Mitarbeiterlogin | Handleiding

Als u niet alleen in het bedrijf werkt, is het zinvol om een eigen login voor uw team aan te maken. U kunt aan deze login uw eigen rechten toekennen en zo voorkomen dat alle medewerkers toegang hebben tot instellingen en statistieken. Dit type login, dat niet direct is gekoppeld aan een medewerker, kan door het hele team worden gebruikt en is geschikt wanneer al uw medewerkers in het dagelijkse werk dezelfde computer of tablet gebruiken.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Medewerkers > Rechten

Dit type login is ook geschikt voor andere soorten medewerkers die toegang hebben tot de kalender en afspraken kunnen invoeren of instellingen kunnen wijzigen, maar zelf niet als een boekbare medewerker in de kalender moeten voorkomen. Dit zijn bijvoorbeeld:

Eigenaren die zelf geen klanten bedienen

Marketing- en Sales-medewerkers die afspraken invoeren

Administratieve medewerkers zoals receptie of kantoorpersoneel

Team-login aanmaken

Ga naar Instellingen > Medewerkers > Rechten

Klik daar op "Nieuwe login aanmaken".

Geef een naam op voor de login, bijv. voornaam "Team", achternaam "Login". Voor administratieve medewerkers die de login niet met collega's delen, gebruikt u de echte naam van de persoon.

Stel desgewenst al een veilig wachtwoord in
- Aanbevolen voor administratieve medewerkers: Als u geen wachtwoord instelt, wordt een e-mail met een link naar het adres gestuurd dat leidt tot wachtwoordkeuze, zodat de persoon zelf een veilig gewenst wachtwoord kan kiezen.
- Aanbevolen voor Team-login: Als u direct een wachtwoord instelt, wordt geen e-mail verzonden en kunt u het wachtwoord op een ander manier aan uw team meedelen.

Nadat u de login hebt ingesteld, kunt u vervolgens de toegangsrechten voor deze login instellen onder Instellingen > Medewerkers > Rechten.

Toegangsberechtigung voor de Team-login

Nadat u de Team-login hebt ingesteld, kunt u vervolgens de toegangsrechten voor deze login instellen onder Instellingen > Medewerkers > Rechten. Wij raden aan om aan deze login slechts enkele rechten toe te kennen.

Kasserechten voor de Team-login

Wij raden aan dat het team afspraken kan kasseren en huidige dagafsluitingen kan maken. Statistieken en kassainstellingen blijven echter zaak van de chef.

Wijs de Team-login alstublieft geen rol toe. Zodra u een rol toewijst, ontstaat er een nieuwe medewerker die in de kalender zichtbaar is. Dit is niet nodig voor de Team-login, omdat alle medewerkers al hun eigen kolommen onder hun naam hebben.

Mocht er medewerkers zijn aan wie u meer rechten wilt toekennen, kunt u aan deze medewerkers een eigen login toewijzen.

Identificatie van teamleden bij afspraakwijziging

Als alle medewerkers dezelfde login gebruiken, kan niet zonder meer worden nagegaan welk teamlid welke wijzigingen bij het aanmaken en wijzigen van afspraken heeft uitgevoerd. Daarom raden wij aan om daarnaast de medewerker-PIN te gebruiken.
Dit maakt het mogelijk om uw medewerkers nauwkeurig te identificeren ondanks gezamenlijk gebruik van dezelfde login. Daarnaast kunt u met behulp van de medewerker-PIN de rechten van individuele medewerkers fijn afstellen. Meer over de medewerker-PIN leest u hier.

Een overzicht van alle mogelijkheden voor toegangsbeperking vindt u hier.

Login-toegangsbeperking

Als u wilt voorkomen dat uw medewerkers zich vanaf andere apparaten (bijvoorbeeld van thuis of het persoonlijke telefoon) inloggen, kunt u de functie Login-toegangsbeperking gebruiken.

2-Factorauthenticatie voor de Team-login

Omdat de Team-login door meerdere personen gezamenlijk wordt gebruikt, kunt u deze extra beveiligen met een 2-factorauthenticatie (2FA). Let op dat alle personen die de Team-login gebruiken, toegang moeten hebben tot hetzelfde apparaat met de geïnstalleerde Authenticator-app.

