In Belbo moeten ook de diensttijden van uw ruimten en apparaten worden gepland. Dit zorgt ervoor dat de benodigde apparaten altijd beschikbaar zijn voor boeking. Indien gewenst, kunt u dit proces ook automatiseren.
Voorwaarden voor automatische diensttijden
De automatische diensttijden zijn gebaseerd op de in de kalender ingevulde openingstijden. Het is dus belangrijk dat uw openingstijden correct zijn ingesteld. Uw openingstijden worden in uw kalender weergegeven als grijze gearceerde oppervlakte. Ze dienen als grafische oriëntatie in de kalender en hebben geen invloed op de boekbaarheid van uw medewerkers. Het is dus mogelijk dat de eventueel tot nu toe onjuist ingestelde openingstijden geen invloed op uw dagelijks bedrijf hebben gehad en daarom niet zijn opgemerkt of gecorrigeerd.
- Controleer de openingstijden in de kalender. Deze bevinden zich normaal rechts naast elk datumlabel.
- Mocht de openingstijden verborgen zijn, volg dan de gearceerde oppervlakten in de kalender.
- Om de openingstijden aan te passen, gaat u te werk zoals hier beschreven.
Voorbeeld van gearceerde openingstijden in de kalender:
Automatische diensttijden activeren
- Klik in de kalender op de gewenste resource en op "Profiel weergeven". Mocht u de resources in uw kalender hebben verborgen, dan kunt u het profiel openen onder Instellingen > Ruimten en apparaten.
- Activeer de functie "Automatische diensttijden".
- Sla uw invoer op.
Na het opslaan worden de diensttijden van de gekozen resource automatisch binnen de openingstijden ingevoerd. Dit proces wordt nu herhaald telkens wanneer u de kalender opnieuw laadt, totdat u de functie weer deactiveert.
Ruimten & apparaten met automatische diensttijden blokkeren
Om ruimten en apparaten met automatische diensttijden te blokkeren, gaat u als volgt te werk:
- Sleep met uw muis de gewenste tijd in de kalender.
- Klik in het vervolgens geopende afsprekingsdialoog op "Interne afspraak".
- Voer de reden voor de blokkering in en sla uw invoer op.
Op de achtergrond is de beschikbaarheid ("diensttijd") van de resource nog ingevoerd. De blokkering verhindert echter het boeken van de resource.
Mocht uw ruimten en apparaten in de kalender zijn verborgen, klik dan rechtsonder in de kalender op "Alles" en selecteer de ruimten en apparaten die u wilt weergeven.
Automatische diensttijden in het rooster
U kunt de automatische diensttijden ook herkennen in het rooster. Medewerkers en resources waarvoor deze functie is geactiveerd, hebben een bijbehorend symbool (groene circulaire pijl) naast hun naam:
De op deze manier gemarkeerde ruimten en apparaten hoeven dus niet handmatig naar de toekomst worden overgedragen.
Diensttijden handmatig invoeren
Mocht u niet wensen dat uw ruimten en apparaten automatisch binnen de openingstijden beschikbaar zijn, dan kunt u de beschikbaarheid uiteraard ook handmatig instellen. Dit is geschikt als:
- Uw resource niet tijdens de gehele openingstijd, maar bijv. alleen in de middag boeking mogelijk moet zijn.
- U de resource gebruikt om diensten op bepaalde weekdagen of tijdstippen te beperken.
- U de beschikbaarheid steeds opnieuw flexibel wilt instellen.
In dit geval activeert u de automatische diensttijden niet in het profiel van de resource. Hoe u de beschikbaarheden handmatig instelt, kunt u hier lezen.