Skip to content

Trefwoord: E-Mails

E-mailnesinstellingen

Hier kunt u algemene e-mailinstellingen configureren.

U bereikt dit gebied via Instellingen > E-mailinstellingen

Antwoord-e-mailadres

Het hier ingevulde e-mailadres is geldig voor alle locaties. Voer hier dus alleen iets in als u één antwoord-e-mailadres voor alle locaties hebt. Dit is zinvol als u medewerker bent van een keten waarvoor een centraal kantoor bestaat dat de e-mails afhandelt.
Indien leeg: antwoorden worden naar uw locatie-e-mailadres gestuurd, die u in de locatie-instellingen kunt instellen.

Kleuren

Als u de tekst- of achtergrondkleuren van uw e-mails wilt wijzigen, kunt u dat hier doen. Zorg ervoor dat de teksten goed leesbaar blijven.

Toepassingsvoorbeeld:
Als de kleur van uw bedrijf geel is, is het verstandig om de achtergrondkleur op geel in te stellen, maar niet de tekstkleur.

Onderwerp in e-mail herhalen

Het onderwerp van de e-mail kan in het kopgedeelte van de inhoud worden herhaald.

Alle artikelen over het gebied E-mail en SMS-sjablonen vindt u hier.

Directe berichten

In elke klantkaart hebt u de mogelijkheid om directe berichten naar individuele klanten te verzenden. Hier kunt u sjablonen voor directe berichten maken, zodat u vaak verzonden berichten niet steeds opnieuw hoeft op te stellen.

U bereikt dit gebied via Instellingen > E-mailinstellingen

Tip: Als u dit bericht na de afspraak in principe aan al uw klanten wilt verzenden, gebruik dan het beste de Automatische e-mails.

Tekstsjablonen gebruiken

Sjabloon aanmaken
Om een tekstsjabloon aan te maken, klikt u op +Tekstsjabloon aanmaken.
Geef het sjabloon vervolgens een zinvolle naam, waaronder u het later kunt identificeren.
Voer vervolgens de gewenste teksten in voor e-mail en SMS. Als u slechts een van beide berichttypen wilt schrijven, laat u het veld leeg. Houd alstublieft rekening met, dat SMS alleen wordt verzonden als u de functie SMS-verzending hebt geactiveerd.

Voorbeeld van een tekstsjabloon:

Er geldt een tekenbeperking van 3000 tekens.

Tekstsjabloon gebruiken
Bel de klantkaart van de klant op naar wie u het bericht wilt verzenden. In het menuonderdeel Berichten kunt u op + Bericht verzenden klikken om een nieuw bericht te verzenden. Hier staan u de opgeslagen tekstsjablonen ter beschikking.
Houd alstublieft rekening met dat u persoonlijke aanvullingen pas na het laden van het tekstsjabloon moet maken.

Tekstsjabloon in de klantkaart gebruiken:


Alle artikelen over het onderdeel E-mail en SMS-sjablonen kunt u hier vinden.

E-mailberichten

Stel de tekst in die in het voettekstgedeelte van uw e-mails verschijnt.

U kunt dit gedeelte bereiken via
Klanten > SMS- en tekstsjablonen > Ontwerp > Teksten

Aanbevelingen voor de e-mailsluitingstekst

De sluitingstekst verschijnt in elk van uw e-mails. Voeg hier een link naar uw website of Facebookpagina, uw online boeking of uw adres in.

Links instellen
Om een link in te stellen, markeert u de gewenste tekst en klikt u op het linksymbool (kettingschakel) in de menubalk van het tekstinvoerveld.


Voorbeeld van een e-mailsluitingstekst

Alle artikelen over e-mail en SMS-sjablonen vindt u hier.

Klanten: E-mail- en SMS-sjablonen

In de e-mail en SMS-sjablonen kunt u het uiterlijk en de teksten van de berichten bepalen die uw agenda automatisch naar uw klanten verzendt.

