Vanaf 1 januari 2020 treedt de bonuitgaveplicht (in de volksmond ook "bonplicht" genoemd) in Duitsland in werking. Hoe u aan deze verplichting als Belbo-gebruiker voldoet en wat u moet beachten, leest u hier.
Dit artikel is met name relevant voor gebruikers uit Duitsland.
Kassabonnen afdrukken
In Belbo kunt u kassabonnen afdrukken. Na afronding van de kassamutatie ziet u op het afsluitingsscherm van de kassa de knop "Factuur afdrukken" (respectievelijk "Bon afdrukken" wanneer de printerverbinding actief is).
Als uw bonprinter correct is aangesloten op het gebruikte apparaat, kan de bon op deze manier worden afgedrukt.
A4-facturen afdrukken of per e-mail verzenden
U kunt ook A4-facturen afdrukken of per e-mail naar de klant verzenden. Met name gezien de papierverspilling en de daarmee gepaard gaande ontstaan van afval en kosten is elektronisch verzenden zinvol. Het Bundesfinanzministerium wijst expliciet op dat dit aansluit bij de wettelijke bepalingen:
De bonuitgaveplicht is bewust technologieneutraal vormgegeven. Het blijft aan kassahouders overgelaten om bonnen bijvoorbeeld ook per e-mail of naar mobiele telefoons uit te geven.
Mocht u de knop "A4-factuur" in de afgeronde kassamutatie niet vinden, kan deze onder Instellingen > Kassasysteem > Bonontwerp worden toegevoegd.
Na het klikken op "A4-factuur" ziet u het dialoogvenster voor factuurverzending. U kunt het PDF-bestand downloaden en zelf afdrukken om het aan de klant mee te geven, of de factuur met één klik naar het e-mailadres van de klant verzenden.
Factuuronderdelen
Bonnen die via de Belbo-kassa worden gegenereerd, kunnen met de wettelijk vereiste gegevens worden voorzien. Dit zijn:
Naam en adres van de onderneming die de prestatie verricht (uw bedrijf)
Datum van bonuitgifte
Tijdstip van de transactie
Hoeveelheid en aard van de geleverde prestaties
Tegenprestatie
Belastingbedrag
Controleer alstublieft uw bonnen en facturen op de desbetreffende gegevens. Datum en tijd worden altijd weergegeven, alle individuele gegevens kunnen onder Instellingen > Kassasysteem > Bonontwerp worden ingevoerd of gecorrigeerd.
Automatische bonuitdruk
Als u na elke afgeronde kassamutatie automatisch een bon wilt afdrukken, kunt u dit instellen in de Printerverbinding. Houd er alstublieft rekening mee dat hiervoor de Belbo Satellite moet zijn geïnstalleerd.
Mocht het in uw bedrijf voorkomen dat u de kleinbedraglimiet van § 33 lid 1 USTDV overschrijdt, moeten aanvullende gegevens zoals naam en adres van de klant op bon en factuur worden toegevoegd. Met Belbo is dit mogelijk als deze gegevens in het klantbestand zijn opgenomen. Meer informatie vindt u hier.
Naast kassabonnen kunt u met Belbo ook A4-facturen maken, die u per e-mail naar uw klanten kunt sturen of afgedrukt meegeeft.
U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Bonontwerp
Mocht deze functie niet ingeschakeld zijn, kunt u deze inschakelen via "Instellingen > Functie toevoegen".
A4-facturen inschakelen
Als u in het kassamodule nog geen mogelijkheid hebt om A4-facturen te selecteren, moet deze functie eerst worden ingeschakeld.
Ga in "Instellingen" naar "Bonontwerp"
Mocht deze functie niet ingeschakeld zijn, kunt u deze inschakelen via "Instellingen > Functie toevoegen".
Aktiveer hier de optie "Bied het afdrukken van facturen in A4-formaat aan."
Daarna kunt u in elk kassamodule de A4-factuur maken:
Klik op het PDF-pictogram om de factuur te downloaden en af te drukken.
Of klik op "Verzenden" om de factuur eenvoudig per e-mail naar de klant te sturen.
Factuurelementen bewerken
Als u betaling per factuur aanbiedt, is het verstandig om uw bankgegevens op uw factuur op te geven.
