De import van afspraken gebeurt via het menu-item "Afspraken importeren", bereikbaar via het optiepaneel van de configuratie.
Het importproces verloopt in twee fasen: eerst moeten u alle verzamelde gegevens in "kommagescheiden" formaat in het invoerveld invoeren. Dit formaat kan uit elke gangbare database (Excel, Access, overige databases) worden gegenereerd. De eerste rij definieert hierbij het type informatie in de volgende rijen.
Afspraakinformatie bestaat in wezen uit start- en einddatum, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen datum en tijd en dus 4 kolommen van het importformaat vormen. Nadat u uw afspraken in het gewenste formaat hebt omgezet, kunt u de knop "Verzenden" gebruiken om de eerste stap af te ronden.
Vervolgens worden de gegevens gecontroleerd. Controleer nu of de afspraakgegevens correct worden weergegeven. Bij voltooiing van de import worden afspraken geïmporteerd. Houd er rekening mee dat de afspraakimport ongeveer 10 afspraken per seconde kan importeren. Het kan dus eventjes duren voordat alle afspraken zichtbaar zijn.
Op dit moment worden klantdossiers niet gekoppeld bij afspraakimport. Alleen de nieuwe afspraken die in de Belbo-kalender zijn aangemaakt, worden gekoppeld aan het klantdossier.
U kunt de afspraken van uw klanten met de bonprinter afdrukken om deze als herinnering aan uw klanten mee te geven. Dit is vooral geschikt voor klanten die geen e-mailadres of mobiel telefoonnummer hebben en daarom geen e-mail- en sms-herinneringen kunnen ontvangen.
U bereikt dit gebied via Klik op een afspraak > Afdrukken.
Hoe u alle afspraken van de dag in een handig overzicht afdrukt, leest u hier.
Wenn Sie wünschen, können Sie Ihren Kunden das eigenständige Absagen von Terminen erlauben.
Activering en controle van annuleringsfuncties:
Activering van de annuleringsfunctie
In de Termininstellingen van uw onlineboeking kunt u over het algemeen instellen of klanten afspraken zelf per klik mogen annuleren.
Tijdslimiet voor afspraakannulering
In de Tijdsinstellingen van uw onlineboeking kunt u bepalen binnen welke periode klanten afspraken mogen annuleren.
Annuleringsmogelijkheden voor uw klanten
Afspraakannulering in de onlineboeking
Ingelogde klanten kunnen op uw onlineboekingspagina reeds geboekte afspraken inzien. Als u de annuleringsfunctie hebt geactiveerd, kunnen deze afspraken ook binnen de door u ingestelde periode door de klant worden geannuleerd.
Afspraakannulering in de bevestigings-e-mail
U kunt in de Bevestigings-e-mail een annuleringslink voor afspraken plaatsen, zodat klanten door op de link te klikken afspraken zelf kunnen annuleren.
Voorbeeld van bevestigings-e-mail met annuleringslink:
Annulerings-e-mail
Als een klant zijn eigen afspraak annuleert of een medewerker de afspraak in de kalender verwijdert, ontvangt de klant een bevestigingsmail. Als u een eigen tekst voor deze mail wilt invoeren, kunt u dit doen onder Annulerings-mail.
Annuleringsbevestiging in de kalender
Als u een afspraak verschuift of verwijdert, kan de kalender een overeenkomstig bericht naar de klant verzenden. U kunt het verzenden van dit bericht met één klik bevestigen of afwijzen. Deze functie vindt u in de Kalenderinstellingen.
Uw kalender verzendt niet automatisch bij elke wijziging een bericht. Dit stelt u in staat om tijdens de afspraakbewerking te voorkomen dat talrijke berichten worden verzonden.
Melding bij afspraakannulering
Als u wilt, kunt u een e-mail ontvangen wanneer een klant een afspraak annuleert. Activeer hiervoor de corresponderende optie in de Onlineboekingsinstellingen.
Hoe u verwijderde afspraken kunt terugvinden en kunt zien wie de afspraak op welk moment heeft verwijderd, vindt u hier.
U kunt instellen met welke tijdsintervallen klanten tijdens de onlineboeking afspraken aangeboden krijgen. U kunt dit precies afstemmen op de werkwijze van uw bedrijf en de duur van uw diensten.
