gesteld. Als aan deze voorwaarde is voldaan, kunt u deze import zelf uitvoeren. Mocht u deze niet van uw vorige aanbieder ontvangen, neem dan contact met ons op met het trefwoord "importondersteuning".
Voorwaarde
- Klanten zijn reeds geïmporteerd en beschikken over een uniek kenmerk dat de toewijzing van servicepakketten en abonnementen mogelijk maakt. Dit aanvullende klantenveld moet al zijn aangemaakt. Hierna spreken we van een "klanten-ID".
- Alle servicepakketten, abonnementen en klantafspraken beschikken over een uniek intern kenmerk waarmee de importprocessen kunnen worden aangestuurd. Hierna spreken we van een "pakket-ID".
- Alle services in de servicepakketten zijn al in Belbo aangemaakt
De 3 importstappen zijn als volgt onderverdeeld:
- Import van abonnementen zonder betalingsstatus en zonder serviceinformatie
- Import van de aanwezige services
- Import van de betalingsstatus
Stap 1: Importeren van de feitelijke gegevens van de pakketten en abonnementen
In het eerste importproces worden de kenmerken van de pakketten geïmporteerd. In dit CSV/Excel-bestand zijn de volgende gegevens nodig:
- Klanten-ID
- Pakket-ID
- Pakketnaam - vrije tekst
- Aanmaakdatum (dd.MM.yyyy)
- Betalingswijze
- Totale pakketwaarde
- Indien aanbetaling heeft plaatsgevonden: hoogte van de aanbetaling
- Bij termijnbetaling:
- Aantal termijnen
- Eerste incasso
- Beoogde termijn per maand - deze waarde is alleen informatief en wordt in het derde importproces geconcretiseerd, omdat deze waarde per maand kan variëren
- Huidige geldige incassomachtiging bestaande uit IBAN, BIC (optioneel), bankrekeninghouder, rekeninghouder
Hier vindt u een voorbeeldimportbestand: beispiel_paket_import.csv
Stap 2: Importeren van de services in de pakketten en abonnementen
In deze stap worden de services in het pakket toegewezen. Daarbij worden daadwerkelijk aangemaakte services (in de sectie Prijzen & Competenties) in de pakketten ingevoegd. Aangezien ook de voortgang wordt geïmporteerd, geldt hier dat elke rij van de import altijd overeenkomt met één service. Bevat een pakket dus 8x een bepaalde behandeling, dan bevat het bestand 8 rijen hiervoor. Dit hangt ermee samen dat elke service mogelijk al is gebruikt of gepland.
In het bestand worden daarom de volgende gegevens verwacht:
- Pakket-ID (zie Import 1)
- Afspraak (dd.MM.yyyy HH:mm) - is dit veld leeg, dan is deze service nog niet geleverd/gepland
- Groep - naam van de servicegroep waaraan de service moet worden gekoppeld
- Service - naam van de service die zich in de groep "Groep" bevindt
- Eenheidsprijs - prijs van de service
Belangrijk: Wanneer de doelservice niet wordt gevonden, wordt deze service genegeerd. Het is daarom belangrijk dat alle services vóór de import zijn geïmporteerd.
Hier vindt u een voorbeeldimportbestand: beispiel_paket_leistungen.csv
Stap 3: Import van de betalingsstatus van het pakket/abonnement
Elke termijn en elke betaling van de pakketten worden in de laatste stap geïmporteerd.
In het importbestand worden de volgende kolommen verwacht:
- Pakket-ID (zie Import 1)
- Vervaldatum (dd.MM.yyyy)
- Betaald op (dd.MM.yyyy) - indien leeg, is deze betaling nog verschuldigd
- Bedrag
- Betalingswijze
- Tekst - vrij tekstveld dat aan de betaling wordt toegevoegd
- Indien incasso wordt gebruikt: terugboeking - "true", als deze betaling al is teruggeboekt
Hier vindt u een voorbeeldimportbestand: beispiel_import_zahlungen.csv