Met de functie "Medewerker-PIN" kan voor een gedeelde login worden vastgesteld welke medewerker een wijziging in de kalender uitvoert.
Het recht "Medewerker-PIN beheren" stelt u in staat om PIN-codes van medewerkers in te zien en te bewerken.
Alles over: Logins & Rechten
Recht: Pakketten maken en bewerken
Met de functie Servicepakketten kunt u meerdere behandelingen voor een klant in één kasafrekeningsproces verkopen.
Het recht "Pakketten maken en bewerken" stelt u in staat om bestaande servicepakketten in het kasafrekeningsproces te bewerken en posities toe te voegen.
Recht: Pakket beheren
Met de functie Leistungspakete kunt u meerdere behandelingen voor een klant in één kassatransactie verkopen.
Het recht "Pakket beheren" stelt u in staat om in de functie "Leistungspakete" nieuwe sjablonen voor leistingspakketten aan te maken en bestaande leistingspakketten te verwijderen.
Recht: Locatie-overschrijdende instellingen
Als u meerdere locaties in een Belbo-kalender hebt gekoppeld, kunt u op elk moment tussen de locatiekalenders wisselen.
Het recht "Instellingen op meerdere locaties" stelt u in staat om ontwerp- en tekstinstellingen te bewerken die over meerdere locaties gelden.
Juridisch: Hoofdkantoor
Als u meerdere vestigingen heeft, kunt u de functie "Hoofdkantoor" gebruiken.
Het recht „Hoofdkantoor" activeert het Hoofdkantoor voor de login, waarin u omzetstatistieken over alle vestigingen heen kunt bekijken.
Recht: DSGVO Supervisor
Het recht "DSGVO Supervisor" activeert functies waarmee gegevensverzoekinformatieverzoeken en gegevenswissingingsverzoeken kunnen worden verwerkt die door de klant online kunnen worden ingevuld.
Controle van werktijden van de PK Coiffure
Dit artikel is vooral relevant voor gebruikers uit Zwitserland.De Paritetische Commissie voor het Zwitserse Coiffeurambacht (PK Coiffure) controleert de naleving van de collectieve arbeidsovereenkomst in de Zwitserse kappersbranche - en controleert bijvoorbeeld de arbeidsvoorwaarden van bedrijven onder de CAO steekproefsgewijs of op aangifte. Bij zo'n controle moeten salon-eigenaren aantonen dat werknemers en leerlingen in de salon de wettelijke werktijd niet overschrijden en verplichte pauzes in acht nemen.
Zo schrijft de PK Coiffure op hun website
Voor werknemers op wie de bepalingen van de werktiijd van de ArG van toepassing zijn, moet de werktijd worden geregistreerd. Het moet voor elke werknemer navolgbaar zijn wanneer hij heeft gewerkt, pauzes heeft genomen en het werk heeft beëindigd. Op basis van deze gegevens kan worden gecontroleerd of de werk- en rusttijdbepalingen van de arbeidswet zijn nageleefd. De werkgever is verplicht deze registraties van de werktijd 5 jaar te bewaren.
Als de werktijden en pauzes in de dienstregeling en kalender goed zijn bijgehouden, is het eenvoudig mogelijk om de relevante rapporten en statistieken te exporteren die door de PK Coiffure worden gewenst. Het Excel-sjabloon dat door de PK Coiffure wordt verstrekt, kunt u hier optioneel <a href="https://www.pk-coiffure.ch/media/files/Arbeitszeitdokumentation_elektronisch_2020.xlsxdownloaden:
Benodigde informatie:
Algemene personeelsinformatie
- Naam
- Voornaam
- Geboortedatum
- AVS-nr.
- Straat
- Postcode
- Plaats
- Land
- Werkpercentage (in %)
- Vakantiedagen/jaar
- Compensatiesaldo vorig jaar
Deze informatie kan momenteel nog niet worden geëxporteerd, maar het wordt aanbevolen om voor dit doel een titelblad per werknemer aan te maken in een programma zoals Word van Microsoft Office of OpenOffice (gratis).