U bereikt dit gebied via Instellingen > Onlineboeking > Boekingsinstellingen > Afspraak-ritme.
Afspraakritme instellen
Om klanten elke 30 minuten een afspraak aan te bieden, selecteert u een ritme van "30 minuten".
Ritme bepalen
Selecteer eerst het gewenste ritme.
Afspraakritme in de onlineboeking
Voorbeeld voor 30-minuten-ritme in de onlineboeking:
Voorbeeld voor 120-minuten-ritme in de onlineboeking:
Speciale instellingen
Eerste afspraak
U kunt kiezen of u een normaal afspraakritme aanmaakt, of het begin van de werktijd als startpunt van het ritme wilt instellen.
Als u het begin van de werktijd kiest, kunt u bovendien instellen dat het ritme zich bij werknemers met verschillende starttijden ook anders gedraagt.
Praktijkvoorbeeld: Medewerker A begint om 09:00 uur met werken.
Klanten kunnen bij haar om 09:00, om 09:30 (etc.) boeken. Medewerker B begint om 09:15 uur met werken.
Klanten kunnen bij hem om 09:15, om 09:45 (etc.) boeken.
Ritme start
Het boekingsritme begint doorgaans op het hele uur. Als u echter een 30-minuten-ritme voor alle afspraken op xx:15 en xx:45 wilt aanbieden, kunt u de ritmestart dienovereenkomstig aanpassen.
Een overzicht van alle instellingen voor onlineboeking vindt u hier.
In principe zijn al uw diensten online boekbaar, tenzij u binnen de dienst heeft bepaald dat deze niet online boekbaar moet zijn. Als u alleen bepaalde categorieën wilt aanbieden of enkele selectievragen aan het proces wilt voorafgaan, kunt u het speciale boeking proces activeren.
U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Speciaal boeking proces
Als deze functie niet is geactiveerd, kunt u deze activeren via "Instellingen > Functie toevoegen".
Om de online boeking voor u en uw klanten zo optimaal mogelijk in te richten, hebt u vrij spel bij het ontwerpen van uw boekingspagina.
U kunt besluiten of u op de boekingspagina al uw diensten in een overzicht wilt weergeven, of dat u uw klanten eerst door enkele vragen wilt leiden naar de diensten die het beste bij hen passen.
Voorbeeld voor overzichtspagina
Op de overzichtspagina kunt u alle dienstgroepen, die u online wilt aanbieden, in een uitklapbare lijst aanbieden.
Voorbeeld voor vragenlijst
In de vragenlijst kunt u eerst enkele informatie over de klant verzamelen, zodat u hem daarna alleen de passende diensten kunt aanbieden.
Een overzichtspagina aanmaken
Korte video voor het aanmaken van een online boeking met overzichtspagina:
Als u uw dienstenlijst wilt bewerken of aanvullen, klikt u eerst op Online boeking bewerken.
Vrageteksten
U kunt de teksten van uw online boeking aanpassen. Als u kiest voor het dienstoverzicht, wordt een tekst als "Selecteer alstublieft de gewenste diensten:" aanbevolen.
Dienstgroepen toevoegen aan online boeking
Om een nieuwe dienstgroep toe te voegen, klikt u op nieuwe antwoordmogelijkheid. Er ontstaat een nieuwe lege rij aan het einde van de bestaande lijst. Klik op geen dienst gekoppeld om een dienstgroep te selecteren. Als u op de naam van de groep klikt, worden alle diensten daarin online boekbaar gemaakt. Als u rechtstreeks op een dienst klikt, wordt deze dienst zelf in de lijst opgenomen.
Om individuele diensten in een online beschikbare dienstgroep uit te sluiten van online boeking, gaat u alstublieft naar de Online boeking-instellingen van de desbetreffende dienst.
Aangeboden dienstgroepen bewerken
Dienstgroepen verwijderen: Met een klik op het rode kruis aan het einde van elke rij wordt deze groep of dienst uit de online boeking verwijderd. De diensten worden niet uit uw agenda verwijderd, maar kunnen niet meer online geboekt worden.
Dienstgroepen verplaatsen: De volgorde van uw hier weergegeven diensten komt overeen met de volgorde in de online boeking. Als u de volgorde wilt wijzigen, kunt u elke rij aan het rechterkant "pakken" en naar de gewenste positie schuiven.
