Skip to content

Trefwoord: Geburtstag

Automatische e-mails

Met de automatische e-mails kunt u verjaardagsgroeten naar uw klanten sturen of klanten die al lang niet meer bij u zijn geweest, terugwinnen. Zonder dat u hier steeds zelf aan hoeft te denken.


U bereikt dit gedeelte via
Instellingen > Automatische klantherwoning.
Als deze functie niet is geactiveerd, kan deze worden geactiveerd via "Functie toevoegen".





Belangrijke voorwaarde voor het versturen van campagnes


Berichtoptie in het klantendossier geactiveerd
Alleen klanten in wier klantendossiers de optie "Deze klant ontvangt e-mail- of SMS-campagnes." is geactiveerd, ontvangen marketing-e-mails en SMS-campagnes. Herinnerings- en bevestigingsmails zijn hiervan niet afgetast.

Als het grootste deel van uw klanten nog niet is vrijgegeven voor de marketingfuncties, kunt u contact met ons opnemen: +49 30 5770 9641.

Berichtoptie in de klantinstellingen geactiveerd
Om nieuwe klanten automatisch voor de marketingfuncties vrij te geven, kunt u in de klantinstellingen de desbetreffende functie activeren.



Automatische e-mails op een bepaald moment na de laatste afspraak

Als u klanten op een bepaald moment na een afspraak een automatisch bericht wilt sturen, kunt u dit hier aanmaken.

Voorbeelden van een automatische e-mail

  • U wilt al uw klanten twee dagen na hun bezoek vragen uw bedrijf op uw Facebook-pagina te beoordelen.

  • U wilt klanten die 3 maanden niet bij u zijn geweest automatisch aan uw bedrijf herinneren en deze klanten aansporen online een afspraak in te plannen. (Dit kunt u ook goed combineren met een korting via Online-gutscheinen.)


Automatische e-mail aanmaken
Selecteer onder Automatische e-mails + Nieuwe sjabloon aanmaken en vul de velden in. Na het opslaan wordt het bericht nog niet verzonden.

  • Naam: kies een naam waaronder u de campagne kunt herkennen. Dit is niet zichtbaar voor klanten.
  • Klantengroep: Selecteer indien nodig een klantenstatus. De e-mail wordt alleen naar klanten uit deze klantengroep verzonden.
  • Geslacht: Selecteer indien nodig een geslacht. De e-mail wordt alleen naar klanten uit deze klantengroep verzonden.
  • Tijdperiode: Selecteer vervolgens het moment waarop deze e-mail na de laatste afspraak van de klant wordt verzonden.


Ontwerp en verstuur
U kunt nu eerst de inhoud en vormgeving bewerken.

Zodra u tevreden bent met het uiterlijk van uw testemail, kunt u nu onder "Algemeen" het verzenden starten.


Wanneer de terugroepingse-mails worden geactiveerd, bereiken u alleen de klanten wier laatste afspraak bij u precies het vastgestelde aantal dagen geleden was. Oudere klanten ("dode dossiers") worden dus niet aangeschreven.

Verjaardagse-mail

Om klanten automatisch verjaardagse-mails met uw felicitaties te sturen, kunt u een verjaardagse-mail opstellen. Het aanmaken en verzenden van de verjaardagse-mail gaat precies hetzelfde als hierboven beschreven.
Meer informatie over de verjaardagse-mails vindt u hier.


Belangrijk: Een klant ontvangt een activeringsmail MAXIMAAL eenmaal. Deze wordt niet meerdere keren verzonden.


Een overzicht van alle marketingfuncties vindt u hier.

Marketingfuncties

Met de marketingfuncties kunt u uw eigen nieuwsbrieven of groeps-SMS naar uw klanten verzenden.


U bereikt dit gebied via Instellingen > Marketing.

Beschikbare marketingfuncties


Nieuwsbrieven en groeps-SMS
Verzend gelegenheidsgebonden of regelmatige nieuwsbrieven naar uw klanten.
Meer informatie over nieuwsbrieven en groeps-SMS vindt u hier.

Automatische e-mails
Stuur automatische verjaardagsgroeten of berichten op een bepaalde dag na de laatste afspraak van een klant.
Meer informatie over automatische e-mails vindt u hier.

Toepassingsvoorbeeld:
U wilt klanten die 3 maanden niet bij u zijn geweest aanmoedigen voor een nieuwe afspraak in uw bedrijf. Schrijf daarvoor een automatische e-mail met een vriendelijke uitnodiging, die automatisch naar elke klant wordt verzonden zodra deze 3 maanden geen afspraak meer bij u heeft gehad.

Beoordelingen
U kunt op uw online boekingspagina of ook voor eigen kwaliteitszorg elke klant na de afspraak een automatisch verzoek om beoordeling sturen.