Als het adres van de klant op uw factuur moet worden vermeld, kunt u bepaalde tijdelijke aanduidingen gebruiken om deze weer te geven. Hiervoor opent u de bonontwerp-functie en bewerkt u de "factuutkop". Hier vindt u onder het punt "Tekstplateholders" onder de categorie "Klanten" de velden "Straat", "Postcode", "Plaats". Houd er rekening mee dat u hiervoor extra klantenvelden met precies dezelfde naam moet aanmaken.
Als u uw klanten wilt toestaan geleverde diensten en producten ook op factuur, dus per overschrijving te betalen, kunt u dit in Belbo doen.
Als u naast betaalwijzen zoals "Contant" of "Betaalpas" nog geen betaalwijze "Factuur" hebt, neem dan contact met ons op via de helpdesk of per e-mail naar info@belbo.com bij onze klantenservice. Het is handig (maar niet noodzakelijk) als u al van uw boekhoudkantoor hebt vernomen welke (meestal 4-cijferige) boekhoudkundige rekening daarvoor moet worden gebruikt.
Kasseer de afspraak zoals gewoonlijk af en selecteer in de laatste stap als betaalwijze "Factuur".
Klik in het afgeronde kassamodule op "A4-factuur" en verstuur de factuur per e-mail of druk deze voor de klant af.
Klant verschijnt niet / laat afspraak zonder uitleg vervallen
Als u in uw voorwaarden hebt bepaald dat klanten die hun afspraak laten vervallen een factuur moeten ontvangen, kunt u als volgt te werk gaan:
Klik op de vervallen afspraak en op "Kasseren".
Als u het volledige bedrag van de afspraak in rekening brengt, kunt u het normaal kasseren.
U kunt ook een dienst aanmaken die "Vervallingsgebeur" heet en in plaats daarvan deze dienst toevoegen in het kassamodule.
Als u slechts b.v. 50% van de afspraakwaarde in rekening brengt, kunt u een korting van 50% geven.
Klik onder "Betaalwijze" op "Factuur" of "Overschrijving" enz.* en sluit het proces af.
Klik zoals hierboven beschreven op "A4-factuur" en druk de factuur af of verstuur deze onmiddellijk per e-mail naar de klant.
Als u naast betaalwijzen zoals "Contant" of "Betaalpas" nog geen betaalwijze "Factuur" hebt, neem dan contact met ons op via de helpdesk of per e-mail naar info@belbo.com bij onze klantenservice. Het is handig (maar niet noodzakelijk) als u al van uw boekhoudkantoor hebt vernomen welke (meestal 4-cijferige) boekhoudkundige rekening daarvoor moet worden gebruikt.
Klant verandert van gedachten en wil een paar dagen later contant of per betaalpas betalen
In sommige gevallen verschijnt de klant na enige tijd in de winkel en wil de openstaande factuur contant betalen. In dit geval mag u het contante geld niet aannemen en in de kassa leggen, omdat dit de contantvoorraad beïnvloedt zonder dat er een boeking plaatsvindt.
Vraag de klant om de factuur over te schrijven. Mocht hij absoluut op betaling staan, leg het geld in een envelop, die u zorgvuldig labelt (bijv. "Factuur van klantnaam, datum, tijd") en neem u mee naar de bank bij de volgende storting.
Informeer daarna alstublieft uw boekhoudkantoor over deze extra betaling.
Mocht betaling per betaalpas al hebben plaatsgevonden, vraag dan alstublieft uw belastingadviseur hoe dit moet worden geboekt.
Alle informatie is zonder garantie. Vanwege de wettelijke situatie mogen wij u niet adviseren over belastingkwesties. Bespreek specifieke belastingkwesties alstublieft met uw belastingadviseur.
Het gebeurt dat klanten gekochte goederen terugbrengen. U kunt de retourknop in uw kassa gebruiken om deze in te voeren. Dit zorgt ervoor dat de kassa en voorraad altijd correct zijn.
Retour boeken
Voer als volgt een retour correct in:
Klik op de kassier in de hoofdnavigatie. Hier vindt u de knop "Retour".
Kies de aankoopdatum van het product en klik vervolgens op het geretourneerde product.
Mocht de klant nog een product kopen, deze kan worden toegevoegd aan het afrekenen.
Selecteer de betaalmethode waarmee de klant het geld voor de goederen terugkrijgt. Dit is meestal contant geld, en voltooi het proces.
Als contant geld wordt geretourneerd, haalt u geld uit de kassa en geeft u dit terug aan de klant.