U kunt dit gebied bereiken via Klanten > SMS- en tekstsjablonen

Belangrijke artikelen over e-mail en SMS-sjablonen

Automatische e-mails

Met de automatische e-mails kunt u verjaardagsgroeten naar uw klanten sturen of klanten die al lang niet meer bij u zijn geweest, terugwinnen. Zonder dat u hier steeds zelf aan hoeft te denken.


U bereikt dit gedeelte via
Instellingen > Automatische klantherwoning.
Als deze functie niet is geactiveerd, kan deze worden geactiveerd via "Functie toevoegen".





Belangrijke voorwaarde voor het versturen van campagnes


Berichtoptie in het klantendossier geactiveerd
Alleen klanten in wier klantendossiers de optie "Deze klant ontvangt e-mail- of SMS-campagnes." is geactiveerd, ontvangen marketing-e-mails en SMS-campagnes. Herinnerings- en bevestigingsmails zijn hiervan niet afgetast.

Als het grootste deel van uw klanten nog niet is vrijgegeven voor de marketingfuncties, kunt u contact met ons opnemen: +49 30 5770 9641.

Berichtoptie in de klantinstellingen geactiveerd
Om nieuwe klanten automatisch voor de marketingfuncties vrij te geven, kunt u in de klantinstellingen de desbetreffende functie activeren.



Automatische e-mails op een bepaald moment na de laatste afspraak

Als u klanten op een bepaald moment na een afspraak een automatisch bericht wilt sturen, kunt u dit hier aanmaken.

Voorbeelden van een automatische e-mail

  • U wilt al uw klanten twee dagen na hun bezoek vragen uw bedrijf op uw Facebook-pagina te beoordelen.

  • U wilt klanten die 3 maanden niet bij u zijn geweest automatisch aan uw bedrijf herinneren en deze klanten aansporen online een afspraak in te plannen. (Dit kunt u ook goed combineren met een korting via Online-gutscheinen.)


Automatische e-mail aanmaken
Selecteer onder Automatische e-mails + Nieuwe sjabloon aanmaken en vul de velden in. Na het opslaan wordt het bericht nog niet verzonden.

  • Naam: kies een naam waaronder u de campagne kunt herkennen. Dit is niet zichtbaar voor klanten.
  • Klantengroep: Selecteer indien nodig een klantenstatus. De e-mail wordt alleen naar klanten uit deze klantengroep verzonden.
  • Geslacht: Selecteer indien nodig een geslacht. De e-mail wordt alleen naar klanten uit deze klantengroep verzonden.
  • Tijdperiode: Selecteer vervolgens het moment waarop deze e-mail na de laatste afspraak van de klant wordt verzonden.


Ontwerp en verstuur
U kunt nu eerst de inhoud en vormgeving bewerken.

Zodra u tevreden bent met het uiterlijk van uw testemail, kunt u nu onder "Algemeen" het verzenden starten.


Wanneer de terugroepingse-mails worden geactiveerd, bereiken u alleen de klanten wier laatste afspraak bij u precies het vastgestelde aantal dagen geleden was. Oudere klanten ("dode dossiers") worden dus niet aangeschreven.

Verjaardagse-mail

Om klanten automatisch verjaardagse-mails met uw felicitaties te sturen, kunt u een verjaardagse-mail opstellen. Het aanmaken en verzenden van de verjaardagse-mail gaat precies hetzelfde als hierboven beschreven.
Meer informatie over de verjaardagse-mails vindt u hier.


Belangrijk: Een klant ontvangt een activeringsmail MAXIMAAL eenmaal. Deze wordt niet meerdere keren verzonden.


Een overzicht van alle marketingfuncties vindt u hier.

Marketingfuncties

Met de marketingfuncties kunt u uw eigen nieuwsbrieven of groeps-SMS naar uw klanten verzenden.


U bereikt dit gebied via Instellingen > Marketing.