Een vragenlijst aanmaken
Als u uw klanten alleen de voor hem passende diensten en niet uw volledige dienstenlijst wilt aanbieden, kunt u een vragenlijst aanmaken. Daarna wordt de klant naar een eigen dienstoverzicht geleid, dat de voor hem passende diensten bevat.
Voorbeelden van veelgestelde initiële vragen:
Bent u een vrouw of een man?
Ben je al lid?
Bent u al eens bij ons geweest?
Wil je ook een kleuring of alleen knipwerk en styling?
Korte video voor het aanmaken van vragen en vervolgvragen:
Vrageteksten
Om een vragenlijst aan te maken, formuleert u eerst de initiële vraag.
Maak vervolgens de gewenste antwoordmogelijkheden aan, die uw klanten online kunnen selecteren.
Klik vervolgens op de knop + Vraag om een nieuwe vragenlijstpagina te maken.
Hier kunt u de dienstgroepen aanmaken die bij de vraag passen (zie hierboven) of verdere vragen formuleren, die de gebruiker eerst moet beantwoorden voordat hem op een volgende subpagina de diensten worden getoond.
Vragen bewerken
Vragen verwijderen: Met een klik op het rode kruis aan het einde van elke rij wordt dit antwoord samen met alle vervolgvragen uit de online boeking verwijderd.
Dienstgroepen verplaatsen: De volgorde van uw hier weergegeven antwoorden komt overeen met de volgorde in de online boeking. Als u de volgorde wilt wijzigen, kunt u elke rij aan het rechterkant "pakken" en naar de gewenste positie schuiven.
Het verplaatsen van afspraken gaat in de Belbo-kalender heel gemakkelijk. Of u nu een afspraak een paar minuten of meerdere weken wilt verplaatsen.
Verplaatsing naar verre toekomst:
Om een afspraak te verplaatsen, klikt u deze eerst in de kalender aan. De afspraakdetailweergave wordt geopend. Dit biedt verschillende selectieopties. Als de afspraak op lange termijn moet worden verplaatst, selecteert u „Afspraak verplaatsen". De kalenderminiatuuraanzicht wordt geopend. Selecteer de gewenste datum. De afspraak ligt nu automatisch op deze dag en kan met de muis naar het juiste moment worden verplaatst. Wanneer alle noodzakelijke wijzigingen zijn aangebracht, klikt u vervolgens op „Sluiten".
Verplaatsing naar nabije toekomst:
De korte-termijn afspraakverplaatsing is mogelijk via een dubbelklik op de afspraak of via selectie van de afspraak en klikken op de optie „Handmatig bewerken". Na deze selectie kunt u de duur en starttijd met de muis instellen. U hebt de afspraak in uw hand!
Als termijnen zijn gewijzigd, verplaatst of uit de agenda verwijderd, kunt u op verschillende manieren nagaan wanneer deze wijziging heeft plaatsgevonden. Als u de functie Medewerker-PIN gebruikt, kunt u ook zien welke van uw medewerkers deze wijziging heeft aangebracht.
De volgende opties staan u ter beschikking voor termijnonderzoek:
Termijndetails
Als de afspraak nog in de agenda aanwezig is, kunt u erop klikken. Na klikken op Volledige geschiedenis kunt u zien wanneer de afspraak is aangemaakt en wanneer (en door wie) deze is gewijzigd.
Klantendossier
In elk klantendossier kunt u de afgelopen en toekomstige afspraken van een klant bekijken. U kunt hier ook verwijderde afspraken weergeven.
Als een afspraak niet meer in de agenda te vinden is, kan deze via het klantendossier worden gevonden.
Afspraken in het logboek
In het logboek kunt u alle termijnwijzigingen binnen een willekeurige periode bekijken.
Werktijden in het logboek
In het logboek kunt u alle wijzigingen in de werktijd binnen een willekeurige periode bekijken.
U kunt de afspraken van de dag in een handig overzicht afdrukken. U kunt deze aan uw medewerkers geven als zij in ruimtes werken waar geen internetapparaat beschikbaar is.
U bereikt dit gebied via klik op een datum in de kalender > Afspraken afdrukken.
Hoe u afzonderlijke afspraken afdrukt, vindt u hier.
