Skip to content

Trefwoord: Kundennachrichten

Uitnodigingsmails

In de klantkaart van elke klant die zich nog niet voor de onlineboeking heeft geregistreerd, is er de opvallende link "Klant uitnodigen voor onlineboeking", zodra een e-mailadres in de klantkaart is opgeslagen.

Tip: Als u een e-mailnieuwsbrief met uitnodigingen voor uw volledige klantenbestand wilt versturen, gebruikt u de marketingfuncties.

U bereikt dit gebied via Instellingen > E-mailinstellingen

Uitnodigingsmails gebruiken

Uitnodigingsmail opstellen
Voer het onderwerp en de tekstinhoud in van de e-mail die naar uw klanten wordt verzonden.
Let op: Aanhef met de naam van de klant en afsluitingsgroet worden automatisch toegevoegd. U hoeft deze dus niet in te voegen.


Uitnodigingsmail gebruiken
In elke klantkaart waarvoor een e-mailadres is opgeslagen, vindt u de link "Klant uitnodigen voor onlineboeking", op voorwaarde dat hij zich nog niet heeft geregistreerd. Door op deze link te klikken, verschijnt een tekstinvoeringsveld met uw tekstsjabloon, die u desgewenst nog kunt bewerken.


Voorbeeld van een uitnodigingsmail in het postvak
Naast uw tekst ontvangt de klant zijn toegangsgegevens en de link naar uw onlineboeking in de mail:

Voorbeeldtekst voor uw uitnodigings-e-mail

boek je volgende afspraak heel gemakkelijk online!

Klik gewoon op de link hieronder in de mail en stel je wachtwoord in. Daarna kun je altijd en heel gemakkelijk afspraken online boeken.

We kijken uit naar je!

Alle artikelen over het onderdeel e-mail en sms-sjablonen vindt u hier.

E-mailnesinstellingen

Hier kunt u algemene e-mailinstellingen configureren.

U bereikt dit gebied via Instellingen > E-mailinstellingen

Antwoord-e-mailadres

Het hier ingevulde e-mailadres is geldig voor alle locaties. Voer hier dus alleen iets in als u één antwoord-e-mailadres voor alle locaties hebt. Dit is zinvol als u medewerker bent van een keten waarvoor een centraal kantoor bestaat dat de e-mails afhandelt.
Indien leeg: antwoorden worden naar uw locatie-e-mailadres gestuurd, die u in de locatie-instellingen kunt instellen.

Kleuren

Als u de tekst- of achtergrondkleuren van uw e-mails wilt wijzigen, kunt u dat hier doen. Zorg ervoor dat de teksten goed leesbaar blijven.

Toepassingsvoorbeeld:
Als de kleur van uw bedrijf geel is, is het verstandig om de achtergrondkleur op geel in te stellen, maar niet de tekstkleur.

Onderwerp in e-mail herhalen

Het onderwerp van de e-mail kan in het kopgedeelte van de inhoud worden herhaald.

Alle artikelen over het gebied E-mail en SMS-sjablonen vindt u hier.

Directe berichten

In elke klantkaart hebt u de mogelijkheid om directe berichten naar individuele klanten te verzenden. Hier kunt u sjablonen voor directe berichten maken, zodat u vaak verzonden berichten niet steeds opnieuw hoeft op te stellen.

U bereikt dit gebied via Instellingen > E-mailinstellingen

Tip: Als u dit bericht na de afspraak in principe aan al uw klanten wilt verzenden, gebruik dan het beste de Automatische e-mails.

Tekstsjablonen gebruiken

Sjabloon aanmaken
Om een tekstsjabloon aan te maken, klikt u op +Tekstsjabloon aanmaken.
Geef het sjabloon vervolgens een zinvolle naam, waaronder u het later kunt identificeren.
Voer vervolgens de gewenste teksten in voor e-mail en SMS. Als u slechts een van beide berichttypen wilt schrijven, laat u het veld leeg. Houd alstublieft rekening met, dat SMS alleen wordt verzonden als u de functie SMS-verzending hebt geactiveerd.

Voorbeeld van een tekstsjabloon:

Er geldt een tekenbeperking van 3000 tekens.

