In Belbo kunt u berichten naar uw klanten sturen. Voor elke afspraak kan de klant bevestigings- en herinnerings-e-mails ontvangen. Daarnaast kunt u uw klanten directe berichten sturen. Bij de meeste van deze berichten kunnen om technische redenen geen bijlagen worden gevoegd. Hier leest u hoe u toch documenten aan uw klanten kunt toesturen.

Upload het document op het internet

U kunt uw eigen website of een cloud-oplossing gebruiken om uw documenten te uploaden. Na het uploaden van uw documenten zijn deze bereikbaar via een link en kunnen gebruikers die de link kennen deze op het internet downloaden. Een voorbeeld van zo'n link is "https://mijnbedrijf.nl/advies.pdf".

Document in klantenbericht koppelen

Afhankelijk van het toepassingsgeval kunt u dit document nu in uw klantberichten koppelen.

• Als elke klant met een afspraak het moet kunnen downloaden, linkt u het document in de bevestigings- en herinnerings-e-mails.
• Als u dit document doelgericht naar bepaalde klanten wilt sturen, gebruikt u de directe berichten.
• Als alleen klanten die een bepaalde service hebben geboekt het document moeten ontvangen, gebruikt u de functie "Gedetailleerde beschrijving" in uw services.

Een document koppelen in het e-mailbericht

1. Open de tekstsjabloon waarin u het document wilt koppelen.
2. Schrijf de tekst waarmee u het document beschrijft. Gebruik een oproep ("Nu downloaden") om de klant aan te sporen het document te downloaden.
3. Markeer de tekst die tot download oproept.
4. Klik op het link-symbool en voer de document-URL in.

Koppeling van een document aan de hand van een herinnerings-e-mail:

Uw klanten kunnen de documenten nu downloaden en indien nodig verder verwerken. Deze werkwijze is ook geschikt als uw klanten vóór de behandeling lange contracten of behandelingsinformatie moeten lezen. Door de documenten vooraf te versturen kunt u tijd besparen, ook al deponeren uw klanten hun handtekening uiteindelijk pas ter plaatse bij u.

Met de terugkeer-functie kunt u klantgegevens in de kalender weergeven om belangrijke taken in het oog te houden.

Terugkeer toevoegen en bewerken

1. Binnen de functie

Klik op het veld "Nieuwe terugkeer toevoegen".

Stel een naam in en selecteer de klant en de terugkeerdatum. Klik op "Opslaan".

Als u een bestaande terugkeer wilt bewerken, klikt u op de klantnaam of de naam en brengt u de gewenste wijzigingen aan.

2. Binnen het klantgegevensbestand

Open het klantgegevensbestand en klik op het tabblad "Terugkeren".

U kunt vervolgens een nieuwe terugkeer toevoegen of bewerken zoals hierboven beschreven.

Weergave in de kalender

In de kalenderweergave verschijnen de terugkeren voor de betreffende datum als een blauw vlaggetje naast de datum.

Door op het vlaggetje te klikken, gaat u naar het overzicht van de terugkeren voor die dag. Klik op de klantnaam of de naam om de terugkeer te bewerken. Via het veld Opties kunt u de terugkeer verwijderen.

Met het documentbeheer kunt u digitale documenten aan uw klantendossiers toevoegen, zodat deze later voor elke medewerker inzichtelijk zijn.

Als u papierdocumenten scant of PDF's op de computer maakt, kunnen deze via documentbeheer aan uw klantendossiers worden toegevoegd. Mocht u wensen dat uw klanten de documenten rechtstreeks op een tablet invullen, kunt u de functie Klantenenquête gebruiken.

Documentbeheer activeren en documenttypen bepalen

U kunt het documentbeheer activeren onder "Instellingen » Functie toevoegen" of het woord Documentbeheer toevoegen in het zoekveld van de instellingenpagina. Vervolgens kunt u bepalen welke documenttypen u wilt verzamelen:

1. Voer de documenttypen in het desbetreffende veld van de documentenmodule in. Deze vindt u op uw instellingenpagina.
2. Scheid de verschillende documenttypen met een regelbreak. Hebt u slechts één documenttype, dan kunt u ook slechts één type hier invoeren.
3. Sla uw invoer op.

Documenten in het klantendossier

Zodra het documentbeheer actief is, vindt u in elk klantendossier een corresponderend tabblad. Hier kunt u documenten voor deze klant uploaden. Voor het uploaden kunt u het documenttype bepalen, zodat later duidelijk is om welk document het gaat.

