Als een persoon niet op het geplande moment verschijnt en u een uitvalrekening wilt schrijven, kunt u dit doen in het Belbo kassasysteem.
Voorwaarden
- Uw klanten moeten van tevoren worden geïnformeerd dat een uitvalrekening wordt opgesteld bij te laat afzeggen. Geschikte plaatsen hiervoor zijn bijvoorbeeld de bevestigings- en herinneringsmails of de teksten in de onlineboeking. Ook eigen voorwaarden zijn hier zinvol. Houd er rekening mee dat wij u niet kunnen adviseren bij het formuleren van deze teksten.
- De dienst "Uitvaltarief" of dergelijke is al aangelegd. U kunt ook gewoon de originele dienst behouden.
- De A4-facturen moeten zijn ingesteld als u van plan bent de factuur als PDF per e-mail te versturen.
- De betalingswijze "Factuur/Overschrijving" is al correct ingesteld. U kunt ook de betalingswijze "Klantenkrediet" aanleggen. Dan herinnert de kassa u bij de volgende afspraak van de klant eraan dat hij het achterstallige bedrag opslaat.
Uitvalrekening maken
Als u constateert dat een persoon niet op het geplande moment verschijnt, of als deze zeer kort van tevoren afzegt, kunt u de afspraakstatus op "vervallen" stellen. Dit is belangrijk omdat de tekst op de factuur dienovereenkomstig wordt aangepast.
Nu kan de afspraak worden afgerekend door op "Kasseren" te klikken.
- In het kassamechanisme kan de prijs worden gewijzigd (1), als bijvoorbeeld slechts de helft van het bedrag moet worden afgerekend.
- U kunt ook de dienst verwijderen (2) en vervangen door de dienst "Uitvaltarief" (3).
- Vervolgens wordt de afspraak met de desbetreffende betalingswijze (bijv. "Factuur / Overschrijving" of "Klantenkrediet") afgerekend.
Vervolgens kan de factuur per e-mail aan de persoon worden verzonden of worden afgedrukt en op andere wijze worden bezorgd.
Trouwens: Als in uw kalenderinstellingen is opgenomen dat vervallen afspraken verborgen zijn, kunnen deze opnieuw worden weergegeven door op de datum te klikken:
Onze tips voor maatregelen tegen onbetrouwbare klanten vindt u hier.
Een overzicht van openstaande facturen en het registreren van betalingsontvangst vindt u hier.