Gewerkte tijd
Voor elke dag moet per werknemer het volgende kunnen worden aangetoond:
- Gewerkte tijd (totaal)
Daarvoor wordt de export van de volgende statistiek aanbevolen:
Instellingen > Statistieken > Rapportages > Werkmaanden: Deze export toont voor elke maand voor alle werknemers de dagelijks gewerkte tijd of afwezigheden:
Gedetailleerde werktijden
De PK Coiffure controleert niet alleen de gewerkte tijd, maar ook de werkelijke pauzes en werktijden:
- Begin werktijd
- Einde werktijd
- Begin pauze
- Einde pauze
Daarvoor wordt de export van de volgende statistiek aanbevolen: Instellingen > Statistieken > Rapportages > Werkweken - HTML: Deze export toont voor elke week voor alle werknemers begin en einde van werk- en pausetijden:
Opmerking: De PK Coiffure geeft aan welke verschillende soorten afwezigheden moeten worden onderscheiden:
- FE = Vakantiecontrole volgens artikel 33 CAO
- FT = Feestdagcontrole volgens artikel 33 CAO
- Feestdagen die volgens kantonale wetgeving gelijk zijn aan zondag.
- KR = Ziekte
- KA = Korte afwezigheid Als werknemers tijdens werkuren kortstondig niet op het werk waren om persoonlijke verplichtingen na te komen.
- UN = Bedrijfsongeval of privéongeval
- BE = Betaalde vakantiedagen volgens artikel 34 CAO
- MU = Moederschap-verlof volgens artikel 44 CAO
- TK = Vergaderingen en cursussen volgens artikel 35.2 CAO
- FW = Vrije weekdag waarop niet wordt gewerkt. Bijvoorbeeld maandag of zondag.
- KO = Compensatie voor overuren volgens artikel 25.3 CAO
De afwezigheidstypen kunnen als volgt worden aangevuld of gewijzigd:
<a href="/abwesenheiten/
" target="_blank">Afwezigheden
Machtigingen van uw medewerkers beperken
Als u wilt voorkomen dat medewerkers toegang hebben tot bepaalde gegevens, kunt u de toegang beperken. In Belbo staan u verschillende mogelijkheden ter beschikking om de machtigingen van uw medewerkers in te perken.
Begrippenverklaring
In dit artikel worden de volgende begrippen gebruikt:
- Login: Combinatie van e-mailadres en wachtwoord om u in te kunnen loggen in de agenda.
- Medewerker-PIN: Korte code die bijvoorbeeld nodig is bij het invoeren of wijzigen van afspraken.
Logins voor uw medewerkers
Team-Login
Eigenaren hebben standaard een login die toegang geeft tot alle functies in Belbo. We raden aan deze login niet aan uw medewerkers door te geven.
U kunt voor uw medewerkers een Team-Login aanmaken, waarvan u vervolgens de machtigingen kunt bepalen. De Team-Login wordt door alle medewerkers gezamenlijk in het dagelijks werk gebruikt. Daarom is het raadzaam om de Medewerker-PIN in te schakelen, zodat u kunt zien welke medewerker een afspraak heeft aangemaakt of verplaatst.
Medewerker-Login
Als u afzonderlijke medewerkers uitgebreide machtigingen wilt geven, kunt u hen een eigen login aanmaken en vervolgens de gewenste rechten verlenen.
→ Dit is geschikt voor leidinggevend personeel of receptieonisten die bijvoorbeeld instellingen moeten wijzigen of dagafsluitingen moeten maken.
Rechten
U kunt aan elke login eigen rechten toewijzen. Op deze manier kunt u bepalen of medewerkers toegang hebben tot bepaalde gebieden of instellingen kunnen wijzigen.
U kunt bijzondere aandacht besteden aan de volgende rechten:
Agendarechten
Klantendatabase
Medewerkers die het recht "Klantendatabase" niet hebben, kunnen op het hoofdmenu-item "Klanten" klikken. Ze kunnen echter geen klantlijst zien. Medewerkers zonder dit recht kunnen echter nog steeds de in het dagelijks werk belangrijke gegevens zien. Ze kunnen bepaalde klantdossiers zoeken en afspraken voor deze in de agenda invoeren. Ze kunnen ook op klantdossiers in de agenda klikken om inzicht in de klantgegevens te krijgen.