De op deze manier geüploade documenten worden in het klantendossier opgeslagen en voorzien van een datum. Op deze manier kan elke medewerker toegang krijgen tot de documenten van de klant.

Door op het gewenste document te klikken, kan het te allen tijde opnieuw worden geopend.

Als u bepaalde klantengroepen wilt contacteren of exporteren, biedt Belbo verschillende mogelijkheden om uw klanten te filteren.

Klantenstatus

U kunt uw klanten op status filteren om doelgericht klanten te contacteren of te exporteren.

1. Selecteer in het hoofdmenu het menu-item "Klanten".
2. Klik op de gewenste klantenstatus.
3. Klik onder aan de pagina op "Exporteren" of op "Klanten contacteren".

Klanten filteren

U kunt uw klanten ook filteren op andere criteria. Klik in het klantenoverzicht op de gewenste kolomkop van de tabel en pas het gewenste filter toe.

In ons voorbeeld worden de klanten gefilterd die hun laatste afspraak na 01.01.2020 hebben gehad.

Klik vervolgens op "Filter activeren". De klanten die aan uw gekozen criterium voldoen, worden weergegeven.

Nu kunt u rechts onderaan de knop "Klanten contacteren" selecteren en een campagne maken waarin alleen de gefilterde klanten worden opgenomen. Na het aanmaken van de campagne gaat u als volgt te werk: Klantfilter voor nieuwsbrief

Voorkom dat ongewenste klanten online afspraken kunnen boeken.

Op basis van e-mailadres of mobiel nummer kunnen afspraken van bepaalde klanten worden voorkomen. Dit is ook mogelijk als u onlineboeking zonder voorafgaande registratie wilt toestaan. Klanten die al zijn geregistreerd, kunnen via het Klantenregister worden geblokkeerd als u boeking zonder registratie toch niet aanbiedt.

Toepassingsvoorbeelden:

• Onbetrouwbare klanten die niet op tijd afzeggen of hun rekeningen niet betalen
• Klanten die medewerkers lastigvallen of stalken
• Zaaksschade veroorzakende boekingen, bijvoorbeeld door concurrenten of voormalige medewerkers

Een klant blokkeren

In de functie "Klanten blokkeren" kunt u onbeperkt veel klanten blokkeren. Als deze functie niet is ingeschakeld, kan deze worden geactiveerd via "Instellingen > Functie toevoegen".

1. Ga naar Instellingen > Klanten blokkeren en klik op "+ Klant blokkeren".
2. Geef aan welk kenmerk moet worden geblokkeerd. Dit kan het e-mailadres, het mobiele nummer of beide zijn.
3. Voer indien nodig een reden voor de blokkering in, zodat collega's de reden later kunnen begrijpen.

Tip:

Alle gegevens in een blokkering moeten overeenkomen met de boekingspersoon. Om zeker te weten dat het e-mailadres nooit meer kan boeken, adviseren wij daarom alleen het e-mailadres in te voeren en in een tweede regel de naam.

Soorten blokkering

Er zijn verschillende soorten blokkering:

1. Klanten kunnen kennelijk afspraken boeken, maar deze worden niet in de agenda weergegeven
2. Klanten ontvangen het bericht dat boeking niet mogelijk is (met vrij te kiezen motivering)

Analyseer hoeveel van uw vaste klanten hun laatste afspraak in het verleden hadden. U kunt hiermee snel en eenvoudig voor individuele teamleden inschatten hoe zij uw klanten binden.

Klantverliesanalyse

Klantverliesanalyse met klantgegevens

In dit overzicht ziet u welke van uw klanten in de in de kopfootsectie aangegeven periode voor het laatst bij u waren. De weergegeven frequentie geeft u informatie over hoe vaak een klant al bij u is geweest. Als u bijvoorbeeld wilt analyseren welke van uw klanten de afgelopen 6 maanden niet meer bij u zijn geweest, kunt u de periode in de kopfootsectie instellen op een maand van een half jaar geleden.

In het bovenstaande voorbeeld ziet u alle klanten die hun laatste afspraak in de gewenste periode hadden. De klant Sarah Fischer is al vaak bij u geweest, maar is sindsdien niet meer verschenen. Het kan de moeite waard zijn om haar doelgericht te benaderen om haar tot een bezoek bij u aan te zetten. Eventueel kunt u ook naar de reden van haar wegblijven vragen om uw servicekwaliteit te verbeteren.

De detailtabel kan ook worden gefilterd op teamleden. Op deze manier krijgt u een overzicht van welk teamlid uw klanten heeft bediend voordat zij wegbleven.