In het personeelsdossier kunt u alle essentiële gegevens van een teamlid inzien en wijzigen.
Basisinstellingen
- Kalenderkleur: Bepaal de kleur die de werktijden van dit teamlid in de kalender moeten hebben
- Rol: Wijs een geschikte rol toe om het teamlid in kalendergroepen of competenties in te kunnen delen
- Aanvullende informatie: Informatie over dit teamlid die aan de klant in herinneringen en bevestigingse-mails kan worden getoond
- Geplande uren en jaarlijkse vakantie: Noteer hier de contractueel vastgestelde tijden zodat u deze op elk moment kunt opzoeken.
- In kalender verbergen: Verbergt de teamleden uit de kalender zonder het profiel te verwijderen
- Persoonlijke kalenderweergave opslaan: Toont een vastgestelde weergave die kan afwijken van de basisinstellingen. Een uitgebreide beschrijving daarvan vindt u hier.
Wilt u dat het teamlid alleen geselecteerde collega's ziet, beperk dan de weergave van het teamlid. Voorzichtig: als u nieuwe teamleden toevoegt, moet deze mogelijk hier worden geactiveerd zodat dit teamlid hen kan zien.
Login aanmaken
Wilt u dat uw teamlid een eigen login krijgt om zich bijvoorbeeld van thuis of zijn telefoon in de kalender in te kunnen loggen, maak deze dan aan onder Opties » Login aanmaken. Vergeet niet om na het aanmaken van de login onder Instellingen > Medewerkers > Rechten de rechten voor deze toegang te controleren. Meer over het aanmaken van een nieuwe login vindt u hier.
Nadat u een eigen login hebt aangemaakt, kunt u hier het wachtwoord van het teamlid wijzigen.
Naam en weergavenaam
Zodra u uw teamlid een eigen login hebt toegewezen, kunt u onderscheid maken tussen naam en weergavenaam. De naam moet met echte gegevens worden ingevuld en is onzichtbaar voor klanten (bijvoorbeeld "Silke Schmidt"). De weergavenaam wordt in de kalender en online boeking gebruikt en kan ook een bijnaam zijn waaronder collega's en klanten het teamlid kennen (bijvoorbeeld alleen "Silke").
Gegevensbescherming
Belangrijk: Uw teamleden hebben recht op gegevensbescherming. Zorg er daarom voor dat u de gegevens van uw teamleden correct gebruikt. Dit omvat bijvoorbeeld het gebruik van foto's en namen op uw website of in de online boeking, wat alleen mag gebeuren met expliciete toestemming van het desbetreffende teamlid. Het is het beste om hiervoor een toestemmingsverklaring te laten ondertekenen.
-
- Afbeeldingen: De foto wordt aan collega's in de kalender en klanten in de online boeking getoond en dient als oriëntatiesteun. Als uw teamlid het niet eens is met publicatie, kunt u het bijvoorbeeld vervangen door een avatar, dus een stripachtig afbeelding die lijkt op het teamlid en die u gratis op internet kunt maken.
- Naam: In het Belbo-profiel wordt onderscheid gemaakt tussen naam en weergavenaam. Zelfs als u in het dossier de juiste naam opgeeft, kunt u een andere weergavenaam kiezen die aan klanten en collega's wordt getoond bij het boeken. Dit kan bijvoorbeeld de voornaam of een bijnaam zijn om de volledige naam van het teamlid te beschermen.
Teamleden op meerdere locaties
Zodra u uw teamlid een eigen login hebt toegewezen, kunt u het aan andere locaties toevoegen. Uw teamlid kan zich vervolgens met dezelfde inloggegevens bij beide locaties aanmelden.
In dit geval wordt in het dossier ook onderscheid gemaakt tussen locaties en kunt u voor alle locaties verschillende basisinstellingen maken.