Tekstsjabloon gebruiken
Bel de klantkaart van de klant op naar wie u het bericht wilt verzenden. In het menuonderdeel Berichten kunt u op + Bericht verzenden klikken om een nieuw bericht te verzenden. Hier staan u de opgeslagen tekstsjablonen ter beschikking.
Houd alstublieft rekening met dat u persoonlijke aanvullingen pas na het laden van het tekstsjabloon moet maken.

Tekstsjabloon in de klantkaart gebruiken:


Alle artikelen over het onderdeel E-mail en SMS-sjablonen kunt u hier vinden.

E-mailberichten

Stel de tekst in die in het voettekstgedeelte van uw e-mails verschijnt.

U kunt dit gedeelte bereiken via
Klanten > SMS- en tekstsjablonen > Ontwerp > Teksten

Aanbevelingen voor de e-mailsluitingstekst

De sluitingstekst verschijnt in elk van uw e-mails. Voeg hier een link naar uw website of Facebookpagina, uw online boeking of uw adres in.

Links instellen
Om een link in te stellen, markeert u de gewenste tekst en klikt u op het linksymbool (kettingschakel) in de menubalk van het tekstinvoerveld.


Voorbeeld van een e-mailsluitingstekst

Alle artikelen over e-mail en SMS-sjablonen vindt u hier.

Klanten: E-mail- en SMS-sjablonen

In de e-mail en SMS-sjablonen kunt u het uiterlijk en de teksten van de berichten bepalen die uw agenda automatisch naar uw klanten verzendt.

U kunt dit gebied bereiken via Klanten > SMS- en tekstsjablonen

Belangrijke artikelen over e-mail en SMS-sjablonen

Herinneringsteksten

U bereikt dit gedeelte via Klantinstellingen > Afsprakenerbevestigingen & -herinneringen.

Herinneringsteksten worden normaal gesproken 24 uur voor de afspraak naar uw klanten verzonden. U kunt het herinneringstijdstip ook zelf bepalen.
Zo verkleint u het aantal gemiste afspraken doordat klanten uw afspraken vergeten. Herinneringen kunnen per e-mail en SMS worden verzonden.
E-mailherinneringen zijn in uw Belbo-kalender altijd gratis inbegrepen, het verzenden van SMS leidt tot kosten overeenkomstig uw gekozen pakket.

Gebruik alstublieft de Google Chrome-browser om de herinneringsteksten te bewerken. Andere browsers kunnen de tijdstipfunctie mogelijk niet correct interpreteren. Dit kan ertoe leiden dat de tijdstippen in de e-mails aan uw klanten niet correct worden weergegeven.

E-mailherinnering

Teksttijdstippen in de e-mail bepalen

De blauwgroene gemarkeerde velden in de herinneringstekst zijn tijdstippen. Deze worden in de herinnerings-e-mail vervangen door werkelijke teksten.

Voorbeeld van e-mail met teksttijdstippen

Soorten tijdstippen
In de koptekst van het tekstvoeringsveld vindt u het menu-item Teksttijdstippen. Hier kunt u alle beschikbare soorten tijdstippen zien.


Tijdstippen gebruiken
Klik op de plaats in de tekst waar u het tijdstip wilt invoegen. Ga vervolgens naar het menu-item Tijdstippen en selecteer het gewenste tijdstip. Het verschijnt als een blauwgroen gemarkeerd veld in de tekst.

Korte video over het gebruik van tijdstippen:


SMS-herinnering

Als de SMS-functie in uw kalender actief is, kunt u naast e-mailherinneringen ook SMS-herinneringen verzenden.
Ook in de SMS kunnen tijdstippen worden gebruikt.

Zorg ervoor dat uw SMS-teksten niet langer zijn dan 160 tekens.
Om in te schatten hoe lang uw herinnerings-SMS werkelijk is na implementatie van de tijdstippen, is er onder de SMS-herinneringstekst een voorbeeld.
Als u expliciet langere SMS wilt opstellen, let er dan op dat hiervoor overeenkomstig internationale normen 2 SMS worden verzonden, wat dubbele kosten veroorzaakt.


In de betreffende instellingentabbladen kunt u bepalen of het verzenden van berichten bij afsprakevermelding al automatisch geactiveerd is of handmatig geactiveerd moet worden.

Alle artikelen over e-mail- en SMS-sjablonen vindt u hier.