Klantenquery

Met de klantconsultatie kunt u de stamgegevens van uw klanten snel en eenvoudig beheren door uw klanten hun eigen gegevens in te laten voeren of bij te werken. Ook toestemming voor digitale opslag van gegevens of anamnesesvormulieren kunnen hier worden opgehaald. Hiervoor hebt u een tweede apparaat nodig (bijvoorbeeld een tablet) dat u aan de klant kunt overhandigen. De klant heeft alleen toegang tot zijn eigen gegevens en krijgt geen inzicht in uw agenda of andere klantendossiers.

Klant tijdens het invoeren van eigen gegevens:

Stap 1: Klantvelden voor de consultatie aanmaken

Ten eerste kunt u bepalen welke velden uw klanten bij de klantconsultatie moeten invullen. U kunt dit desgewenst gemakkelijk op uw laptop of desktopcomputer doen.

• Klik op "Instellingen".
• Klik onder het hoofdmenu-item "Klanten" op "Klantinstellingen".
• Maak hier in het tabblad "Tabbladen" een nieuw tabblad aan, bijvoorbeeld "Klantconsultatie".
• Maak nu in het tabblad "Klantvelden" de klantvelden aan die in de klantconsultatie gesteld moeten worden. Selecteer hier onder "Tabblad in klantendossier" uw nieuw aangemaakte tabblad.

Meer informatie over het onderwerp Klantvelden vindt u hier.

• Houd er alstublieft rekening mee dat stamgegevens zoals naam of e-mailadres niet apart hoeven te worden aangemaakt, maar afzonderlijk voor de raadpleging kunnen worden geselecteerd.
• Als u veel vragen wilt aanmaken, kunt u deze ook in meerdere tabbladen verdelen.
• Ook reeds bestaande tabbladen kunnen in de klantconsultatie worden opgenomen zonder dat u nieuwe tabbladen hoeft aan te maken.

Stap 2: Klantconsultatie aanmaken

Nadat u alle vragen hebt aangemaakt, kunt u nu de klantconsultatie aanmaken.

• Klik op "Instellingen".
• Klik op de functie "Klantconsultatie". Indien deze niet is geactiveerd, kunt u deze activeren onder "Functie toevoegen".
• Klik hier in het tabblad "Vragenlijsten" op "+Vragenlijst" om een nieuwe consultatie aan te maken.
• Bepaal nu de interne naam van de vragenlijst.

Bepaal vervolgens de details voor uw vragenlijst:

• Stamgegevens opvragen: Stamgegevens zoals voornaam en achternaam, telefoonnummers en e-mailadressen worden ook opgehaald.
• Digitale opslag: toestemming opvragen: De klant ontvangt uw informatietekst voor digitale opslag, die u ter kennisgeving kunt opnemen en desgewenst ook kunt ondertekenen.
• Afsluitende tekst: Formuleer de afsluitende tekst van de klantconsultatie.
• Handtekeningenveld bij afsluiting: Bepaal of de klant de gehele consultatie met zijn handtekening moet bevestigen. Opmerking: Bij het aanmaken van afzonderlijke stappen is het ook mogelijk handtekeningenvelden in te voegen.

Stap 3: Inhoud toevoegen

Vervolgens kunt u bepalen welke inhoud moet worden opgehaald. Hiervoor gaat u naar het submenupunt "Stappen" in uw consultatie. U kunt zowel klantenkaarten als vrijelijk definieerbare teksten met koppelingen naar externe documenten toevoegen.

1. Klik op "+Stap" om een stap aan de consultatie toe te voegen.
2. Bepaal welke klantvelden moeten worden opgehaald door het bijbehorende tabblad te selecteren. U kunt het selectieveld ook leeg laten als de klant alleen kennis moet nemen van de tekst.
3. Schrijf zo nodig een inleidende tekst voor deze stap. Binnen deze tekst kunt u ook koppelingen naar externe documenten plaatsen die de klant ter kennisgeving moet nemen. Upload hiervoor het gewenste document in uw webspace of een online service en koppel de gewenste tekst aan de hand van het linkpictogram in de tekstinvoer.
4. Bepaal of deze stap door de klant met een handtekening moet worden bevestigd en sla de stap op.

U kunt elk aantal stappen aan een consultatie toevoegen.

Stap 4: Apparaten activeren

1. Om deze functie te gebruiken, moet u deze activeren in het gedeelte Instellingen > Functie toevoegen.
2. Nu moet u uw tweede apparaat activeren. Ga hiervoor met het tweede apparaat (bijvoorbeeld tablet) naar de volgende website: https://<Uw klantdomein>.belbo.com/office/display
   Tip: Kunt u uw klantdomein niet vinden? Kijk eenvoudig in uw agenda in de adresbalk. Daar staat uw persoonlijke klantdomein voor de ".belbo.com"
3. Open nu op uw hoofdapparaat de module Instellingen > Klantconsultatie en open het gedeelte "Apparaten activeren".
4. Klik op "+ Apparaat"
5. Voer een naam in voor het apparaat (bijvoorbeeld "Tablet 1"). Dit kan handig zijn als u meerdere tablets of apparaten voor dit doel wilt gebruiken.
6. Onder de naam staat het veld "Activatiecode". Voer deze nu in op het apparaat waarop u de "/office/display" pagina uit stap 2 hebt geopend.
7. Het apparaat is nu geactiveerd en kan voor de consultatie worden gebruikt.

Stap 5: Klantconsultatie starten

1. De klantconsultatie wordt om privacyredenen altijd vanaf het hoofdapparaat gestart. Open daarom uw agenda en klik op een huidge afspraak voor de klant waarvoor u de consultatie wilt starten.
   Waarom kan ik de klant niet rechtstreeks op het tweede apparaat selecteren? De reden is dat de klant het apparaat in zijn hand heeft. Na voltooiing van de gegevensinvoering mag de klant niet in staat zijn een verdere consultatie of de namen van andere klanten te zien. Het invoeren van een wachtwoord door de medewerker vormt ook een risico/inspanning.
2. Klik rechtsboven in de afspraakgegevens op Opties en selecteer het item "Klantconsultatie starten".
3. Op het tweede apparaat start de consultatie dan.

Consultatieverleden in het klantendossier

Nadat een klant de gegevens heeft ingevuld en een consultatie heeft voltooid, vindt u deze in de kopbalk van het klantendossier. Klik op de gewenste consultatie om de geschiedenis weer te geven, voor het geval een consultatie meerdere keren is ingevuld.

Medewerkerweergave

U kunt de klantconsultatie ook voor medewerkers gebruiken. U kunt het klantendossier naar een tweede apparaat sturen zodat de medewerker bijvoorbeeld kleurenrecepturen rechtstreeks op een mobiel apparaat kan invoeren.

• Activeer hiervoor de optie "Medewerkerweergave" onder Instellingen > Klantconsultatie > Instellingen
• Voor het openen van het klantendossier op het tweede apparaat kunt u tijdens een klantafspraak op "Opties" klikken en vervolgens de optie "Klantendossier naar tweede apparaat verzenden" selecteren
• Vervolgens wordt het klantendossier op het geselecteerde apparaat geopend en kan door de medewerker worden ingevuld.