Het gebeurt af en toe dat u meerdere klantregistraties met identieke gegevens aanmaakt. Dit zijn duplicaten. Om duplicaten snel en gemakkelijk te vinden, hebben we daarvoor een functie ontwikkeld: De Duplicaatfinder.
In het tabblad Voorstel worden alle suggesties voor duplicaten in uw klantregistraties weergegeven.
Vink de duplicaten aan die u wilt samenvoegen en klik op de groene knop "Samenvoegen".
Duplicaatsamenvoegen
Nadat u op Samenvoegen hebt geklikt, ziet u in de volgende stap een vergelijking tussen de klantregistraties die worden samengevoegd.
In ons voorbeeld hebben we twee klantregistraties met identieke voor- en achternamen maar verschillende e-mailadressen.
Op dit moment kunt u de juistheid van de klantgegevens controleren en de juiste gegevens selecteren.
De groen gemarkeerde gegevens worden in het nieuwe klantdossier overgenomen.
Zodra u alle duplicaten die het systeem heeft voorgesteld hebt samengevoegd, worden geen verdere suggesties meer weergegeven.
Gegevensopschoner
Met behulp van de gegevensopschoner kunt u uw klantregistratie opschonen. Klanten die jaren niet meer zijn geweest of dode klanten vanwege onvolledige naam kunnen zo met één klik worden verwijderd.
U hebt drie mogelijkheden waaruit u kunt kiezen:
- Registraties zonder afspraken die ouder zijn dan... (Registraties die ouder zijn dan de opgegeven datum worden uit uw klantendatabase verwijderd)
- Klanten van wie de laatste afspraak langer geleden is dan...(U hebt in uw database ook klanten die al jaren niet meer bij u komen. Met behulp van deze optie worden inactieve klanten uit de database verwijderd.)
- Klanten voor wie geen contactgegevens (e-mailadres, mobiel nummer of vast nummer) zijn ingevuld. Selecteer deze optie als u klantregistraties met onjuiste invoer wilt verwijderen.
Als u één of meer opties hebt geselecteerd, klikt u op de knop "Klanten nu verwijderen".
Op deze manier worden oude, inactieve en foutieve klantregistraties zeer snel en gemakkelijk verwijderd uit de database met behulp van de gegevensopschoner.
Duplicaten in de kalender weergeven
Om het regelmatig controleren van duplicaten te vereenvoudigen, kunt u in de kalender zien welke klanten van de dag duplicaten hebben. Dit wordt u getoond met een kleine opmerking in het gebied van de huidige datum:
Om deze functie in te schakelen kunt u in het tabblad Instellingen van de module "Duplicaatfinder" de optie "Duplicaten per dag in kalender weergeven" selecteren.