Het komt voor dat klanten gekochte goederen retourneren. Om deze in te boeken kunt u de retourknop in uw kassa gebruiken. Zo zorgt u ervoor dat de kassestand en de voorraadhoeveelheid altijd correct zijn.
Retour boeken en geld in contanten uitbetalen
Om een retour correct in te boeken, gaat u als volgt te werk:
Klik in de hoofdnavigatie op de kassa. Hier vindt u de knop "Retour".
Selecteer de aankoopdatum van de goederen en klik vervolgens op het geretourneerde product.
Mocht de klant een ander product aanschaffen, dan kan dit aan de kassabewerking worden toegevoegd.
Klik op "Betaling" en selecteer de betaalwijze waarmee de goederen aan de klant worden terugbetaald. Normaliter is dit contant geld, en voltooi de bewerking.
In geval van contante terugbetaling neemt u het geld uit de kassa en geeft het aan de klant terug.
Retourwaarde als cadeaubon uitgeven
Wanneer u de klant in plaats van contant geld een cadeaubon ter waarde van het geretourneerde product wilt uitgeven, gaat u als volgt te werk:
Klik in de hoofdnavigatie op de kassa. Hier vindt u de knop "Retour".
Selecteer de aankoopdatum van de goederen en klik vervolgens op het geretourneerde product.
Klik op "+ Cadeaubon" en wijzig de prijs van de cadeaubon in dezelfde waarde die de cadeaubon moet hebben.
Het totaalbedrag moet nu 0,00 zijn.
Klik op "Betaling" en voltooi de bewerking.
Bij een factuurtotaal van 0,00 hoeft geen betaalwijze te worden geselecteerd, maar u kunt een bon afdrukken of een A4-factuur voor de bewerking uitstellen.
Bedrag niet in contanten uitbetalen, maar overmaken
Vereiste: Er moet een betaalwijze "Overmaken" (of "Factuur" enz.) beschikbaar zijn. Mocht dit in uw kassa niet het geval zijn, neem dan contact op met uw belastingbureau om het boekhoudkundige rekeningnummer voor deze betaalwijze te achterhalen. Deel dit vervolgens met ons mee (info@belbo.com).
Klik in de hoofdnavigatie op de kassa. Hier vindt u de knop "Retour".
Selecteer de aankoopdatum van de goederen en klik vervolgens op het geretourneerde product.
Mocht de klant een ander product aanschaffen, dan kan dit aan de kassabewerking worden toegevoegd.
Klik op "Betaling" en selecteer de betaalwijze waarmee de goederen aan de klant worden terugbetaald. In dit geval "Overmaken" (naam kan in uw kassa afwijken).
Met behulp van het kassamenumenu kunt u het kassaproces voor uw medewerkers vereenvoudigen. U kunt dus knoppen maken die uw medewerkers tijdens het kassaproces eenvoudig kunnen selecteren.
U bereikt dit gebied via Instellingen > Kassamenumenu
Als deze functie niet is geactiveerd, kan deze worden geactiveerd via "Instellingen > Functie toevoegen".
Functie van het kassamenumenu
Als het kassamenumenu niet is geactiveerd, kunnen alle door u gemaakte diensten in een selectiemenu worden geselecteerd. Als het kassamenumenu is geactiveerd en correct ingesteld, kunnen eenvoudige knoppen worden geselecteerd tijdens het kassaproces om de gewenste diensten in te voeren.
Waarschuwing: als het kassamenumenu alleen is geactiveerd, maar nog niet is ingesteld, is het niet mogelijk om diensten toe te voegen tijdens het kassaproces.
Korte video over het gebruik van het kassamenumenu:
Instelling van het kassamenumenu
Via Instellingen > Kassamenumenu bereikt u het instellingsgebied van deze functie. Als deze niet is geactiveerd, kunt u deze activeren onder "Functie toevoegen". Het is het beste om dit niet te doen tijdens de normale bedrijfsvoering, omdat de kassafunctie tijdens de instellingsfase mogelijk niet volledig beschikbaar is. Als u met de instelling wilt beginnen en deze later wilt voortzetten, kunt u de module deactiveren en op een later moment opnieuw activeren zonder uw instellingen kwijt te raken.
Vereisten voor het gebruik van het kassamenumenu
Het kassamenumenu verwijst naar de reeds gemaakte diensten. Voordat u het kassamenumenu kunt instellen, moeten uw diensten dus eerst volledig zijn ingesteld.