[/toggle]

Nieuws
In de Belbo-klanten-app en op uw online boekingspagina kunt u nieuws publiceren.
Meer informatie over het nieuws vindt u hier.



Houd er alstublieft rekening mee dat uw klanten daarvoor voor de marketingfuncties moeten worden ingeschakeld. In elk klantendossier vindt u een bijbehorende optie voor SMS- en e-mailberichten. Alleen klanten voor wie deze optie in hun klantendossier is ingeschakeld, ontvangen ook marketing-berichten.



Verjaardagslijst

Als u verjaardagen in uw klantenbestand onderhoudt, worden hier de aankomende verjaardagen van uw klanten weergegeven.

Zo vindt u de verjaardagslijst:

Als u nog geen verjaardagsveld in elke klantrecord ziet, kunt u dit aanmaken in de klantenvelden.

U kunt uw klanten e-mailfelicitaties sturen, die automatisch op hun verjaardag naar elke klant worden gestuurd. Meer daarover vindt u hier.

Verjaardagslijst exporteren

U kunt de verjaardagslijst exporteren om deze in een ander programma verder te verwerken of af te drukken. Klik daarvoor op de knop "Opties":

Gegevens toevoegen aan export

Standaard zijn gegevens zoals naam en verjaardag in de lijst opgenomen. Indien gewenst, kunt u aanvullende gegevens, zoals straat, huisnummer en postcode, toevoegen.

  1. Klik onder Instellingen op Klantinstellingen.
  2. Open het tabblad "Klantenvelden".
  3. Open het veld dat u wilt toevoegen aan de export.
  4. Ga hier naar het tabblad "Zichtbaarheid > Overig".
  5. Activeer hier de optie "Weergeven in verjaardagslijst-export" en sla de invoer op.

Het gewenste veld wordt vervolgens in de export weergegeven.

Klantverjaardagen in de agenda:

Als u elke dag wilt zien welke van uw klanten vandaag jarig is, kunt u dit inschakelen. Ga daarvoor naar Instellingen > Agendainstellingen en activeer het selectievakje bij "Verjaardagsweergave".

Klantverjaardagen in de agenda:

Automatische verjaardagswensen

Als u uw klanten wilt feliciteren op hun verjaardag, kunt u daarvoor een verjaardagse-mail aanmaken. Deze wordt automatisch op de verjaardag naar elke klant verzonden.

U bereikt dit gedeelte via
Instellingen > Automatische verjaardagse-mail.
Mocht deze functie niet geactiveerd zijn, kan deze via "Functie toevoegen" geactiveerd worden.

Belangrijke voorwaarde is dat u het klantkaarteveld "Verjaardag" hebt aangemaakt en dit regelmatig met de gegevens van uw klanten invult. Alleen dan "weet" uw kalender ook wanneer welke klant jarig is en kan op die dag automatisch een bericht naar hem of haar verzenden.

Verjaardagsveld voor klanten aanmaken

Zodra u een klantenveld met het type "Verjaardag" hebt aangemaakt, kunt u uw klanten in de verjaardagslijst vinden.

Nieuwe verjaardagse-mail starten

Verjaardagse-mail aanmaken
Selecteer in de automatische e-mails + Verjaardagse-mail.
Hierbij kunt u ook onderscheid maken tussen klanten van bepaalde klantengroepen:

geburtstag2

Ontwerpen
Nu kunt u de verjaardagse-mail ontwerpen:

Verzending starten
Nadat u uw ontwerp hebt opgeslagen en uzelf een test-e-mail hebt verzonden, kunt u onder "Algemeen" de verzending starten. Vanaf nu wordt deze e-mail automatisch naar alle jarigen verzonden.

Tip: Deze functie combineert goed met een klein kortingsgeschenk via de onlinegutscheine.

Een overzicht van alle marketingfuncties vindt u hier.

Klantenvelden

Klantenvelden zijn extra velden die u in elke klantkaart kunt aanmaken.
Standaard zijn "Naam", "Voornaam", "E-mailadres", "Klantenstatus" en "Telefoon" al aanwezig in het klantendossier. Als u aanvullende gegevens zoals "Adres", "Verjaardag" of "Huidtype" ook wilt invoeren, kunt u onbeperkt veel klantenvelden aanmaken.

U bereikt dit gebied via
Instellingen > Klanten-instellingen > Klantenvelden.

Klantenvelden bewerken

Om een klantenveld aan te maken, klikt u in de Klantkaart-instellingen > Klantenvelden op +Klantenveld.

Veldeigenschappen

Overzicht

Veldnaam
Beschrijf hier de informatie die u wilt verzamelen. De naam verschijnt in elke klantkaart.

