Skip to content

Alles over: Klantenbeheer & Kaartenbak

Klantenquery

Met de klantconsultatie kunt u de stamgegevens van uw klanten snel en eenvoudig beheren door uw klanten hun eigen gegevens in te laten voeren of bij te werken. Ook toestemming voor digitale opslag van gegevens of anamnesesvormulieren kunnen hier worden opgehaald. Hiervoor hebt u een tweede apparaat nodig (bijvoorbeeld een tablet) dat u aan de klant kunt overhandigen. De klant heeft alleen toegang tot zijn eigen gegevens en krijgt geen inzicht in uw agenda of andere klantendossiers.

U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Klantconsultatie
Indien deze functie niet is geactiveerd, kan deze worden geactiveerd via "Instellingen > Functie toevoegen".

Klant tijdens het invoeren van eigen gegevens:

Welke tablets kan ik gebruiken? Eigenlijk zijn alle apparaten die een webbrowser kunnen gebruiken compatibel. Het maakt niet uit of het iOS (iPad, iPhone) of Android is.

Stap 1: Klantvelden voor de consultatie aanmaken

Ten eerste kunt u bepalen welke velden uw klanten bij de klantconsultatie moeten invullen. U kunt dit desgewenst gemakkelijk op uw laptop of desktopcomputer doen.

  • Klik op "Instellingen".
  • Klik onder het hoofdmenu-item "Klanten" op "Klantinstellingen".
  • Maak hier in het tabblad "Tabbladen" een nieuw tabblad aan, bijvoorbeeld "Klantconsultatie".
  • Maak nu in het tabblad "Klantvelden" de klantvelden aan die in de klantconsultatie gesteld moeten worden. Selecteer hier onder "Tabblad in klantendossier" uw nieuw aangemaakte tabblad.

Meer informatie over het onderwerp Klantvelden vindt u hier.

  • Houd er alstublieft rekening mee dat stamgegevens zoals naam of e-mailadres niet apart hoeven te worden aangemaakt, maar afzonderlijk voor de raadpleging kunnen worden geselecteerd.
  • Als u veel vragen wilt aanmaken, kunt u deze ook in meerdere tabbladen verdelen.
  • Ook reeds bestaande tabbladen kunnen in de klantconsultatie worden opgenomen zonder dat u nieuwe tabbladen hoeft aan te maken.

Stap 2: Klantconsultatie aanmaken

Nadat u alle vragen hebt aangemaakt, kunt u nu de klantconsultatie aanmaken.

  • Klik op "Instellingen".
  • Klik op de functie "Klantconsultatie". Indien deze niet is geactiveerd, kunt u deze activeren onder "Functie toevoegen".
  • Klik hier in het tabblad "Vragenlijsten" op "+Vragenlijst" om een nieuwe consultatie aan te maken.
  • Bepaal nu de interne naam van de vragenlijst.

Bepaal vervolgens de details voor uw vragenlijst:

  • Stamgegevens opvragen: Stamgegevens zoals voornaam en achternaam, telefoonnummers en e-mailadressen worden ook opgehaald.
  • Digitale opslag: toestemming opvragen: De klant ontvangt uw informatietekst voor digitale opslag, die u ter kennisgeving kunt opnemen en desgewenst ook kunt ondertekenen.
  • Afsluitende tekst: Formuleer de afsluitende tekst van de klantconsultatie.
  • Handtekeningenveld bij afsluiting: Bepaal of de klant de gehele consultatie met zijn handtekening moet bevestigen. Opmerking: Bij het aanmaken van afzonderlijke stappen is het ook mogelijk handtekeningenvelden in te voegen.

Stap 3: Inhoud toevoegen

Vervolgens kunt u bepalen welke inhoud moet worden opgehaald. Hiervoor gaat u naar het submenupunt "Stappen" in uw consultatie. U kunt zowel klantenkaarten als vrijelijk definieerbare teksten met koppelingen naar externe documenten toevoegen.

