U bent wettelijk verplicht uw klanten ervan in kennis te stellen dat u hun gegevens verwerkt. Bovendien moet u uw klanten informeren over de duur, de rechtsgrondslag en het doel van opslag en andere omstandigheden. Ook de naam en contactgegevens van de verantwoordelijke en eventueel uw gegevensbeschermingsfunctionaris moeten u uw klanten in geval van gegevensverwerking meedelen. Bovendien moet de klant worden geïnformeerd over zijn rechten (onder meer op informatie of verwijdering van gegevens en de mogelijkheid van een klacht bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit).
Met het onlineboekingssysteem van Belbo wordt de klant per e-mail geïnformeerd over opslag en alle andere vereiste feiten. Dit gebeurt automatisch bij onlineboeking door uw klanten. Mocht de klant geen e-mailcontact willen of kunnen opgeven, dan is het mogelijk om een schriftelijke sjabloon voor de klant in het zaak beschikbaar te stellen.
Wanneer een klant een afspraak telefonisch boekt of persoonlijk naar u in het zaak komt, moet u de klant telefonisch of persoonlijk informeren over de gegevensverwerking. U kunt de klant ook een e-mail uit het klantenbestand sturen:
Informatieplicht in het klantenbestand
In elk klantenbestand wordt u met een waarschuwingspictogram geïnformeerd als een klant de informatie over het verzamelen van persoonsgegevens nog niet heeft ontvangen. Voor zover een e-mailadres voor de klant is opgegeven, kunt u de klant deze informatie per e-mail toesturen.
Klik eenvoudig op de knop die is gemarkeerd met een oranje vlag om een voorbeeld van het bericht te zien dat vervolgens naar de klant wordt verzonden. Vervolgens kunt u het bericht naar de klant versturen.
Informatieplicht voor bestaande klanten
De informatieplicht ontstaat zodra u nieuwe gegevens verzamelt (bijvoorbeeld door het boeken van een afspraak voor deze klant). Bestaande klantengegevens die vóór 25.05.2018 zijn ingevoerd, blijven onberroerd zolang geen nieuwe gegevens van de klant worden verzameld.
E-mailtekst zelf bewerken
De e-mail die naar uw klanten wordt verzonden, heeft een standaardtekst. Als u deze zelf wilt formuleren, kunt u de sjabloon overschrijven. Deze functie vindt u onder Instellingen > Gegevensbescherming > Informatieplicht.