Toepassingsvoorbeeld:
Als u een veld voor Verjaardag wilt toevoegen, noem het "Verjaardag". Voor Straat en huisnummer is "Straat & nr." geschikt.

Veldtype
Afhankelijk van het soort informatie dat u wilt opslaan, zijn verschillende veldtypen geschikt, die u waarschijnlijk allemaal van internet en softwaretoepassingen kent.


Voorbeelden:

Beschrijving
Bij veldtype Selectievakje:
Voer hier de tekst in die achter het selectievakje moet worden weergegeven.

Bij veldtype Dropdown:
Voer hier de opties in die beschikbaar moeten zijn. Scheid de regels door regelafbrekingen:


Pictogram voor kalender
Hier kunt u een pictogram kiezen dat in de kalender verschijnt, zodra u als veldtype "Selectievakje" instelt en dit in de klantkaart activeert.

Toepassingsvoorbeeld in sportclub:
U wilt een klein pictogram zien op de afspraak van elke klant die betaalt voor het wassen van zijn sportkleding na de training bij u. Maak het veld "Wasgoed" aan, kies als veldtype "Selectievakje" en stel een passend pictogram in. Wanneer u dit veld vervolgens in de klantkaart activeert, verschijnt het gekozen pictogram op de afspraak.

Verplicht veld
Dit veld moet ingevuld worden voordat een afspraak kan worden opgeslagen.
Klanten kunnen zich alleen online registreren als zij dit veld invullen.

Zichtbaarheid

Tabblad
Als u het veld "Tabblad" leeg laat, verschijnt uw klantenveld op de hoofdpagina van elke klantkaart. Als u erop klikt en een naam invoert, voegt u het toe aan een tabblad. Als er nog geen tabblad met de ingevoerde naam bestaat, wordt een nieuw tabblad aangemaakt.

Nieuw klantenveld op de hoofdpagina:

Nieuw klantenveld met tabblad "verder informatie":

Veld verbergen
Gebruik deze functie voor gegevensvelden die u niet volledig wilt verwijderen, maar ook niet meer in de klantkaart wilt weergeven.

In afspraakdetail weergeven
Uw klantenveld verschijnt in de afspraakdetail (nadat u op een afspraak klikt). Aanbevolen voor gegevens die tijdens de afspraak nodig zijn.


In afspraakingavemask weergeven
Uw klantenveld verschijnt in het afspraakingavemask. Aanbevolen voor belangrijke gegevens.


In kalender weergeven
Dit veld wordt rechtstreeks in de afspraak weergegeven.


Kassierprocedure
Als u het Belbo-kassasysteem gebruikt, kunt u ontvulde gegevens opvragen tijdens het kassierprocedure.

Toepassingsvoorbeeld:
U wilt de verjaardagen van alle klanten opslaan, om uw klanten op hun verjaardag feliciteert en zo de klantenbinding te vergroten. In veel klantkaarten ontbreekt helaas de geboortedatum. Tijdens het kassierprocedure verschijnt daarom een popup dat de medewerker eraan herinnert om de klant naar zijn verjaardag te vragen, als het veld in zijn dossier nog niet ingevuld is.

Gebruik deze functie alleen voor velden die in alle klantkaarten ingevuld moeten zijn.

Online boeking
Dit veld wordt gevraagd bij registratie op uw online boekingspagina. Aanbevolen voor gegevens zoals Verjaardag en Adres.

Verjaardagslijst
Dit veld wordt meegeëxporteerd in de export van de verjaardagslijst.

Contractoverzicht
Dit klantenveld wordt weergegeven in het contractoverzicht.

Klantenenquête
Dit veld wordt gebruikt in elke klantenenquête.

Klantenzoekinspectie
Dit veld wordt weergegeven in de resultatlijst van de klantenzoeking. Dit is geschikt voor informatie die helpt bij het selecteren van de juiste klant.

In het bovenstaande voorbeeld wordt ook de verjaardag van de klant weergegeven.

Deze functie is ook gepresenteerd in onze update-stream (naar video).

Weergave

Breedte en hoogte in kaart
Bepaal hoeveel ruimte het veld in de klantkaart inneemt.

Tip: Als u het veldtype "Verjaardag" gebruikt en de verjaardagen van uw klanten regelmatig onderhouden, kunt u de verjaardagslijst en de automatische verjaardagsgroeten gebruiken.

Als u veel klantenvelden aanmaakt, kunt u deze groeperen met behulp van karteitabbladen in een klantkaart en uw klantkaarten op die manier overzichtelijk inrichten. Meer informatie over karteitabbladen vindt u hier.

Als u wilt dat uw klanten bepaalde klanten- of afsprakenvelden al tijdens de online boeking invullen, gebruikt u de prestatievelden.