U kunt talrijke informatie over elke afspraak inzien. Klantnaam en diensten zijn al goed zichtbaar rechtstreeks in de agenda. Met een klik op een afspraak kunt u veel meer details te weten komen.
Om details van geboekte afspraken in een overzicht te hebben, klikt u op de gewenste afspraak. Er opent zich een venster dat de datum, klant, diensten, de geplande prijs, afspraaknotities, duur en medewerker in één oogopslag laat zien.
Informatie in afspraakdetail
Opties
Onder Opties vindt u talrijke functies voor uw afspraak:
Afspraak naar een ander moment kopiëren: Maakt een identieke afspraak op hetzelfde moment op de dag die u na het klikken op deze functie kunt kiezen.
Afspraakversies weergeven: Toont de afspraakhistorie, waaruit u kunt zien wanneer en door wie een afspraak is aangemaakt of gewijzigd.
Vervolgafspraak inplannen: Opent de afspraakassistent met vooringevulde klantgegevens.
Bevestigingse-mail opnieuw verzenden: Als het e-mailadres van de klant is gewijzigd of de bevestigingse-mail van de klant zoek is geraakt, kunt u deze opnieuw verzenden.
Medewerkerbericht opnieuw verzenden: Als het e-mailadres van de medewerker is gewijzigd of het medewerkerbericht zoek is geraakt, kunt u dit opnieuw verzenden.
Afspraakopties:
Afdrukken
Onder Afdrukken wordt een bonprintervriendelij afdrukversie van de afspraak gemaakt, die u de klant kunt meegeven als deze geen e-mailadres of mobiel nummer heeft.
Voorbeeld van de afdrukweergave van een enkele afspraak:
Verplaatsen / Wijzigen / Verwijderen
Verplaatsen: Opent een maandoverzicht waarin u de gewenste dag kunt kiezen waarnaar uw afspraak moet worden verplaatst.
Wijzigen: Activeert de wijzigingsmodus, waarmee u de duur van de afspraakstappen kunt wijzigen of de gehele afspraak op de huidige dag kunt verplaatsen.
Verwijderen: Verwijdert de afspraak uit de agenda. Tip: In het Protocol en in het klantbestand kunt u ook verwijderde afspraken inzien.
Historie
U kunt zien wie de afspraak heeft aangemaakt en als laatste heeft gewijzigd. Met een klik op volledige geschiedenis kunt u alle afspraakwijzigingen inzien.
Met een klik op de blauw gelinkte klantnaam kunt u het klantbestand openen en eventueel gegevens aanvullen of bijwerken.
Herinnering
U kunt zien of de herinneringberichten voor een klant zijn voorzien en of ze al zijn verzonden.
Tip: In elk klantbestand kunt u alle klantberichten in het submenu "Berichten" inzien.
Eerste afspraak
Als het veld Eerste afspraak is ingeschakeld, verschijnt een pictogram rechtstreeks bij de afspraak. De medewerker kan in één oogopslag zien dat het om een nieuwe klant gaat.
Voorbeeld van pictogram bij een afspraak met nieuwe klant:
Afspraaknotitie
In de afspraaknotitie kunt u informatie invoeren die voor de afspraak van belang zou kunnen zijn. De afspraaknotitie wordt rechtstreeks in de agenda weergegeven. U kunt afspraaknotities wijzigen of uitbreiden door op het veld Afspraaknotitie te klikken. Na het invoeren van de afspraaknotitie klikt u op Bijwerken om uw wijzigingen op te slaan.
Voorbeeld van een afspraaknotitie rechtstreeks in de afspraak:
Stap
Onder Stap kunt u de geplande afspraakstappen inzien en bewerken, die rechtstreeks in de agenda worden weergegeven.
Verplaatsbare afspraakstappen
Als u in de agendainstellingen de optie "Afspraakstappen verplaatsbaar maken" inschakelt, verschijnen de stapnamen in het afspraakdetail bij afspraken met meerdere stappen. Op de stippellijnen kan de volgorde van de afspraakstappen worden gewijzigd.
Voorbeeld van afspraak met verplaatsbare afspraakstappen:
Ga naar de kalender, klik met de linkermuisknop voor de nieuwe afspraak en voer de klantgegevens volledig in. Na het opslaan van de afspraak wordt de klant automatisch alfabetisch geordend in het klantoverzicht opgenomen.
