In Belbo moet u ook de openingstijden van uw ruimten en apparaten onderhouden. Zo zorgt u ervoor dat de benodigde apparaten altijd beschikbaar zijn voor boeking. Indien gewenst, kunt u dit proces ook automatiseren.
Voorwaarden voor automatische werktijden
De automatische werktijden richten zich naar de in de kalender ingevoerde openingstijden. Het is dus belangrijk dat uw openingstijden correct zijn ingevoerd. Uw openingstijden worden in uw kalender als grijze gearceerde oppervlakte weergegeven. Zij dienen als grafische oriëntatie in de kalender en hebben geen invloed op de beschikbaarheid van uw medewerkers. Het kan dus voorkomen dat de mogelijk tot nu toe verkeerd ingevoerde openingstijden geen invloed op uw dagelijkse bedrijfsvoering hebben gehad en daarom niet zijn opgemerkt of gecorrigeerd.
- Controleer de openingstijden in de kalender. Deze bevinden zich normaal gesproken rechts naast elk datumlabel.
- Mochten de openingstijden verborgen zijn, richt u zich naar de gearceerde oppervlakten in de kalender.
- Om de openingstijden aan te passen, gaat u te werk zoals hier beschreven.
Voorbeeld van gearceerde openingstijden in de kalender:
Automatische werktijden activeren
- Klik in de kalender op de gewenste bron en op "Profiel weergeven". Zijn de bronnen in uw kalender verborgen, dan kunt u het profiel openen onder Instellingen > Ruimten en apparaten.
- Activeer de functie "Automatische werktijden".
- Sla uw invoer op.
Na het opslaan worden de werktijden van de gekozen bron automatisch ingevoerd binnen de openingstijden. Dit proces wordt nu telkens herhaald wanneer u de kalender opnieuw laadt, totdat u de functie opnieuw uitschakelt.
Ruimten & apparaten met automatische werktijden blokkeren
Om ruimten en apparaten met automatische werktijden te blokkeren, gaat u als volgt te werk:
- Sleep de gewenste tijd met uw muis in de kalender.
- Klik in het dialoogvenster dat vervolgens verschijnt op "Interne afspraak".
- Voer de reden voor de blokkering in en sla uw invoer op.
Op de achtergrond is de beschikbaarheid ("werktijd") van de bron nog ingevoerd. De blokkering voorkomt echter het boeken van de bron.
Mochten uw ruimten en apparaten in de kalender verborgen zijn, klik dan rechtsonder in de kalender op "Alles" en selecteer de ruimten en apparaten die u wilt weergeven.
Automatische werktijden in de planning
U herkent de automatische werktijden ook in de planning. Medewerkers en bronnen waarvoor deze functie is ingeschakeld, hebben een bijbehorend symbool (groene circulaire pijl) naast hun naam:
De op deze manier gemarkeerde ruimten en apparaten hoeven dus niet handmatig in de toekomst te worden overgedragen.
Werktijden handmatig invoeren
Mocht u niet willen dat uw ruimten en apparaten automatisch beschikbaar zijn binnen de openingstijden, kunt u de beschikbaarheid natuurlijk ook handmatig invoeren. Dit is geschikt wanneer:
- Uw bron niet tijdens de volledige openingstijd, maar bijvoorbeeld alleen 's middags beschikbaar moet zijn.
- U de bron gebruikt om diensten op bepaalde weekdagen of uren te beperken.
- U de beschikbaarheid telkens weer flexibel opnieuw wilt invoeren.
Activeer in dit geval de automatische werktijden niet in het profiel van de bron. Hoe u de beschikbaarheid handmatig invoert, leest u hier.