U kunt voor elk teamlid een eigen login maken, zodat deze persoon zich bijvoorbeeld van thuis uit of via de mobiele telefoon in de kalender kan aanmelden.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Medewerkers > Klik op gewenste medewerker > Login maken

Login voor een bestaand teamlid maken

Klik in het dossier van het gewenste teamlid op Opties » Login maken. Als dit teamlid nog niet bestaat, voeg deze persoon alstublieft eerst toe. Hoe u een login voor een teamlid maakt dat niet in de kalender moet voorkomen, leest u verderop op deze pagina.

Volg het dialoogvenster dat verschijnt en voer het e-mailadres van het teamlid in. Dit mag nog niet als login bestaan. Hoe u een bestaande login met een teamlid verbindt, leest u verderop op deze pagina.

Wachtwoord instellen

U hebt de volgende mogelijkheden om een wachtwoord voor het teamlid in te stellen:

Initieel wachtwoord zelf bepalen: U kunt het wachtwoord onmiddellijk zelf bepalen. Deel dit vervolgens mee aan de persoon die toegang tot de login moet hebben.

E-mailuitnodiging verzenden: Het teamlid ontvangt een e-mail met een link en kan zelf een veilig gewenst wachtwoord kiezen.

Hoe u het medewerkerswachtwoord op elk moment kunt wijzigen, leest u hier.

Machtigingen toekennen

Voor elke login kunt u individuele toegangsrechten toekennen. Dit zorgt ervoor dat de persoon die over de login beschikt, alleen de gegevens kan inzien of wijzigen waarvoor deze bevoegd is. Terwijl u een login maakt, kunt u tussen verschillende opties kiezen die de inrichting vergemakkelijken. Nadat u de login hebt aangemaakt, kunt u de machtigingen voor deze login op elk moment onder Instellingen > Medewerkers > Machtigingen inzien en bewerken.

Als u de login van uw medewerkers* tot het nodige wilt beperken, kunt u zoals hier beschreven te werk gaan.

Twee-factorverificatie activeren

Naast het wachtwoord kunt u afzonderlijke logins beveiligen met een twee-factorverificatie (2FA). Dit beschermt met name gevoelige logins extra tegen ongeautoriseerde toegang.

Login voor een teamlid maken dat niet in de kalender mag voorkomen

Dit type login, dat niet rechtstreeks is gekoppeld aan een teamlid in de kalender, raden wij uitdrukkelijk aan voor uw teamlogin. Dit kan door het hele team worden gebruikt en is goed geschikt als al uw teamleden op het werk dezelfde computer of tablet gebruiken.

U kunt ook logins maken voor een persoon die niet in de kalender zelf beschikbaar mag zijn voor afspraken. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn voor:

Leidinggevenden die zelf geen klanten bedienen

Marketing- en verkoopmedewerkers die afspraken voor uw bedrijf invoeren

Administratieve teamleden zoals receptie, webmaster of kantoorpersoneel

Meer over het toevoegen van dergelijke logins leest u hier.

Al geregistreerd e-mailadres

In uw Belbo-kalender kan elk e-mailadres slechts eenmaal worden geregistreerd. Als het teamlid waarvoor u een login wilt maken al aanwezig is, verschijnt een bijbehorend bericht. Alle reeds geregistreerde teamleden kunt u onder Instellingen > Medewerkers > Machtigingen bekijken.

Als u het reeds geregistreerde e-mailadres toch met het teamlid wilt verbinden, kunt u het koppelen.

Waarschuwing: Dit kan problemen veroorzaken als het reeds gebruikte e-mailadres al aan een ander teamlid is gekoppeld. Neem contact met ons op via de helpdesk-chat die u in uw kalender vindt als u onzeker bent.

Login van een teamlid ontkoppelen

Na bevestiging worden de login en het teamlid ontkoppeld. De login kan daarna nog steeds worden gebruikt. Als de login op meerdere locaties aan een profiel is gekoppeld, blijven de andere logins behouden.

Na ontkoppeling kunt u de login onder Instellingen > Medewerkers > Machtigingen bewerken of verwijderen.

Een overzicht van alle belangrijke instellingsmogelijkheden voor uw teamleden vindt u hier.

Een overzicht van alle mogelijkheden voor toegangsbeperkingen vindt u hier.