Beschikbare marketingfuncties


Nieuwsbrieven en groeps-SMS
Verzend gelegenheidsgebonden of regelmatige nieuwsbrieven naar uw klanten.
Meer informatie over nieuwsbrieven en groeps-SMS vindt u hier.

Automatische e-mails
Stuur automatische verjaardagsgroeten of berichten op een bepaalde dag na de laatste afspraak van een klant.
Meer informatie over automatische e-mails vindt u hier.

Toepassingsvoorbeeld:
U wilt klanten die 3 maanden niet bij u zijn geweest aanmoedigen voor een nieuwe afspraak in uw bedrijf. Schrijf daarvoor een automatische e-mail met een vriendelijke uitnodiging, die automatisch naar elke klant wordt verzonden zodra deze 3 maanden geen afspraak meer bij u heeft gehad.

Beoordelingen
U kunt op uw online boekingspagina of ook voor eigen kwaliteitszorg elke klant na de afspraak een automatisch verzoek om beoordeling sturen.

[/toggle]

Nieuws
In de Belbo-klanten-app en op uw online boekingspagina kunt u nieuws publiceren.
Meer informatie over het nieuws vindt u hier.



Houd er alstublieft rekening mee dat uw klanten daarvoor voor de marketingfuncties moeten worden ingeschakeld. In elk klantendossier vindt u een bijbehorende optie voor SMS- en e-mailberichten. Alleen klanten voor wie deze optie in hun klantendossier is ingeschakeld, ontvangen ook marketing-berichten.



Bevestigingsteksten

U kunt dit gedeelte bereiken via Instellingen > Afspraakoverstijdingen & -herinneringen.

Bevestigingsteksten worden verzonden zodra u een afspraak in de agenda opslaat of uw klant een afspraak online heeft geboekt. In de bevestiging wordt de geboekte afspraak samengevat en weet de klant zeker dat hij een bindende afspraak heeft geboekt. Bevestigingen kunnen per e-mail en SMS worden verzonden. E-mailbevestigingen zijn in uw Belbo-agenda altijd gratis inbegrepen, het verzenden van SMS veroorzaakt kosten volgens het pakket dat u heeft geboekt.

Gebruik de Google Chrome Browser om de bevestigingsteksten te bewerken. Andere browsers kunnen de plaatshouderfunctie mogelijk niet correct interpreteren. Dit kan ertoe leiden dat de placeholders in de e-mails naar uw klanten niet correct worden weergegeven.

E-mailbevestiging

Tekstplacemakers in de e-mail instellen

De blauwgroen gemarkeerde velden in de bevestigingstekst zijn placeholders. Ze worden in de bevestigingse-mail vervangen door echte teksten.

Voorbeeld van e-mail met tekstplacemakers
Soorten placeholders
In het kopgedeelte van het tekstinvoerveld vindt u het menu-item Tekstplacemakers. Hier kunt u alle beschikbare soorten placeholders bekijken.
Placeholders gebruiken
Klik op de plaats in de tekst waar u de placeholder wilt invoegen. Ga vervolgens naar het menu-item Placeholder en selecteer de gewenste placeholder. Deze verschijnt als een blauwgroen gemarkeerd veld in de tekst. Korte video over het gebruik van placeholders:

SMS-bevestiging

Als de SMS-functie in uw agenda actief is, kunt u naast e-mailbevestigingen ook SMS-bevestigingen versturen. Ook in de SMS kunnen placeholders worden gebruikt.

Let erop dat uw SMS-teksten niet langer zijn dan 160 tekens. Om in te schatten hoe lang uw bevestigings-SMS na de invoering van de placeholders werkelijk is, is er een voorbeeld onder de SMS-bevestigingstekst. Mocht u uitdrukkelijk willen dat langere SMS's worden verzonden, houd er dan rekening mee dat er volgens internationale normen 2 SMS's worden verzonden, wat dubbele kosten met zich meebrengt.

