Skip to content

Trefwoord: Onlinebuchung

Uitgebreide klantendossier: Prestatiebereiken

Als u wilt dat uw klanten bepaalde informatie verstrekken bij het online boeken van een service, kunt u daarvoor servicevelden maken. Voor elk van uw services kunt u uw eigen servicevelden definiëren, zodat klanten alleen die informatie hoeven in te voeren die nodig is voor de gewenste service.

Toepassingsvoorbeeld:
U biedt piercings en tatoeages aan in uw bedrijf. Klanten die een tatoeage willen, moeten een afbeelding uploaden en enkele informatie over de gewenste grootte en kleur geven. Klanten die een piercing boeken, moeten de lichaamsdeel aangeven.
U bereikt deze sectie via Instellingen > Geavanceerde klantenkaart
Als deze functie niet is ingeschakeld, kan deze via "Instellingen > Functie toevoegen" worden ingeschakeld.

Servicevelden maken

1. Tabblad maken
Maak eerst onder Instellingen > Geavanceerde klantenkaart het gewenste tabblad aan, waarin u de servicevelden voor een individuele service later wilt groeperen. U kunt natuurlijk ook een bestaand tabblad gebruiken.


2. Klanten- of afspraakgegevensvelden maken
Maak vervolgens de klanten- of afspraakgegevensvelden aan die uw klanten bij boeking moeten invullen en wijs deze toe aan het gewenste tabblad.


3. Service met velden koppelen
Onder Instellingen > Geavanceerde klantenkaart krijgt u een overzicht van de al gekoppelde tabbaden. Om servicevelden aan een service toe te wijzen, gaat u als volgt te werk:

  1. Klik op de gewenste service
  2. Selecteer onder "Online boeking" het gewenste tabblad waarin de servicevelden zijn gedefinieerd.


Servicevelden in online boeking

Klanten die de bewerkte service in online boeking selecteren, kunnen de weergegeven velden rechtstreeks in de boekingsinterface bewerken:

Servicevelden in de klantenkaart

In de klantenkaart kunnen de door de klant ingevulde gegevens te allen tijde worden bekeken.

Onlineboeking Overzicht

Met de Belbo online boeking kunt u uw klanten de mogelijkheid geven om altijd zelf afspraken in te plannen. U heeft zeer nauwkeurige controlemogelijkheden over hoe en wanneer uw klanten deze afspraken kunnen boeken. Op deze manier kunt u de online boeking aanpassen aan uw wensen. Van "Elke klant mag altijd zonder inloggen alle diensten boeken" tot "Alleen door mij geselecteerde vaste klanten mogen op bepaalde dagen bepaalde diensten boeken" is alles mogelijk.

Uw persoonlijke Belbo online boeking

Bij elke Belbo-kalender hoort altijd een online boekingspagina. U vindt deze op het webadres waaronder ook uw kalender zich bevindt. Het adres van de online boekingspagina eindigt echter na de .com. Als uw kalender het adres
mijnkalender.belbo.com/office
heeft, vindt u uw online boeking onder
mijnkalender.belbo.com.

Voorbeeld van een online boekingspagina:

Uw klanten kunnen alleen die diensten boeken die u expliciet voor de online boeking heeft vrijgegeven. Ook hebben klanten nooit direct inzicht in uw kalender, maar krijgen alleen suggesties voor nog vrije afspraken. Log u gewoon eens in met uw bestaande inloggegevens en boek een afspraak om te zien hoe de online boeking voor uw klanten werkt.

De online boeking op uw website koppelen

Wij raden u aan om uw online boeking opvallend op uw website te tonen. Hiervoor hebben wij een verzameling verschillende knoppen samengesteld, die u kunt downloaden en in uw website opnemen. Natuurlijk kunt u ook uw eigen ontwerpen gebruiken.