→ Als u vermoedt dat een medewerker klantgegevens kopieert om deze voor eigen doeleinden te gebruiken, kunt u haar dit recht ontnemen. Houd er rekening mee dat de Team-Login in dat geval dit recht ook niet mag hebben.
→ Als u vermoedt dat een medewerker klantgegevens kopieert om deze voor eigen doeleinden te gebruiken, kunt u haar dit recht ontnemen. Houd er rekening mee dat de Team-Login in dat geval dit recht ook niet mag hebben.
Configuratie
Medewerkers die het recht "Configuratie" niet hebben, kunnen geen instellingen wijzigen.
[/toggle]
Prijzen weergeven
Medewerkers die het recht "Prijzen weergeven" niet hebben, kunnen niet alleen de prijzen niet zien, maar kunnen ook de kassa niet gebruiken.
[/toggle]
Onze aanbeveling
Medewerkers die in het dagelijks werk klanten moeten bedienen, moeten kasseren en afspraken moeten maken, kunnen de volgende instellingen hebben:
Eigenaar vergeleken met de Team-Login:
Kasserechten
Kasserechten instellen
Bepaal in de Kasserechten welke van uw medewerkers de kassa mogen bedienen en welke instellingen zij mogen wijzigen.
Onze aanbeveling
Medewerkers die in het dagelijks werk afspraken moeten kassieren en de afsluitingen van de huidige dag moeten doen, kunnen de volgende instellingen hebben:
Eigenaar vergeleken met de Team-Login:
Weergavebeperking
In het dossier van elke medewerker die een eigen login heeft, kunt u toegangsbeperkingen vastleggen. U kunt de dossiers van uw medewerkers openen onder Instellingen > Medewerkers.
- Afspraakweergave beperken: U kunt bepalen dat een medewerker met zijn/haar eigen login alleen de huidige dag en toekomstige dagen mag zien, maar niet in het verleden mag bladeren.
- Zicht van de medewerker beperken: U kunt in elk medewerkerdossier bepalen welke collega's een medewerker mag zien. U kunt bijvoorbeeld bepalen dat een medewerker alleen zichzelf en zijn/haar eigen afspraken ziet wanneer hij/zij zich met zijn/haar eigen logingegevens aanmeldt.
Machtigingen van de Medewerker-PIN
Elke medewerker kan een eigen PIN krijgen, die dient voor de identificatie van de afzonderlijke medewerkers. Wanneer de PIN-modus is ingeschakeld, voert elke medewerker zijn/haar eigen PIN in zodra hij/zij een afspraak wijzigt of verplaatst, pauzes aanmaakt, afspraken kassiert of een productverbruik vastlegt.
De Medewerker-PIN kan op zijn beurt met bepaalde rechten worden uitgerust. Op deze manier kunt u bepalen dat bepaalde medewerkers geen pauzes mogen verplaatsen of afspraken mogen verwijderen.
Login-toegangsbeperking
U kunt instellen dat medewerkers met bepaalde logins zich alleen van een door u bepaald apparaat kunnen aanmelden. Gebruik hiervoor de functie Login-toegangsbeperking.
Team-login
Als u niet alleen in het bedrijf werkt, is het zinvol om een eigen login voor uw team aan te maken. U kunt aan deze login uw eigen rechten toekennen en zo voorkomen dat alle medewerkers toegang hebben tot instellingen en statistieken. Dit type login, dat niet direct is gekoppeld aan een medewerker, kan door het hele team worden gebruikt en is geschikt wanneer al uw medewerkers in het dagelijkse werk dezelfde computer of tablet gebruiken.
Dit type login is ook geschikt voor andere soorten medewerkers die toegang hebben tot de kalender en afspraken kunnen invoeren of instellingen kunnen wijzigen, maar zelf niet als een boekbare medewerker in de kalender moeten voorkomen. Dit zijn bijvoorbeeld:
- Eigenaren die zelf geen klanten bedienen
- Marketing- en Sales-medewerkers die afspraken invoeren
- Administratieve medewerkers zoals receptie of kantoorpersoneel
Team-login aanmaken
- Ga naar Instellingen > Medewerkers > Rechten
- Klik daar op "Nieuwe login aanmaken".
