Skip to content

Alles over: Klantcommunicatie (e-mail, sms)

Annulerings-e-mail

Wanneer een klant de eigen afspraak annuleert of een medewerker de afspraak in de kalender verwijdert, ontvangt de klant een bevestigingse-mail. Mocht u een eigen tekst voor deze e-mail willen invullen, dan kunt u dit doen.

De voorwaarde dat de klant dit bericht ontvangt bij verwijdering van een afspraak door een medewerker is dat de meldingsoptie in de Kalenderinstellingen is ingeschakeld. Bij online annulering door de klant worden annuleringsbevestigingen altijd verzonden.
U bereikt dit gebied via Instellingen > Afspraakbevestigingen & -herinneringen > E-mails > Annuleringsmail

Standaard annuleringsmail

Zelfs als het veld "Afspraakannulering Tekst" leeg is, worden annuleringsbevestigingen naar uw klanten verzonden!

Als u geen eigen tekst invult, ontvangt de klant onze standaardtekst. Deze bevat de locatie en de dag en het tijdstip van de geannuleerde afspraak. De annuleringsmail is ingebed in uw e-mailontwerp en bevat de ingestelde koptekstafbeelding.

Eigen annuleringsmail samenstellen

Als u zelf een tekst wilt samenstellen, kunt u dat doen. Zorg ervoor dat u de nodige plaatsaanduidingen gebruikt (zoals datum, tijd, bedrijfsnaam, enz.). Ook een link voor het opnieuw boeken van een afspraak of een verwijzing naar actuele aanbiedingen kunnen de klant motiveren om binnenkort weer een nieuwe afspraak in te boeken.

Voorbeeld annuleringsmail

Meer informatie over afspraakannulering vindt u hier.

Erinnerungszeitpunkt

Legen Sie den Zeitpunkt für E-Mail- und SMS-Erinnerungen fest.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Terminbestätigungen & -erinnerungen

Lees verder →

Interne berichtgevingssysteem

Uw medewerkers kunnen elkaar berichten sturen binnen de Belbo-kalender.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Intern berichtensysteem
Als deze functie niet is ingeschakeld, kunt u deze inschakelen via "Instellingen > Functie toevoegen".

Voorwaarden voor interne berichten

Om de berichtenfunctie te kunnen gebruiken, moeten al uw medewerkers een eigen PIN hebben.
Hier kunt u lezen hoe u de medewerkers-PIN instelt.

Berichten verzenden en ontvangen

Na activering van de functie kunt u in de kalender berichten aan uw collega's sturen.

Berichten verzenden
Klik in de kalender op de persoon aan wie u een bericht wilt sturen. Selecteer in het menu dat verschijnt "Bericht schrijven aan naam". Voer vervolgens uw eigen PIN in en schrijf het bericht.


Berichten lezen
Zodra u een bericht van een collega hebt ontvangen, kunt u dit herkennen aan het groene symbool naast uw naam. Klik op uzelf en selecteer in het menu dat verschijnt "mijn berichten lezen".


Wachtlijstitems in het berichtensysteem

Wanneer klanten zich online op de wachtlijst zetten, worden de door de klant geselecteerde medewerkers via intern bericht op de hoogte gesteld.

Klantberichten

U kunt uw klanten berichten per e-mail en sms sturen. Deze berichten omvatten:

U bereikt dit gedeelte in elk klantdossier via
Berichten > Meldingen

Elke klant heeft de mogelijkheid om in hun eigen profiel in te stellen welke berichten zij willen ontvangen. Voorwaarde is dat u een e-mailadres in de klantgegevens hebt ingevoerd. In dit gedeelte kunt u zien welke voorkeuren de klant heeft ingesteld met betrekking tot het ontvangen van berichten.

Houd er alstublieft rekening mee dat u verplicht bent de wensen van de klant na te komen. Anderszins dreigen juridische gevolgen in verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Klanten die geen e-mailadres opgeven kunnen of willen, kunnen schriftelijk bevestigen dat zij ermee instemmen bepaalde commerciële berichten te ontvangen. U kunt een scan van dit document uploaden in het uploadgedeelte van de berichtenpagina. Een zuiver mondeling afspraak kan later niet meer worden bewezen en is daarom in geval van geschil onvoldoende.

SMS-TAN

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die vom Kunden angegebene Handynummer stimmt, können Sie die SMS-TAN aktivieren. Erst nach Eingabe der TAN kann der Nutzer sich registrieren oder Termine buchen. Kunden können weder absichtlich noch versehentlich eine falsche Handynummer eingeben.

In diesen Bereich gelangen Sie über Instellingen > SMS TAN Procedure
Sollte diese Funktion nicht aktiviert sein, kann sie über "Instellingen > Functie toevoegen" aktiviert werden.