Als u hulp nodig heeft, raadpleeg alstublieft uw webmaster of de persoon die uw persoonlijke website beheert en kan aanpassen. Wij bieden de integratie van boekingslinks aan voor eenmalig 29,90 €. U kunt gerne contact met ons opnemen: 030 5770 9641 of design@belbo.com.

Online betaling en eigen cadeauvoucher winkel

Indien gewenst, kunnen uw klanten de geboekte diensten onmiddellijk online betalen. U kunt daarbij uit verschillende betalingsmogelijkheden kiezen:

Als u uw eigen cadeauvoucher winkel aanbiedt, kunnen uw klanten rechtstreeks online cadeauvouchers van u kopen en deze betalen met de bovengenoemde betalingsmogelijkheden. Op deze manier biedt u uw klanten de mogelijkheid om ook spontaan mooie geschenken te kopen en vergroot u uw klantenbestand.

Uitnodigingsmails

In de klantkaart van elke klant die zich nog niet voor de onlineboeking heeft geregistreerd, is er de opvallende link "Klant uitnodigen voor onlineboeking", zodra een e-mailadres in de klantkaart is opgeslagen.

Tip: Als u een e-mailnieuwsbrief met uitnodigingen voor uw volledige klantenbestand wilt versturen, gebruikt u de marketingfuncties.

U bereikt dit gebied via Instellingen > E-mailinstellingen

Uitnodigingsmails gebruiken

Uitnodigingsmail opstellen
Voer het onderwerp en de tekstinhoud in van de e-mail die naar uw klanten wordt verzonden.
Let op: Aanhef met de naam van de klant en afsluitingsgroet worden automatisch toegevoegd. U hoeft deze dus niet in te voegen.


Uitnodigingsmail gebruiken
In elke klantkaart waarvoor een e-mailadres is opgeslagen, vindt u de link "Klant uitnodigen voor onlineboeking", op voorwaarde dat hij zich nog niet heeft geregistreerd. Door op deze link te klikken, verschijnt een tekstinvoeringsveld met uw tekstsjabloon, die u desgewenst nog kunt bewerken.


Voorbeeld van een uitnodigingsmail in het postvak
Naast uw tekst ontvangt de klant zijn toegangsgegevens en de link naar uw onlineboeking in de mail:

Voorbeeldtekst voor uw uitnodigings-e-mail

boek je volgende afspraak heel gemakkelijk online!

Klik gewoon op de link hieronder in de mail en stel je wachtwoord in. Daarna kun je altijd en heel gemakkelijk afspraken online boeken.

We kijken uit naar je!

Alle artikelen over het onderdeel e-mail en sms-sjablonen vindt u hier.

Online boeken voor verschillende klantgroepen

Indien gewenst kunt u verschillende onlineboekingsprocessen voor verschillende klantgroepen aanmaken.

Toepassingsvoorbeeld:
Wanneer u uw vaste klanten andere prijzen en diensten wilt aanbieden dan uw nieuwe klanten, kunt u verschillende boekingsprocessen voor beide klantgroepen aanmaken. Wanneer een nieuwe klant inlogt, ziet zij alleen de prijzen en diensten die voor nieuwe klanten bestemd zijn.

Voorwaarde voor het aanmaken van verschillende boekingsprocessen

U kunt voor elke klantenstatus een eigen boekingsproces aanmaken. Hier leest u hoe u een klantenstatus aanmaakt en hoe u een klant deze status toewijst.

Een specifiek boekingsproces aanmaken

Via Instellingen > Onlineboeking bereikt u de instellingen voor onlineboeking

Korte video over het aanmaken van een klantenstatus-specifiek boekingsproces:

Voordat u een boekingsproces zoals in onze handleiding aanmaakt, kunt u een klantenstatus selecteren.

Onlineboeking voor bepaalde klantgroepen blokkeren

In elke klantkaart hebt u de mogelijkheid om afzonderlijke klanten van boeken uit te sluiten. Indien gewenst kunt u echter ook alle klanten van een bepaalde klantenstatus uitsluiten van boeking.

