U kunt voor elk teamlid een eigen login maken, zodat deze persoon zich bijvoorbeeld van thuis uit of via de mobiele telefoon in de kalender kan aanmelden.
Login voor een bestaand teamlid maken
Klik in het dossier van het gewenste teamlid op Opties » Login maken. Als dit teamlid nog niet bestaat, voeg deze persoon alstublieft eerst toe. Hoe u een login voor een teamlid maakt dat niet in de kalender moet voorkomen, leest u verderop op deze pagina.
Volg het dialoogvenster dat verschijnt en voer het e-mailadres van het teamlid in. Dit mag nog niet als login bestaan. Hoe u een bestaande login met een teamlid verbindt, leest u verderop op deze pagina.
Wachtwoord instellen
U hebt de volgende mogelijkheden om een wachtwoord voor het teamlid in te stellen:
- Initieel wachtwoord zelf bepalen: U kunt het wachtwoord onmiddellijk zelf bepalen. Deel dit vervolgens mee aan de persoon die toegang tot de login moet hebben.
- E-mailuitnodiging verzenden: Het teamlid ontvangt een e-mail met een link en kan zelf een veilig gewenst wachtwoord kiezen.
Hoe u het medewerkerswachtwoord op elk moment kunt wijzigen, leest u hier.
Machtigingen toekennen
Voor elke login kunt u individuele toegangsrechten toekennen. Dit zorgt ervoor dat de persoon die over de login beschikt, alleen de gegevens kan inzien of wijzigen waarvoor deze bevoegd is. Terwijl u een login maakt, kunt u tussen verschillende opties kiezen die de inrichting vergemakkelijken. Nadat u de login hebt aangemaakt, kunt u de machtigingen voor deze login op elk moment onder Instellingen > Medewerkers > Machtigingen inzien en bewerken.
Als u de login van uw medewerkers* tot het nodige wilt beperken, kunt u zoals hier beschreven te werk gaan.
Twee-factorverificatie activeren
Naast het wachtwoord kunt u afzonderlijke logins beveiligen met een twee-factorverificatie (2FA). Dit beschermt met name gevoelige logins extra tegen ongeautoriseerde toegang.
Login voor een teamlid maken dat niet in de kalender mag voorkomen
Dit type login, dat niet rechtstreeks is gekoppeld aan een teamlid in de kalender, raden wij uitdrukkelijk aan voor uw teamlogin. Dit kan door het hele team worden gebruikt en is goed geschikt als al uw teamleden op het werk dezelfde computer of tablet gebruiken.
U kunt ook logins maken voor een persoon die niet in de kalender zelf beschikbaar mag zijn voor afspraken. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn voor:
- Leidinggevenden die zelf geen klanten bedienen
- Marketing- en verkoopmedewerkers die afspraken voor uw bedrijf invoeren
- Administratieve teamleden zoals receptie, webmaster of kantoorpersoneel
Meer over het toevoegen van dergelijke logins leest u hier.
Al geregistreerd e-mailadres
In uw Belbo-kalender kan elk e-mailadres slechts eenmaal worden geregistreerd. Als het teamlid waarvoor u een login wilt maken al aanwezig is, verschijnt een bijbehorend bericht. Alle reeds geregistreerde teamleden kunt u onder Instellingen > Medewerkers > Machtigingen bekijken.
Als u het reeds geregistreerde e-mailadres toch met het teamlid wilt verbinden, kunt u het koppelen.
Login van een teamlid ontkoppelen
Na bevestiging worden de login en het teamlid ontkoppeld. De login kan daarna nog steeds worden gebruikt. Als de login op meerdere locaties aan een profiel is gekoppeld, blijven de andere logins behouden.
Na ontkoppeling kunt u de login onder Instellingen > Medewerkers > Machtigingen bewerken of verwijderen.