  1. Klik op "+Stap" om een stap aan de consultatie toe te voegen.
  2. Bepaal welke klantvelden moeten worden opgehaald door het bijbehorende tabblad te selecteren. U kunt het selectieveld ook leeg laten als de klant alleen kennis moet nemen van de tekst.
  3. Schrijf zo nodig een inleidende tekst voor deze stap. Binnen deze tekst kunt u ook koppelingen naar externe documenten plaatsen die de klant ter kennisgeving moet nemen. Upload hiervoor het gewenste document in uw webspace of een online service en koppel de gewenste tekst aan de hand van het linkpictogram in de tekstinvoer.
  4. Bepaal of deze stap door de klant met een handtekening moet worden bevestigd en sla de stap op.

U kunt elk aantal stappen aan een consultatie toevoegen.

Stap 4: Apparaten activeren

  1. Om deze functie te gebruiken, moet u deze activeren in het gedeelte Instellingen > Functie toevoegen.
  2. Nu moet u uw tweede apparaat activeren. Ga hiervoor met het tweede apparaat (bijvoorbeeld tablet) naar de volgende website: https://<Uw klantdomein>.belbo.com/office/display
    Tip: Kunt u uw klantdomein niet vinden? Kijk eenvoudig in uw agenda in de adresbalk. Daar staat uw persoonlijke klantdomein voor de ".belbo.com"
  3. Open nu op uw hoofdapparaat de module Instellingen > Klantconsultatie en open het gedeelte "Apparaten activeren".
  4. Klik op "+ Apparaat"
  5. Voer een naam in voor het apparaat (bijvoorbeeld "Tablet 1"). Dit kan handig zijn als u meerdere tablets of apparaten voor dit doel wilt gebruiken.
  6. Onder de naam staat het veld "Activatiecode". Voer deze nu in op het apparaat waarop u de "/office/display" pagina uit stap 2 hebt geopend.
  7. Het apparaat is nu geactiveerd en kan voor de consultatie worden gebruikt.

Stap 5: Klantconsultatie starten

  1. De klantconsultatie wordt om privacyredenen altijd vanaf het hoofdapparaat gestart. Open daarom uw agenda en klik op een huidge afspraak voor de klant waarvoor u de consultatie wilt starten.
    Waarom kan ik de klant niet rechtstreeks op het tweede apparaat selecteren? De reden is dat de klant het apparaat in zijn hand heeft. Na voltooiing van de gegevensinvoering mag de klant niet in staat zijn een verdere consultatie of de namen van andere klanten te zien. Het invoeren van een wachtwoord door de medewerker vormt ook een risico/inspanning.
  2. Klik rechtsboven in de afspraakgegevens op Opties en selecteer het item "Klantconsultatie starten".
  3. Op het tweede apparaat start de consultatie dan.

Consultatieverleden in het klantendossier

Nadat een klant de gegevens heeft ingevuld en een consultatie heeft voltooid, vindt u deze in de kopbalk van het klantendossier. Klik op de gewenste consultatie om de geschiedenis weer te geven, voor het geval een consultatie meerdere keren is ingevuld.

Medewerkerweergave

U kunt de klantconsultatie ook voor medewerkers gebruiken. U kunt het klantendossier naar een tweede apparaat sturen zodat de medewerker bijvoorbeeld kleurenrecepturen rechtstreeks op een mobiel apparaat kan invoeren.

  • Activeer hiervoor de optie "Medewerkerweergave" onder Instellingen > Klantconsultatie > Instellingen
  • Voor het openen van het klantendossier op het tweede apparaat kunt u tijdens een klantafspraak op "Opties" klikken en vervolgens de optie "Klantendossier naar tweede apparaat verzenden" selecteren
  • Vervolgens wordt het klantendossier op het geselecteerde apparaat geopend en kan door de medewerker worden ingevuld.

Actualisatie van de klantendatabase

Wij gebruiken geavanceerde technologie om ook bij een groot aantal klanten snel en betrouwbaar klantenzoeking beschikbaar te stellen. Deze technologie zorgt ervoor dat bij het invoeren van afspraken uw bestaande klanten worden gevonden en afspraken snel en eenvoudig kunnen worden opgeslagen.