Toepassingsvoorbeeld:
U besluit alle onbetrouwbare klanten permanent uit te sluiten van onlineboeking om afspraken niet na te komen te voorkomen. Geef al deze klanten een speciale klantenstatus en bewerk de status. Op deze manier hoeft u niet elke klant van deze groep afzonderlijk te blokkeren.

Korte video over het blokkeren van onlineboeking voor een klantenstatus:

Opmerking: Houd er alstublieft rekening mee dat uw klanten volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming het recht hebben om alle gegevens op te vragen die over hen zijn opgeslagen. Dit omvat ook hun eigen klantenstatus.

Instellingen voor online boekingen: Volgorde van medewerkers

In de medewerkersvolgorde kunt u bepalen in welke volgorde uw medewerkers aan de klant worden voorgesteld. De medewerkers worden aanvankelijk in dezelfde volgorde weergegeven als in het medewerkersoverzicht.

Medewerkers in de onlineboeking:

Indien gewenst, kunt u voor de onlineboeking een andere volgorde instellen.

Een overzicht van alle onlineboekingsinstellingen vindt u hier.

Eigen AGB bij online boeking

In de algemene voorwaarden kunt u bepalen of uw klanten uw algemene voorwaarden moeten accepteren voordat zij een bindende afspraak kunnen boeken. Daarnaast kunt u uw algemene voorwaarden opstellen.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Algemene voorwaarden.
Als deze functie niet is geactiveerd, kan deze worden geactiveerd via "Functie toevoegen".

Algemene voorwaarden aanmaken

Onder Instellingen > Algemene voorwaarden kunt u uw tekst voor de algemene voorwaarden toevoegen.

Houd er alstublieft rekening mee dat wij u niet kunnen adviseren over de inhoud van uw algemene voorwaarden. Bespreek dit alstublieft met een juridisch adviseur of uw juridisch team

Algemene voorwaarden bij onlineboeking

Als de module voor algemene voorwaarden actief is, moeten klanten de algemene voorwaarden accepteren voordat zij een afspraak bindend kunnen boeken.

Overzicht instellingen online boeken

In de instellingen voor onlineboeken kunt u precies bepalen of en hoe uw klanten bij u online afspraken kunnen maken:

U bereikt uw instellingen voor onlineboeken via Instellingen > Onlineboeking.

Boekingsproces
Stel uw persoonlijke onlineboekingsproces in en bepaal welke diensten online geboekt kunnen worden en hoe deze aan de klant worden gepresenteerd.

Boekinginstellingen

Volgorde

Ontwerp

Teksten

Instellingen voor onlineboekingen: Afspraakinstellingen

In de afspraakinstellingen kunt u de afspraakboeking naar wens vormgeven.


Aantal afspraken
Bepaal het maximale aantal afspraken dat de klant tegelijkertijd kan boeken. Het aantal afspraken heeft betrekking op toekomstige afspraken. Heeft de klant al dit aantal openstaande afspraken, dan moet hij eerst een afspraak afwachten voordat hij een nieuwe kan boeken.

Afsprakenmandje
Beperkt het aantal selecteerbare diensten voor de klanten-app (verouderd).

slechts één medewerker beschikbaar / toon medewerkerfoto bij tijdselectie
Als dit veld niet is geactiveerd, wordt er geen medewerker ter selectie getoond (dus ook geen medewerkerfoto), zodra er slechts één enkele medewerker beschikbaar is.
Als u toch wilt tonen bij welke medewerker de dienst wordt geboekt, activeert u deze functie.

Geboekte afspraken kunnen door de klant worden geannuleerd
Stelt uw klanten in staat om geboekte afspraken zelf te annuleren. U kunt de annuleringstermijn zelf bepalen onder Tijdslimieten.


Geboekte afspraken kunnen door de klant worden verzet
Stelt uw klanten in staat om geboekte afspraken zelf te verzetten. Hier leest u meer over het verzetten van afspraken.


