Machtigingen van uw medewerkers beperken

Als u wilt voorkomen dat medewerkers toegang hebben tot bepaalde gegevens, kunt u de toegang beperken. In Belbo staan u verschillende mogelijkheden ter beschikking om de autorisaties van uw medewerkers in te perken.

Begrippenverklaring

In dit artikel worden de volgende begrippen gebruikt:

• Login: combinatie van e-mailadres en wachtwoord om in ieder geval in de agenda in te kunnen loggen.
• Medewerker-PIN: korte code die bijvoorbeeld nodig is bij het invoeren of wijzigen van afspraken.

Logins voor uw medewerkers

Team-Login

Eigenaren hebben in principe een login die toegang geeft tot alle functies in Belbo. We raden aan deze login niet aan uw medewerkers door te geven.
U kunt voor uw medewerkers een team-login aanmaken, waarvan u vervolgens de autorisaties kunt bepalen. De team-login wordt door alle medewerkers gezamenlijk in het dagelijkse werk gebruikt. Daarom wordt aanbevolen de medewerker-PIN in te schakelen, zodat u kunt zien welke medewerker een afspraak heeft aangemaakt of verplaatst.

Medewerker-Login

Als u bepaalde medewerkers uitgebreide autorisaties wilt geven, kunt u hun een eigen login aanmaken en vervolgens de gewenste rechten toekennen.
→ Dit is geschikt voor leidinggevende medewerkers of receptiemedewerksters die bijvoorbeeld instellingen willen wijzigen of dagafsluitingen willen maken.

Rechten

Aan elke login kunt u eigen rechten toekennen. Op deze manier kunt u bepalen of medewerkers toegang hebben tot bepaalde gebieden of instellingen kunnen wijzigen.

U kunt extra aandacht besteden aan de volgende rechten:

Agendarechten

Klantendatabase

medewerkers die het recht "klantendatabase" niet hebben, kunnen weliswaar op het hoofdmenu-item "Klanten" klikken. Ze kunnen echter geen klantlijst zien. Medewerkers zonder dit recht kunnen echter nog steeds de in het dagelijkse werk belangrijke gegevens zien. Ze kunnen bepaalde klantgegevens opzoeken en afspraken voor deze in de agenda invoeren. Ze kunnen ook op klantgegevens in de agenda klikken om inzage in de klantgegevens te krijgen. → als u een medewerker ervan verdacht klantgegevens te kopiëren voor eigen gebruik, kunt u haar dit recht ontnemen. Houd er ook rekening mee dat de team-login in dat geval ook dit recht niet zou moeten hebben.

Configuratie

medewerkers die het recht "configuratie" niet hebben, kunnen geen instellingen aanpassen.

[/toggle]

Prijzen weergeven

medewerkers die het recht "prijzen weergeven" niet hebben, kunnen de prijzen niet zien en de kassa niet gebruiken.

[/toggle]

Onze aanbeveling

medewerkers die in het dagelijkse werk klanten moeten bedienen, moeten afrekenen en afspraken moeten maken, kunnen de volgende instellingen hebben: Eigenaar in vergelijking met team-login:

Kassamachinerechten

Kassamachinerechten instellen

Bepaal in de kassamachinerechten welke van uw medewerkers de kassa mogen bedienen en welke instellingen zij mogen wijzigen.

Onze aanbeveling

medewerkers die in het dagelijkse werk afspraken moeten afrekenen en de afsluitingen van de huidige dag moeten doen, kunnen de volgende instellingen hebben: Eigenaar in vergelijking met team-login:

Weergavebeperking

In het dossier van elke medewerker die een eigen login heeft, kunt u toegangsbeperkingen invoeren. U kunt de dossiers van uw medewerkers onder Instellingen > Medewerkers openen.

• Afspraakweergave beperken: u kunt bepalen dat een medewerker met de eigen login alleen de huidige dag en toekomstige dagen mag zien, maar niet in het verleden mag doorbladeren.
• Medewerkerweergave beperken: u kunt in elk medewerkersdossier bepalen welke collega's een medewerker mag zien. U kunt bijvoorbeeld bepalen dat een medewerker alleen zichzelf en de eigen afspraken ziet als hij/zij zich aanmeldt met zijn/haar eigen inloggegevens.

Autorisaties voor medewerker-PIN

Elke medewerker kan een eigen PIN krijgen voor identificatie van individuele medewerkers. Met PIN-modus ingeschakeld voert elke medewerker zijn/haar eigen PIN in zodra hij/zij een afspraak wijzigt of verplaatst, pauzes aanmaakt, afspraken afrekent of productverbruik registreert.

De medewerker-PIN kan op zijn beurt voorzien zijn van bepaalde rechten. Zo kunt u bepalen dat bepaalde medewerkers geen pauzes mogen verplaatsen of afspraken mogen verwijderen.

Login-toegangsbeperking

U kunt instellen dat medewerkers met bepaalde logins zich alleen vanaf een door u bepaald apparaat kunnen aanmelden. Gebruik hiervoor de functie login-toegangsbeperking.