Wanneer een klant een eigen afspraak afzegt of een medewerker de afspraak in de agenda verwijdert, ontvangt de klant een bevestigingse-mail. Als u een eigen tekst voor deze e-mail wilt invoeren, kunt u dit doen.
De voorwaarde dat de klant dit bericht ontvangt wanneer een afspraak door een medewerker wordt verwijderd, is dat de meldingsoptie in de agenda-instellingen is ingeschakeld. Bij online afzeggen door de klant worden altijd afzegbevestigingen verzonden.
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Standaard afzeg-e-mail
Zelfs als het veld "Afzeg afspraaketekst" leeg is, worden afzegbevestigingen naar uw klanten verzonden!
Als u geen eigen tekst invoert, ontvangt de klant onze standaardtekst. Deze bevat de locatie en dag en tijd van de geannuleerde afspraak. De afzeg-e-mail is ingebed in uw e-mailontwerp en bevat de ingestelde kopafbeelding.
Eigen afzeg-e-mail opstellen
Als u zelf een tekst wilt schrijven, kunt u dit doen. Let erop dat u de benodigde plaatsaanduidingen gebruikt (zoals datum, tijd, bedrijfsnaam enz.). Ook een link voor het opnieuw boeken van een afspraak of een verwijzing naar huidige acties kan als motivatie voor de klant dienen om binnenkort opnieuw een afspraak in te plannen.
KI-TIP
Laat je AI-assistent de tekst voor je afzeg-e-mail schrijven. Kopieer hiervoor de onderstaande prompt en beantwoord de korte vervolgvragen. De plaatsaanduidingen voor aanhef, afspraak en de link naar online boeking zijn al ingebouwd, zodat je de tekst direct in Belbo kunt invoegen.
Controleer de tekst na het opslaan in het e-mailvoorbeeld. Zo zie je meteen of de aanhef en afspraakgegevens correct worden weergegeven.
Schreib mir einen Text für die E-Mail, die meine Kundschaft erhält, wenn ein gebuchter Termin abgesagt wurde. Ich nutze die Salonsoftware Belbo, die Anrede, Salonname und Termindaten automatisch einsetzt. Den Betreff legt Belbo selbst fest, ich brauche also nur den Text der E-Mail.
Frag mich vor dem Schreiben kurz nach:
1. ob ich meine Kundschaft duze oder sieze,
2. ob ich als Einzelperson (ich) oder im Namen eines Teams (wir) schreibe,
3. wie man mich bei Fragen erreicht, z. B. per Telefon.
Verwende für Anrede, Salonname und Termindaten ausschließlich diese Belbo-Platzhalter, genau so geschrieben, mit Prozentzeichen und in Großbuchstaben:
Anrede:
%LIEBEANREDEOHNENAME% wird zu „Liebe" oder „Lieber". Danach folgt %VORNAME%. Das ist die passende Anrede für die Du-Form: %LIEBEANREDEOHNENAME% %VORNAME%,
%SEHRGEEHRTEANREDE% wird zu „Sehr geehrte Frau Nachname" oder „Sehr geehrter Herr Nachname". Das ist die passende Anrede für die Sie-Form: %SEHRGEEHRTEANREDE%,
%LIEBEANREDE% wird zu „Liebe Frau Vorname Nachname" oder „Lieber Herr Vorname Nachname", eine persönlichere Anrede für die Sie-Form.
%VORNAME% wird zum Vornamen, %NACHNAME% zum Nachnamen.
Salon und Termin:
%ACCOUNT% wird zum Namen meines Salons, z. B. „Good Hair Day".
%WOCHENTAG% wird zum Wochentag, z. B. „Samstag".
%TAG% wird zum Datum mit Jahr, z. B. „03.10.2026".
%UHRZEIT% wird zur Uhrzeit ohne „Uhr", z. B. „09:30". Schreib deshalb immer „Uhr" dahinter.
%LEISTUNGEN% wird zu den gebuchten Leistungen.
%ALLEMITARBEITER% wird zu den Namen der Mitarbeitenden, z. B. „Ramona K.".
%LOCATION_BOOKING_LINK% wird zu einem Link mit dem Text „Termin buchen", der zu meiner Onlinebuchung führt.
Regeln:
- Schreib Wörter wie „Liebe", „Lieber" oder „Sehr geehrte" nie selbst aus, sondern nutze immer den passenden Platzhalter. Belbo setzt je nach Kund*in die richtige Form ein.
- Nach %SEHRGEEHRTEANREDE% und %LIEBEANREDE% folgt kein weiterer Name, der ist dort schon enthalten.
- Formuliere neutral, sodass der Text passt, egal ob die Kundschaft oder der Salon den Termin abgesagt hat. Schreib also z. B. „Dein Termin wurde abgesagt", ohne zu sagen, von wem. Entschuldige dich nicht und gib niemandem die Schuld.
- Fasse den abgesagten Termin in einem Block mit beschrifteten Zeilen zusammen, genau so:
Termin: %WOCHENTAG%, %TAG% um %UHRZEIT% Uhr
Leistung: %LEISTUNGEN%
Bei: %ALLEMITARBEITER%
- Setze %LOCATION_BOOKING_LINK% in eine eigene Zeile, direkt nach einem kurzen, freundlichen Satz, der zur Neubuchung einlädt, z. B. „Hier kannst du ganz einfach einen neuen Termin buchen:".
- Erwähne keine Gebühren und erfinde keine weiteren Platzhalter, Regeln oder Angebote, die ich nicht genannt habe.
- Unterschreibe mit %ACCOUNT%, z. B. „Dein Team von %ACCOUNT%" oder nur „%ACCOUNT%".
- Schreib keinen Betreff.
Liefere nur den Text der E-Mail als reinen Text ohne Formatierung, damit ich ihn direkt in Belbo einfügen kann. Schreib mir zwei Varianten: eine kurze und eine etwas ausführlichere.