Toon bij de boeking de laatst geboekte dienst
Klanten die zich vóór de boeking inloggen, zien de laatst geboekte dienst en kunnen deze met één klik direct opnieuw boeken. Uiteraard hebben zij nog steeds de mogelijkheid om andere diensten te kiezen.


Betrokken medewerkers weergeven
Mocht u diensten aanbieden die over meerdere medewerkers worden verdeeld, dan kunt u deze medewerkers aan de klant tonen tijdens de boeking. Zo kan de klant al zien welke collega's de in de boeking geselecteerde medewerker ondersteunen met toewerkzaamheden.

Een overzicht van alle instellingen voor onlineboeking vindt u hier.

Instellingen onlineboeking: Tijdslimieten

In de Tijdslimieten kunt u belangrijke periodes voor uw onlineboeking instellen.

U bereikt dit gebied via
Instellingen > Onlineboeking > Tijdinstellingen

Boekingslimiet
De boekingslimiet bepaalt hoe spontaan een klant afspraken bij u kan boeken. Korte tijdspannes maken ook afspraken met korte voorbereiding mogelijk.

Toekomstlimiet
De toekomstlimiet bepaalt hoe ver in de toekomst klanten afspraken kunnen boeken.

De onlineboekbaarheid van uw medewerkers is ook gebaseerd op de ingevoerde werktijden. Als de dienstrooster niet overeenkomstig voorgepland is, kunnen klanten geen afspraken vinden,
zelfs als de toekomstlimiet dit zou toestaan.

Afspraak-annulering-limiet
De afspraak-annulering-limiet bepaalt hoe kort van tevoren afspraken door de klant kunnen worden geannuleerd.

Voorbeeld van veelgebruikte tijdinstellingen:

Een overzicht van alle onlineboekings-instellingen vindt u hier.

Instellingen online boeken: Registratie

In de instellingen voor registratie kunt u bepalen of en hoe uw klanten zich op uw online boekingspagina zelf kunnen registreren.

U bereikt dit gedeelte via
Instellingen > Online boeking > Basisinstellingen > Registratie.

Boeking zonder inloggen toestaan
Wanneer u boeking zonder inloggen toestaat, kunnen klanten zonder eerdere registratie een afspraak boeken. Nadat de klant de gewenste afspraak heeft geselecteerd, voert hij zijn gegevens in zonder zich aan te melden en te registreren.

  • Voordelen: Klanten die zich niet graag willen registreren, kunnen snel een afspraak boeken.
  • Nadelen: Klanten moeten elke keer alle gegevens (naam, voornaam, e-mail, mobiele nummer enz.) opgeven. De afspraken worden niet aan de betreffende klantkaart toegewezen.

Ook beschikbare tijdstippen weergeven, vervolgens om inloggen vragen
Wanneer u wilt dat uw gebruikers zich eerst na het bekijken van de beschikbare tijdstippen moeten aanmelden, activeert u deze functie.

Klanten kunnen zichzelf registreren.
Wanneer u niet wilt dat klanten zichzelf kunnen registreren, schakelt u deze functie uit. Op deze manier kunnen alleen klanten met bestaande toegang afspraken boeken.
U heeft op elk moment de mogelijkheid om geselecteerde klanten in het Klantenbeheer uit te nodigen voor online boeking.

Klanten moeten hun mobiele nummer opgeven bij registratie
Bij registratie ontstaat een verplicht veld "Mobiel nummer". Klanten kunnen zich alleen registreren wanneer dit veld ingevuld is.

Klanten moeten hun vaste telefoonnummer opgeven bij registratie.
Bij registratie ontstaat een verplicht veld "Vaste telefoonnummer". Klanten kunnen zich alleen registreren wanneer dit veld ingevuld is.

Voorbeeld van veel gebruikte registratie-instellingen:

Een overzicht van alle online boekingsinstellingen vindt u hier.