Om deze snelheid te garanderen, wordt de database regelmatig automatisch bijgewerkt.

Klantenlijst ziet er "leeg" uit

Het kan dus voorkomen dat u het klanteninzicht op precies het moment opent waarop een automatische database-update plaatsvindt. Het kan hier lijken alsof uw klantendatabase leeg is. Uw klantgegevens zijn echter veilig en zullen binnen enkele minuten weer zichtbaar zijn.

Mocht dit proces langer duren dan gebruikelijk of hebt u er vragen over, neem dan contact met ons op via de helpchats of via info@belbo.com.

Duplicaten zoeken

Het komt af en toe voor dat u meerdere klantenkaarten met identieke waarden aanmaakt. Dit zijn duplicaten. Om duplicaten snel en eenvoudig te vinden, hebben we daarvoor een functie ontwikkeld: De duplicaatzoeker.




U bereikt dit gebied via Instellingen > Duplicaatzoeker
Mocht deze functie niet geactiveerd zijn, dan kan deze via "Instellingen > Functie toevoegen" worden geactiveerd.

In het tabblad Voorstel worden alle suggesties voor duplicaten in uw klantenkaarten weergegeven.

Vink de duplicaten aan die u wilt samenvoegen en klik op de groene knop "Samenvoegen".

Duplicaatsamenvoeging

Nadat u op Samenvoegen hebt geklikt, ziet u in de volgende stap een vergelijking tussen de klantenkaarten die moeten worden samengevoegd.

In ons voorbeeld hebben we twee klantenkaarten met identieke voor- en achternamen maar verschillende e-mailadressen.
Op dit moment heeft u de gelegenheid om de juistheid van de klantgegevens te controleren en de juiste gegevens te selecteren.
De groen gemarkeerde gegevens worden overgenomen in de nieuwe klantdossier.

Wanneer u alle duplicaten die het systeem heeft voorgesteld hebt samengevoegd, worden geen verdere suggesties weergegeven.

Gegevensverzamelingassistent

Met behulp van de gegevensverzamelingassistent kunt u uw klantenbestand opschonen. Klanten die jarenlang niet meer zijn geweest of dode nummers vanwege onvolledige namen kunnen met één klik worden verwijderd.

U hebt drie opties om uit te kiezen:

  1. Kaarten die geen afspraken hebben en ouder zijn dan... (Kaarten die ouder zijn dan de opgegeven datum worden uit uw klantendatabase verwijderd)

  2. Klanten van wie de laatste afspraak langer geleden is dan... (U hebt ook klanten in uw database die al jaren niet meer bij u komen. Met behulp van deze optie worden inactieve klanten uit de database verwijderd.)

  3. Klanten voor wie geen contactgegevens (e-mailadres, mobiel of vast telefoonnummer) zijn vastgelegd. Selecteer deze optie als u onjuist ingevoerde klantenkaarten wilt verwijderen.

Wanneer u een of meer opties hebt geselecteerd, klikt u op de knop "Klanten nu verwijderen".

Op deze manier worden oude, inactieve en foutieve klantenkaarten zeer snel en eenvoudig met de gegevensverzamelingassistent uit de database verwijderd.

Duplicaten in de kalender weergeven

Om regelmatige controle van duplicaten te vereenvoudigen, kunt u in de kalender zien welke klanten van de dag duplicaten hebben. Dit wordt u met een klein bericht in het gebied van de huidige datum getoond:

Om deze functie te activeren kunt u in het instellingentabblad van de module "Duplicaatzoeker" de optie "Duplicaten per dag in kalender weergeven" selecteren.

Logboek voor wijzigingen aan klanten

Laat Belbo alle wijzigingen in uw klantenbestanden registreren.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Klanten-wijzigingslogboek
Als deze functie niet is ingeschakeld, kunt u deze inschakelen via "Instellingen > Functie toevoegen".

Geschiedenis van een bepaalde klant bekijken

Nadat u deze functie hebt ingeschakeld, kunt u in het menu-item "Opties" in elk klantbestand de geschiedenis van wijzigingen in het klantbestand bekijken.