In de respectieve instellingen kunt u bepalen of het verzenden van berichten bij het invoeren van afspraken al automatisch is geactiveerd of handmatig moet worden geactiveerd.

Alle artikelen over het gebied E-mail en SMS-templates vindt u hier.

E-mail Design Kopfafbeelding

In het gebied E-mailontwerp kunt u de koptekstafbeelding van de e-mails instellen die naar uw klanten worden verzonden.

U bereikt dit gebied via Instellingen > E-mailinstellingen > Koptekstafbeelding

Ontwerprichtlijnen voor uw koptekstafbeelding

De afbeelding moet een breedte van 540 pixels hebben. Dit zorgt ervoor dat de afbeelding in alle e-mailprogramma's en postvakken correct wordt weergegeven.
De aanbevolen hoogte is tussen 50 en 300 pixels. Dit geeft u een breed beeldformaat waarin u uw logo of beeldmateriaal kunt invoegen zonder dat de berichtinhoud te ver naar beneden wordt verschoven.

Voorbeeld van een geschikte koptekstafbeelding:


Voorbeeld van de koptekstafbeelding in een e-mail met afspraakbevestiging:

Herinneringsteksten

U bereikt dit gedeelte via Klantinstellingen > Afsprakenerbevestigingen & -herinneringen.

Herinneringsteksten worden normaal gesproken 24 uur voor de afspraak naar uw klanten verzonden. U kunt het herinneringstijdstip ook zelf bepalen.
Zo verkleint u het aantal gemiste afspraken doordat klanten uw afspraken vergeten. Herinneringen kunnen per e-mail en SMS worden verzonden.
E-mailherinneringen zijn in uw Belbo-kalender altijd gratis inbegrepen, het verzenden van SMS leidt tot kosten overeenkomstig uw gekozen pakket.

Gebruik alstublieft de Google Chrome-browser om de herinneringsteksten te bewerken. Andere browsers kunnen de tijdstipfunctie mogelijk niet correct interpreteren. Dit kan ertoe leiden dat de tijdstippen in de e-mails aan uw klanten niet correct worden weergegeven.

E-mailherinnering

Teksttijdstippen in de e-mail bepalen

De blauwgroene gemarkeerde velden in de herinneringstekst zijn tijdstippen. Deze worden in de herinnerings-e-mail vervangen door werkelijke teksten.

Voorbeeld van e-mail met teksttijdstippen

Soorten tijdstippen
In de koptekst van het tekstvoeringsveld vindt u het menu-item Teksttijdstippen. Hier kunt u alle beschikbare soorten tijdstippen zien.


Tijdstippen gebruiken
Klik op de plaats in de tekst waar u het tijdstip wilt invoegen. Ga vervolgens naar het menu-item Tijdstippen en selecteer het gewenste tijdstip. Het verschijnt als een blauwgroen gemarkeerd veld in de tekst.

Korte video over het gebruik van tijdstippen:


SMS-herinnering

Als de SMS-functie in uw kalender actief is, kunt u naast e-mailherinneringen ook SMS-herinneringen verzenden.
Ook in de SMS kunnen tijdstippen worden gebruikt.

Zorg ervoor dat uw SMS-teksten niet langer zijn dan 160 tekens.
Om in te schatten hoe lang uw herinnerings-SMS werkelijk is na implementatie van de tijdstippen, is er onder de SMS-herinneringstekst een voorbeeld.
Als u expliciet langere SMS wilt opstellen, let er dan op dat hiervoor overeenkomstig internationale normen 2 SMS worden verzonden, wat dubbele kosten veroorzaakt.


In de betreffende instellingentabbladen kunt u bepalen of het verzenden van berichten bij afsprakevermelding al automatisch geactiveerd is of handmatig geactiveerd moet worden.

Alle artikelen over e-mail- en SMS-sjablonen vindt u hier.