Bitte beachten Sie, dass das Modul "SMS-Versand" aktiv sein muss! Andernfalls können keine SMS-TAN verschickt werden und Kunden können sich gegebenenfalls nicht registrieren oder nicht online buchen.

Beispiel für die Registrierung mit SMS-TAN:

Erzwinge eine SMS TAN bei jeder Terminbuchung

Kunden können Termine erst verbindlich buchen, nachdem Sie den auf das Handy geschickten Tan eingegeben haben.

Der Versand von SMS-TANs erzeugt Kosten abhängig von Ihrer SMS-Option.

SMS-verzending

Uw kalender kan SMS-berichten verzenden. Deze kunt u gebruiken voor automatische herinneringen en bevestigingen, maar ook voor TANs of rond-SMS.

U bereikt dit gedeelte via Instellingen > SMS-verzending
Als deze functie niet is ingeschakeld, kunt u deze inschakelen via "Instellingen > Functie toevoegen".

Nadat u de functie "SMS-verzending" hebt geactiveerd, kunt u verschillende eigenschappen instellen.

Instellingen

  • Betalingsoptie Hier wordt onderscheid gemaakt tussen twee betalingsmogelijkheden:
    • Pakketprijs per maand Een pakket bestaat uit 150 SMS-berichten. Afhankelijk van uw verbruik worden indien nodig automatisch extra pakketten toegevoegd. Resterende SMS vervallen aan het einde van de maand.
    • 8 cent/SMS Bij deze betalingsoptie bent u niet gebonden aan een pakketprijs, maar betaalt u alleen voor verzonden SMS.
  • SMS-limiet per maand Stel hier de SMS-limiet per maand in. Wanneer de limiet is bereikt, worden geen verdere SMS in rekening gebracht en verzonden.
  • Afzendertype en afzenderidentificatie Bepaal de afzender van de SMS die uw klanten van u ontvangen. U hebt de volgende mogelijkheden:
    • Nummer opgeven Als uw klanten een nummer willen zien waarop zij kunnen antwoorden, voert u alstublieft een mobiel nummer in. Het apparaat dat hieraan gekoppeld is, zou aanwezig moeten zijn in uw zaak of door iemand moeten worden beheerd die klantberichten regelmatig verwerkt.
    • Naam opgeven Als u geen antwoordmobiel nummer wilt opgeven, kunt u de naam van uw bedrijf invoeren. Houd er alstublieft rekening mee dat volgens internationale normen maximaal 11 letters mogelijk zijn. De afzenderidentificatie verschijnt in plaats van het telefoonnummer. Op deze manier weet de klant meteen van wie de SMS is verzonden.

Online boeking

Uw klanten kunnen zelf beslissen of zij een SMS-herinnering willen ontvangen. U kunt instellen of klanten bij online boeking de SMS-verzending zelf kunnen uit- en afzeggen. Dit vindt u in de afspraakbevestigingen & -herinneringen onder SMS > Instellingen.
Bij het tweede vinkje is een SMS-herinnering verplicht.

Melding

U en uw medewerkers kunnen worden geïnformeerd als een SMS niet kan worden verzonden. Uw Belbo-kalender toont in het berichtengedeelte van elk klantdossier aan of en wanneer een SMS door het apparaat van de gebruiker is ontvangen. Desgewenst kunt u een melding direct in de kalender ontvangen zodra een verzending mislukt is.

Geavanceerd

  • Tekenlimiet Als uw SMS-berichten langer zijn dan 160 tekens, worden minimaal 2 SMS verzonden, wat hogere kosten met zich meebrengt. We raden u daarom aan uw herinner- en bevestigingsteksten dienovereenkomstig kort in te stellen.
  • Vaste telefoon-SMS Desgewenst kunnen uw SMS ook als spraakbericht naar vaste telefoonnummers worden bezorgd.
  • Automatische netnummercode Als u de mobiele nummers van uw klanten niet met landcode invoert, kunt u hier de netnummercode opgeven die in dit geval automatisch bij verzending wordt toegevoegd.

Overzicht

Onder het tabblad Overzicht hebt u een lijst van alle verzonden of afgewezen SMS per maand.

Tip: Als u wilt dat de SMS-berichten voorgeselecteerd zijn bij het opslaan van een afspraak, stelt u dit in onder Instellingen > Kalender > Afspraak invoeren > Verplichte velden > Standaard.

Meer informatie over uw accountinstellingen vindt u hier.

Uitnodigingsmails

In de klantkaart van elke klant die zich nog niet voor de onlineboeking heeft geregistreerd, is er de opvallende link "Klant uitnodigen voor onlineboeking", zodra een e-mailadres in de klantkaart is opgeslagen.

Tip: Als u een e-mailnieuwsbrief met uitnodigingen voor uw volledige klantenbestand wilt versturen, gebruikt u de marketingfuncties.