- Geef een naam op voor de login, bijv. voornaam "Team", achternaam "Login". Voor administratieve medewerkers die de login niet met collega's delen, gebruikt u de echte naam van de persoon.
- Stel desgewenst al een veilig wachtwoord in
- Aanbevolen voor administratieve medewerkers: Als u geen wachtwoord instelt, wordt een e-mail met een link naar het adres gestuurd dat leidt tot wachtwoordkeuze, zodat de persoon zelf een veilig gewenst wachtwoord kan kiezen.
- Aanbevolen voor Team-login: Als u direct een wachtwoord instelt, wordt geen e-mail verzonden en kunt u het wachtwoord op een ander manier aan uw team meedelen.
Nadat u de login hebt ingesteld, kunt u vervolgens de toegangsrechten voor deze login instellen onder Instellingen > Medewerkers > Rechten.
Toegangsberechtigung voor de Team-login
Nadat u de Team-login hebt ingesteld, kunt u vervolgens de toegangsrechten voor deze login instellen onder Instellingen > Medewerkers > Rechten. Wij raden aan om aan deze login slechts enkele rechten toe te kennen.
Kasserechten voor de Team-login
Wij raden aan dat het team afspraken kan kasseren en huidige dagafsluitingen kan maken. Statistieken en kassainstellingen blijven echter zaak van de chef.
Mocht er medewerkers zijn aan wie u meer rechten wilt toekennen, kunt u aan deze medewerkers een eigen login toewijzen.
Identificatie van teamleden bij afspraakwijziging
Als alle medewerkers dezelfde login gebruiken, kan niet zonder meer worden nagegaan welk teamlid welke wijzigingen bij het aanmaken en wijzigen van afspraken heeft uitgevoerd. Daarom raden wij aan om daarnaast de medewerker-PIN te gebruiken.
Dit maakt het mogelijk om uw medewerkers nauwkeurig te identificeren ondanks gezamenlijk gebruik van dezelfde login. Daarnaast kunt u met behulp van de medewerker-PIN de rechten van individuele medewerkers fijn afstellen. Meer over de medewerker-PIN leest u hier.
Login-toegangsbeperking
Als u wilt voorkomen dat uw medewerkers zich vanaf andere apparaten (bijvoorbeeld van thuis of het persoonlijke telefoon) inloggen, kunt u de functie Login-toegangsbeperking gebruiken.
2-Factorauthenticatie voor de Team-login
Omdat de Team-login door meerdere personen gezamenlijk wordt gebruikt, kunt u deze extra beveiligen met een 2-factorauthenticatie (2FA). Let op dat alle personen die de Team-login gebruiken, toegang moeten hebben tot hetzelfde apparaat met de geïnstalleerde Authenticator-app.
Wachtwoord van een medewerker wijzigen
Uw medewerkers kunnen zich met hun eigen login in de kalender aanmelden. Deze logins kunnen met bepaalde rechten worden voorzien, zodat u kunt bepalen welke van uw medewerkers toegang hebben tot bepaalde functies. U kunt de wachtwoorden van uw medewerkers die in de kalender zijn ingevoerd wijzigen.
Vereisten
- Een voorwaarde voor het wijzigen van het wachtwoord is dat de desbetreffende medewerker over een eigen login beschikt.
- Om het wachtwoord van een medewerker te wijzigen, moet u ook het huidige wachtwoord kennen. Mocht dit niet meer bekend zijn, dan kunt u de functie "wachtwoord vergeten" gebruiken, die zich op de login-pagina van uw kalender bevindt.
Wachtwoord wijzigen
Onder Instellingen > Medewerkers > Rechten ziet u alle logins die in uw bedrijf zijn opgeslagen.
Klik hier op de gewenste login en volg de instructies van het dialoogvenster dat opent wanneer u op "Wachtwoord wijzigen" klikt, om het wachtwoord van de medewerker te wijzigen.
Hoe u een medewerker blokkeert, vindt u hier.
Aanvullende beveiliging met 2FA
In plaats van of aanvullend op het regelmatig wijzigen van het wachtwoord kunt u een login beveiligen met twee-factor-authenticatie (2FA). Op deze manier blijft de login beschermd, zelfs als het wachtwoord in verkeerde handen valt.