Knoppen toevoegen aan het kassamenumenu
Om diensten aan uw kassamenumenu toe te voegen, opent u het kassamenumenu op de instellingenpagina en selecteert u het tabblad "Menudefinitie". Hier selecteert u + Groep toevoegen om een nieuw knoppelement te maken.
Geef uw knop de gewenste naam en een individuele kleur, zodat uw medewerkers een eenvoudige visuele oriëntatie hebben.
Diensten toevoegen
Nadat u een nieuwe knop hebt gemaakt, kunt u de diensten selecteren die na selectie van deze knop aan het kassaproces worden toegevoegd.
De knop krijgt exact dezelfde naam als de toegewezen dienst en krijgt ook haar kleur. Om de knoppen van de dienst in de gewenste kleur in te kleuren, definieert u dus de kleur in de dienst.
Herhaal deze procedure voor elke dienst die onder de menuknoppen is gegroepeerd en sla uw instellingen vervolgens op.
Gebruik van het kassamenumenu
Zodra u uw kassamenumenu hebt ingesteld, kan het worden gebruikt. Als bij het kassaproces een dienst aan een ingevulde afspraak of een loopklantafspraak wordt toegevoegd, kunnen uw medewerkers de aangemaakte knoppen gebruiken.
Met de functie "Sammelbon" kunt u meerdere afspraken samen betalen.
U vindt deze functie als u rechtsboven op Kasse klikt en vervolgens op "Sammelbon".
Functie activeren
Als u geen Sammelbon-knop in uw kassa vindt, moet de functie eerst worden geactiveerd.
Onder Instellingen > Kassensysteem selecteert u het tabblad "Basisinstellingen".
Hier kunt u de functie "Sammelbon" activeren.
Sla uw invoer op.
Meerdere afspraken samen innen
Om een gezamenlijke betaling te kunnen starten, hebt u minstens 2 openstaande afspraken nodig.
Voorbeeld: Anna en Maria Müller zijn moeder en dochter en betalen samen de geboekte diensten.
Als u op Sammelbon klikt, krijgt u eerst een lijst met alle openstaande afspraken. In deze stap markeert u de afspraken die samen moeten worden betaald.
De volgende stap is het gezamenlijke inningsmproces. In het inningsmproces ziet u de geboekte diensten van individuele klanten. Hier kunt u diensten of producten bewerken of toevoegen.
Als u alles hebt gecontroleerd, klikt u op Betaling en sluit u het inningsmproces af.
Zo ziet het gezamenlijke inningsmproces eruit. In ons voorbeeld kostten de geboekte diensten van elke klant elk 25,00 euro. Met een klik op de groene knop is het inningsmproces voltooid.
Er zijn verschillende redenen waarom u een rekening wilt annuleren. U hebt bijvoorbeeld de betalingswijze verwisseld of een factuuronderdeel vergeten, in het dagelijkse werk kan veel gebeuren.
U vindt deze functie wanneer u op een afspraak klikt en vervolgens op Rekening weergeven > Rekening annuleren.
Wanneer u op Rekening annuleren klikt, wordt u gevraagd een reden te selecteren. Als uw reden niet op de lijst staat, kunt u in het tekstveld uw reden voor annulering beschrijven.
Nadat u uw reden hebt geselecteerd en op Opslaan hebt geklikt, kunt u in de volgende stap de fout corrigeren. U kunt de prijs of de betalingswijze wijzigen, nieuwe diensten en producten toevoegen of de klant wijzigen.
Nadat u de gemaakte fout hebt gecorrigeerd, sluit u de kassaklus op de gebruikelijke manier af.
Waarschuwing: Mocht er al een dagafsluitng bestaan vanaf de dag waarop de correctie is aangebracht, dan moet deze opnieuw worden gemaakt – evenals op de volgende dagen tot en met heden, indien de kasstand door de wijziging werd beïnvloed.
U kunt een lopende klant afrekenen door op Kassa te klikken en vervolgens "Lopende klant afrekenen" te selecteren.
Hoe u een afspraak in de kalender afrekent, leest u hier.
Houd er alstublieft rekening mee dat de functie Medewerker-PIN actief moet zijn om lopende klanten af te rekenen.
Een lopende klant afrekenen
Klik op "Kassa" rechtsboven in de hoofdnavigatie
Klik op "Lopende klant afrekenen", selecteer de medewerker en voer uw persoonlijke PIN in.
Voeg de diensten of producten toe die gefactureerd moeten worden.