U bereikt dit gebied via Instellingen > E-mailinstellingen

Uitnodigingsmails gebruiken

Uitnodigingsmail opstellen
Voer het onderwerp en de tekstinhoud in van de e-mail die naar uw klanten wordt verzonden.
Let op: Aanhef met de naam van de klant en afsluitingsgroet worden automatisch toegevoegd. U hoeft deze dus niet in te voegen.


Uitnodigingsmail gebruiken
In elke klantkaart waarvoor een e-mailadres is opgeslagen, vindt u de link "Klant uitnodigen voor onlineboeking", op voorwaarde dat hij zich nog niet heeft geregistreerd. Door op deze link te klikken, verschijnt een tekstinvoeringsveld met uw tekstsjabloon, die u desgewenst nog kunt bewerken.


Voorbeeld van een uitnodigingsmail in het postvak
Naast uw tekst ontvangt de klant zijn toegangsgegevens en de link naar uw onlineboeking in de mail:

Voorbeeldtekst voor uw uitnodigings-e-mail

boek je volgende afspraak heel gemakkelijk online!

Klik gewoon op de link hieronder in de mail en stel je wachtwoord in. Daarna kun je altijd en heel gemakkelijk afspraken online boeken.

We kijken uit naar je!

Alle artikelen over het onderdeel e-mail en sms-sjablonen vindt u hier.

E-mailnesinstellingen

Hier kunt u algemene e-mailinstellingen configureren.

U bereikt dit gebied via Instellingen > E-mailinstellingen

Antwoord-e-mailadres

Het hier ingevulde e-mailadres is geldig voor alle locaties. Voer hier dus alleen iets in als u één antwoord-e-mailadres voor alle locaties hebt. Dit is zinvol als u medewerker bent van een keten waarvoor een centraal kantoor bestaat dat de e-mails afhandelt.
Indien leeg: antwoorden worden naar uw locatie-e-mailadres gestuurd, die u in de locatie-instellingen kunt instellen.

Kleuren

Als u de tekst- of achtergrondkleuren van uw e-mails wilt wijzigen, kunt u dat hier doen. Zorg ervoor dat de teksten goed leesbaar blijven.

Toepassingsvoorbeeld:
Als de kleur van uw bedrijf geel is, is het verstandig om de achtergrondkleur op geel in te stellen, maar niet de tekstkleur.

Onderwerp in e-mail herhalen

Het onderwerp van de e-mail kan in het kopgedeelte van de inhoud worden herhaald.

Alle artikelen over het gebied E-mail en SMS-sjablonen vindt u hier.

Directe berichten

In elke klantkaart hebt u de mogelijkheid om directe berichten naar individuele klanten te verzenden. Hier kunt u sjablonen voor directe berichten maken, zodat u vaak verzonden berichten niet steeds opnieuw hoeft op te stellen.

U bereikt dit gebied via Instellingen > E-mailinstellingen

Tip: Als u dit bericht na de afspraak in principe aan al uw klanten wilt verzenden, gebruik dan het beste de Automatische e-mails.

Tekstsjablonen gebruiken

Sjabloon aanmaken
Om een tekstsjabloon aan te maken, klikt u op +Tekstsjabloon aanmaken.
Geef het sjabloon vervolgens een zinvolle naam, waaronder u het later kunt identificeren.
Voer vervolgens de gewenste teksten in voor e-mail en SMS. Als u slechts een van beide berichttypen wilt schrijven, laat u het veld leeg. Houd alstublieft rekening met, dat SMS alleen wordt verzonden als u de functie SMS-verzending hebt geactiveerd.

Voorbeeld van een tekstsjabloon:

Er geldt een tekenbeperking van 3000 tekens.

Tekstsjabloon gebruiken
Bel de klantkaart van de klant op naar wie u het bericht wilt verzenden. In het menuonderdeel Berichten kunt u op + Bericht verzenden klikken om een nieuw bericht te verzenden. Hier staan u de opgeslagen tekstsjablonen ter beschikking.
Houd alstublieft rekening met dat u persoonlijke aanvullingen pas na het laden van het tekstsjabloon moet maken.

Tekstsjabloon in de klantkaart gebruiken:


Alle artikelen over het onderdeel E-mail en SMS-sjablonen kunt u hier vinden.

E-mailberichten

Stel de tekst in die in het voettekstgedeelte van uw e-mails verschijnt.

U kunt dit gedeelte bereiken via
Klanten > SMS- en tekstsjablonen > Ontwerp > Teksten

Aanbevelingen voor de e-mailsluitingstekst

De sluitingstekst verschijnt in elk van uw e-mails. Voeg hier een link naar uw website of Facebookpagina, uw online boeking of uw adres in.

Links instellen
Om een link in te stellen, markeert u de gewenste tekst en klikt u op het linksymbool (kettingschakel) in de menubalk van het tekstinvoerveld.


Voorbeeld van een e-mailsluitingstekst

Alle artikelen over e-mail en SMS-sjablonen vindt u hier.