Tip: Met het wijzigingslogboek kunt u precies zien welke wijzigingen door welke medewerker zijn aangebracht.

Klanten-wijzigingslogboek Overzicht

In het overzicht onder Instellingen > Klanten-wijzigingslogboek kunnen alle huidige en vorige wijzigingen in klantbestanden worden bekeken.

Klantgegevens uit GINI.POS exporteren

Om uw gegevens uit het GINI.POS-systeem te redden, moeten deze uit het databasebestand worden gered. We bieden hier een handleiding voor het redden van klantgegevens, kleurrecepturen en bonuskaartstand.

Stap 1: Finder van het MDB-bestand.

Zoek het MDB-bestand in uw GINI.POS-installatie. Het bestand heeft een bestandsextensie MDB en staat voor Microsoft Access Database.

Stap 2: Het MDB-bestand openen

Open het MDB-bestand in een MDB-tool. Dit kan bijvoorbeeld OpenOffice zijn (alleen onder Windows) of een betaalde tool.

Stap 3: Export van klantgegevens

Voer de volgende query uit:

select

t.MandCode,

date_format(t.BIRTH, "%d.%m.%Y") Geboortedatum,

t.NAME1 Achternaam,

t.NAME2 Voornaam,

if(t.KundeArtID = 1, "Mevrouw", "Meneer") Aanhef,

t.STREET Straat,

t.TOWN Plaats,

t.TCode POSTCODE,

t.PUNotiz Klantnoot,

t.Phone Telefoon,

t.PhonePriv "Telefoon privé",

t.HANDY Mobiel,

date_format(t.AnlageDatum, "%d.%m.%Y") "Klant sinds",

t.durchKundeID "aanbevolen door"

from tbKunde t

Stap 4: Import in Belbo

Importeer het CSV-bestand nu in Belbo.

Uitgebreide klantendossier: Prestatiebereiken

Als u wilt dat uw klanten bepaalde informatie verstrekken bij het online boeken van een service, kunt u daarvoor servicevelden maken. Voor elk van uw services kunt u uw eigen servicevelden definiëren, zodat klanten alleen die informatie hoeven in te voeren die nodig is voor de gewenste service.

Toepassingsvoorbeeld:
U biedt piercings en tatoeages aan in uw bedrijf. Klanten die een tatoeage willen, moeten een afbeelding uploaden en enkele informatie over de gewenste grootte en kleur geven. Klanten die een piercing boeken, moeten de lichaamsdeel aangeven.
U bereikt deze sectie via Instellingen > Geavanceerde klantenkaart
Als deze functie niet is ingeschakeld, kan deze via "Instellingen > Functie toevoegen" worden ingeschakeld.

Servicevelden maken

1. Tabblad maken
Maak eerst onder Instellingen > Geavanceerde klantenkaart het gewenste tabblad aan, waarin u de servicevelden voor een individuele service later wilt groeperen. U kunt natuurlijk ook een bestaand tabblad gebruiken.


2. Klanten- of afspraakgegevensvelden maken
Maak vervolgens de klanten- of afspraakgegevensvelden aan die uw klanten bij boeking moeten invullen en wijs deze toe aan het gewenste tabblad.


3. Service met velden koppelen
Onder Instellingen > Geavanceerde klantenkaart krijgt u een overzicht van de al gekoppelde tabbaden. Om servicevelden aan een service toe te wijzen, gaat u als volgt te werk:

  1. Klik op de gewenste service
  2. Selecteer onder "Online boeking" het gewenste tabblad waarin de servicevelden zijn gedefinieerd.


Servicevelden in online boeking

Klanten die de bewerkte service in online boeking selecteren, kunnen de weergegeven velden rechtstreeks in de boekingsinterface bewerken:

Servicevelden in de klantenkaart

In de klantenkaart kunnen de door de klant ingevulde gegevens te allen tijde worden bekeken.

Klanten exporteren

U bereikt dit gebied via Instellingen > Account > Klanten exporteren

U kunt uw klanten op elk moment exporteren om de lijst in andere programma's te importeren of lokaal op te slaan.