Voeg kortingen toe via de kortingsknop en documenteer waarom een korting is gegeven.
Wijzig het aantal diensten via de linkAantal.
Klik op "Betaling" (deze knop verschijnt alleen als er minstens één dienst is toegevoegd).
Selecteer de betaalmethoden en klik op "afsluiten".
U kunt fooi correct verwerken, ongeacht of deze contant, per kaartbetaling of met de bon-restwaarde wordt gegeven. Met deze functie kunnen per kaart betaalde fooien worden geregistreerd.
Bespreek alstublieft met uw belastingkantoor welke van uw medewerkers hun fooi moeten versturen.
U bereikt dit gebied via Instellingen > Fooiregels
Als deze functie niet is ingeschakeld, kunt u deze inschakelen via "Instellingen > Functie toevoegen".
Fooiregels instellen
Fooi verwerken: Stel hier de rekening in waarop per kaart betaalde fooibetalingen moeten worden verwerkt. Zodra u hier een rekening instelt, worden de fooibetalingen weergegeven op dagelijks- en maandafsluitingen en in de DATEV-export (zie hieronder). Gebruik alstublieft een fooirekening die expliciet door uw belastingkantoor is bevestigd en die, indien nodig, moet worden aangemaakt in uw eigen rekeningschema. We kunnen u graag helpen bij het instellen.
Fooi in kas behouden: Deze functie bepaalt het moment en de manier van uitbetaling van de fooi aan uw medewerkers.
Uitgeschakeld (standaard): Het systeem gaat ervan uit dat fooien onmiddellijk contant uit de kas worden opgenomen en aan de medewerker worden gegeven. Het kasbestand wordt dienovereenkomstig verminderd.
Ingeschakeld ("Fooi niet uit kas halen"): De fooi blijft fysiek en boekhoudkundig in de kas of op de bedrijfsrekening.
Gebruiksscenario: Gebruik deze optie als u fooien verzamelt en deze verzameld (bijv. aan het einde van de maand via overschrijving met de salarisafrekening) aan het team uitbetaalt.
In de dagelijks- en maandafsluitingen kunt u in dat geval zien hoeveel fooi u heeft ontvangen. Als u hier onderscheid wilt maken tussen verschillende medewerkers, stel dan alstublieft verschillende fooirekeningen in voor individuele medewerkers (zie menuitem "Overzicht")!
Wisselgeld bij kaartbetaling: Bepaal of overbetaling uit de kas moet worden geboekt. In dit geval wordt het bedrag dat uit de kas moet worden genomen, weergegeven in het kassagebeuren en moet door de medewerker uit de kas worden opgenomen. Lees meer hieronder op deze pagina.
Ingeschakeld ("Overbetaling bij EC altijd als fooi verwerken"): Wanneer een klant een hoger bedrag per kaart betaalt dan de dienst kost (bijv. 55 € in plaats van 50 €), herkent Belbo het verschil van 5 € automatisch als fooi.
Er wordt geen "wisselgeld" contant uitbetaald.
Uitgeschakeld:
Als deze optie niet actief is, wordt het restbedrag zowel bij contante als per kaart betalingen als fooi geregistreerd.
Overzicht
Zet een vinkje in het overzicht bij de personen wiens fooi moet worden belast.
Als u wilt, kunt u afzonderlijke medewerkers hun eigen fooirekeningen toewijzen.
Fooien
In het menuitem "Fooien" vindt u een overzicht van alle verstrekte fooien.
Fooi per betaalpas verwerken
Als er in uw bedrijf ook fooibetalingen per betaalpas of creditcard plaatsvinden, kunnen deze correct in Belbo worden verwerkt.
Klik in de selectie van betalingsmethode op de gewenste betaalmethode per kaart.
Voer in het nummerveld het werkelijk betaalde bedrag inclusief fooi in.
Klik op de groene bevestigingsknop.
Daarna moet de betaalde fooi uit de kas worden opgenomen!
In het kassasysteem wordt de fooi uit de contante kas geboekt, zodat het kasbestand van de avond rekening houdt met de fooiuitname.
Fooibetalingen op dagelijks- en maandafsluitingen
Als een rekening in de fooifunctie is ingesteld, worden de fooibetalingen ook op de afsluitingen weergegeven.
Voorbeeld van fooien in het PDF dagelijks afsluitingsrapport
U kunt een gedetailleerde kassadocumentatie hier downloaden.
Dit artikel is met name relevant voor gebruikers uit Duitsland.
