Het komt af en toe voor dat u meerdere klantenkaarten met identieke waarden aanmaakt. Dit zijn duplicaten. Om duplicaten snel en eenvoudig te vinden, hebben we daarvoor een functie ontwikkeld: De duplicaatzoeker.
In het tabblad Voorstel worden alle suggesties voor duplicaten in uw klantenkaarten weergegeven.
Vink de duplicaten aan die u wilt samenvoegen en klik op de groene knop "Samenvoegen".
Duplicaatsamenvoeging
Nadat u op Samenvoegen hebt geklikt, ziet u in de volgende stap een vergelijking tussen de klantenkaarten die moeten worden samengevoegd.
In ons voorbeeld hebben we twee klantenkaarten met identieke voor- en achternamen maar verschillende e-mailadressen.
Op dit moment heeft u de gelegenheid om de juistheid van de klantgegevens te controleren en de juiste gegevens te selecteren.
De groen gemarkeerde gegevens worden overgenomen in de nieuwe klantdossier.
Wanneer u alle duplicaten die het systeem heeft voorgesteld hebt samengevoegd, worden geen verdere suggesties weergegeven.
Gegevensverzamelingassistent
Met behulp van de gegevensverzamelingassistent kunt u uw klantenbestand opschonen. Klanten die jarenlang niet meer zijn geweest of dode nummers vanwege onvolledige namen kunnen met één klik worden verwijderd.
U hebt drie opties om uit te kiezen:
- Kaarten die geen afspraken hebben en ouder zijn dan... (Kaarten die ouder zijn dan de opgegeven datum worden uit uw klantendatabase verwijderd)
- Klanten van wie de laatste afspraak langer geleden is dan... (U hebt ook klanten in uw database die al jaren niet meer bij u komen. Met behulp van deze optie worden inactieve klanten uit de database verwijderd.)
- Klanten voor wie geen contactgegevens (e-mailadres, mobiel of vast telefoonnummer) zijn vastgelegd. Selecteer deze optie als u onjuist ingevoerde klantenkaarten wilt verwijderen.
Wanneer u een of meer opties hebt geselecteerd, klikt u op de knop "Klanten nu verwijderen".
Op deze manier worden oude, inactieve en foutieve klantenkaarten zeer snel en eenvoudig met de gegevensverzamelingassistent uit de database verwijderd.
Duplicaten in de kalender weergeven
Om regelmatige controle van duplicaten te vereenvoudigen, kunt u in de kalender zien welke klanten van de dag duplicaten hebben. Dit wordt u met een klein bericht in het gebied van de huidige datum getoond:
Om deze functie te activeren kunt u in het instellingentabblad van de module "Duplicaatzoeker" de optie "Duplicaten per dag in kalender weergeven" selecteren.