Dit is alleen toegestaan voor medewerkers die over de juiste rechten beschikken.

Exportassistent

Vervolgens wordt u gevraagd naar welk e-mailadres de export moet worden verzonden. Hier worden alleen adressen voorgesteld die ook administratieve rechten in de kalender hebben.

Daarna kunt u selecteren welke klantenvelden u wilt exporteren. Markeer alstublieft de gewenste velden:

Klantexport bevestigen en downloaden

U ontvangt een bevestigingse-mail op het e-mailadres dat u in stap 1 hebt opgegeven. Klik hier alstublieft op de link en voer vervolgens in het invoerveld het geldige wachtwoord voor het opgegeven e-mailadres in. De klantexport wordt vervolgens berekend en u ontvangt een verdere e-mail met de downloadlink op dit adres.

Export verder verwerken

U kunt de gedownloade export openen in spreadsheetprogramma's zoals Excel of Open Office en verder verwerken of in andere software importeren. Belbo houdt zich hierbij aan internationale standaarden.
Mocht u problemen ondervinden met de weergave van de tabel, kunt u te werk gaan zoals hier beschreven.

Klantendossier: Facturen

In het factureringsgedeelte van het klantenregister kunt u alle betalingen van de klant in het klantenregister bekijken.

Voorbeeld van facturen en betalingsontvangsten in het klantenregister:

Klanten: Duplicaten

Als er in uw klantendatabase verschillende klantgegevens met identieke kenmerken bevat, wordt in elk van deze bestanden het submenu-item Duplicaten gemaakt. Mocht het dezelfde persoon betreffen die per ongeluk twee keer is aangemaakt, kunt u de klantgegevens samenvoegen om schone gegevens te verkrijgen.




Dit artikel beschrijft hoe u duplicaten binnen een klantendossier samenvoegt. Om gerichte duplicaten van klantendossiers te identificeren, kunt u de dubbelettenzoeker gebruiken. Meer over de dubbelettenzoeker vindt u hier.

Duplicaten samenvoegen

Als u duplicaten in een klantendossier bent tegengekomen, kunt u deze samenvoegen.

In de rij van elk duplicaat bevindt zich de knop "gebruiken".
Als deze zwart (actief) is, wordt deze klantkaart samengevoegd.
Als een klant in de lijst niet met het huidige klantendossier moet worden samengevoegd, klikt u op "gebruiken". De knop wordt wit (inactief) en dit klantendossier blijft ongewijzigd.

Na het klikken op "Samenvoegen" gaat u naar de vergelijkingsweergave, waarin u kunt bepalen welke gegevens in het nieuwe dossier worden opgenomen.

In de kolom met de kolomtitel "Nieuw" bevinden zich de gegevens die in het nieuwe dossier worden opgenomen. Selecteer hier uit de tegenstrijdige gegevens de juiste gegevens, of voer de juiste gegevens handmatig in. Klik vervolgens op "Opslaan".

De klantendossiers zijn nu samengevoegd. Alle gegevens en afspraken zijn overgenomen en blijven beschikbaar.

 

Duplicaten - genegeerde suggesties

Als een duplicaat wordt genegeerd bij het samenvoegen, kunt u deze trick gebruiken om de verdwenen dublet terug te vinden.

Dubletten worden niet gevonden - trick

 

Duplicaten voorkomen

Duplicaten ontstaan door het opnieuw invoeren van klantgegevens in de agenda. Zodra u de eerste letters van de naam in het afsprakendialoog invoert, krijgt u suggesties voor al bestaande klanten.
Als u een afspraak voor een bestaande klant invoert, moet u ook op de naamsuggestie klikken. Alleen als het om een nieuwe klant met een soortgelijke naam gaat, voert u de naam handmatig in. Nadat u de nieuwe afspraak hebt opgeslagen, wordt automatisch een nieuw klantendossier voor deze klant aangemaakt.

Selectie van een bestaande klant bij het invoeren van een afspraak:


[video_embed][/video_embed]


Meer informatie over het onderwerp klantendossier vindt u hier.