Skip to content

Trefwoord: Termineingabe

Kalenderinstellingen: Termijninvoering – Verplichte velden

In de verplichte velden kunt u bepalen welke velden tijdens het invoeren van afspraken moeten worden ingevuld om een afspraak op te slaan. Als u deze velden niet activeert, kunt u ook afspraken met "lege" gegevens opslaan, wat eventueel tot onnauwkeurige klantgegevens kan leiden.

U bereikt dit gedeelte onder
Instellingen > Agenda > Afspraak invoeren > Verplichte velden

Geslacht standaard

Als het merendeel van uw klanten ofwel vrouwelijk ofwel mannelijk is, heeft het zin om hier een standaardinstelling in te stellen, zodat het geslacht alleen expliciet moet worden geselecteerd als een klant niet het hier vastgestelde geslacht heeft. Dit is bijvoorbeeld geschikt voor nagelstudio's of barbershops.
Als u hier geen standaardinstelling vastlegt, moeten medewerkers elke keer het geslacht aanklikken om schone gegevens te garanderen.

Verplichte velden

Bepaal hier of bij het invoeren van afspraken in de agenda Naam, Telefoonnummer en E-mailadres moeten worden ingevoerd, of indien nodig ook leeg kunnen blijven.
Als u bijvoorbeeld het e-mailadres als verplicht veld instelt, kan een afspraak zonder e-mailadres niet worden opgeslagen.

Waarschuwing: Overleg alstublieft met uw medewerkers hoe zij moeten handelen als een klant geen e-mailadres heeft of het absoluut niet wil geven. Er kunnen de volgende problemen ontstaan als uw medewerkers afspraken zonder e-mailadres niet kunnen opslaan:

  • Medewerkers voeren steeds dezelfde adres in (info@mijnbedrijf.nl of soortgelijk) om de afspraak op te slaan. In het klantendossier en in de dubbelfinder worden deze klanten als duplicaten weergegeven, hoewel ze dat niet zijn – en worden soms ten onrechte samengevoegd. Dit is kritiek omdat het samenvoegen niet ongedaan kan worden gemaakt.
  • Anderen voeren fantasi-adressen in (asdf@asdf.de), die echter werkelijk kunnen bestaan. Dan ontvangt een vreemde persoon de herinneringsmails en kan zich om privacyredenen bij u beklagen.

Kalenderinstellingen: Termininvoering – Algemeen

Hier kunt u instellen hoe uw agenda zich bij het invoeren van afspraken moet gedragen.

U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Agenda > Afspraakinvoer

Strikte modus
De strikte productmodus waarschuwt u zodra een boeking niet binnen de werkuren mogelijk is.
Als de modus uitgeschakeld is, kunt u afspraken boeken die ook buiten de werkuren of competenties van een medewerker vallen.
Wanneer deze ingeschakeld is, waarschuwt de agenda u ervan dat de afspraak buiten de werkuren van de medewerker valt of dat deze medewerker niet over de juiste competentie voor de geboekte service beschikt.
Wanneer u een afspraak aanmaakt bij een medewerker die geen competentie of beschikbare werktijd heeft, worden andere medewerkers voorgesteld die de service kunnen uitvoeren.

Voorbeeld van waarschuwing met strikte productmodus ingeschakeld:

Dit werkt op dezelfde manier bij de strikte rhythmusmodus, met het verschil dat hier het afspraakrythme wordt gerespecteerd.

Bij serviceboeking bied je boeking van andere medewerkers aan
Wanneer de boeking van andere medewerkers is ingeschakeld, heb ik de mogelijkheid om direct bij het selecteren van een service een bepaalde medewerker te selecteren. Dit is vooral handig bij afspraken met meerdere services.

Medewerkers zijn voor elke service selecteerbaar:


Ruimte besparen
Als u heel veel servicecategorieën heeft, kan het zinvol zijn om deze samen te voegen in één knop door "Ruimte besparen door alle boekbare services samen te vatten in plaats van elke productgroep afzonderlijk weer te geven" in te schakelen.

Voorbeeld van afzonderlijke en samengevoegde agendagroepen in de afspraakinvoer:


Servicezoeking inschakelen
Bij afspraakinvoer zijn uw services selecteerbaar in vervolgkeuzemenu's. Wanneer u daarnaast een zoekveld wenst om services snel te kunnen zoeken, kunt u dit hier inschakelen.

Afspraken automatisch als waargenomen markeren
Hier kunt u instellen of u voor elke afspraak moet aangeven of deze plaatsvond of afviel, of dat u dit alleen bij annuleringen handmatig hoeft aan te geven.
Meer informatie over hoe u de betrouwbaarheid van een klant documenteert vindt u hier.

Standaardservice
Wanneer u hier een standaardservice definieert, wordt deze automatisch ingevuld zodra u een afspraak in de agenda invoert. Dit is geschikt voor bedrijven die vooral één service aanbieden. Dit kan bijvoorbeeld voor EMS-studios gelden.

Voor- en achternaam gescheiden invoeren
Wanneer u deze optie uitschakelt, wordt bij afspraakinvoer alleen nog om de achternaam gevraagd.

Invoerassistentie
De hulplijn bij de cursor is een hulplijn die altijd met de muis "meegaat" en het invoeren van afspraken in de agenda vergemakkelijkt. Dit kan men ook uitschakelen.

Hulplijn met tijdweergave in de agenda:


Extra services
Wanneer u uw services van extra services voorziet die bij onlineboeking automatisch worden aangeboden, kunt u deze ook in de agenda weergeven. Op deze manier worden uw medewerkers regelmatig herinnerd om extra services te verkopen.


Afspraakstappen verplaatsbaar maken
De afspraakstappen ziet u bij afspraken met meerdere stappen. Op deze manier kunt u de afzonderlijke stappen onderscheiden en onderling verplaatsen.

Voorbeeld van afspraak met verplaatsbare afspraakstappen:

Korte video over verplaatsbare afspraakstappen:


Eerst moment, dan klantgegevens
Wanneer deze functie ingeschakeld is, worden in de afspraakassistent eerst moment en service gevraagd. Pas daarna voert u de klantgegevens in. Wanneer deze uitgeschakeld is, is de volgorde omgekeerd.

Indien e-mailadres ontbreekt, naar e-mailadres vragen
Wanneer een bevestigings- of herinneringse-mail bij de laatste afleveringspoging niet bij de ontvanger is aangekomen, vraagt het systeem u om bij de volgende afspraak voor dezelfde klant de gegevens te controleren.


Een overzicht van alle agendainstellingen vindt u hier.

Strikte productmodus

U kunt in uw kalender afspraken buiten kantooruren inplannen of services uitzonderlijk bij medewerkers invoeren, hoewel deze niet voorzien zijn in de competentie-instellingen van uw service. Dit geeft u enige vrijheid bij het invoeren van afspraken, maar kan in de dagelijkse drukte ook tot fouten leiden.

Uw kalender kan u waarschuwen zodra u een afspraak invoert die niet correct is ingevoerd met betrekking tot de tijd- of competentie-instellingen. Hiervoor kunt u de Strikte productmodus activeren.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Kalender > Afsprakeinvoer.

Activering van de Strikte productmodus

In de Kalenderinstellingen onder Afsprakeinvoer kunt u de Strikte productmodus activeren.

Waarschuwing in de kalender

Zodra u een afspraak invoert die buiten kantooruren valt of niet binnen de competentie van de medewerker ligt, stelt uw kalender alternatieve boeking mogelijkheden voor. Mocht u de afspraak toch zoals gepland willen invoeren, dan kunt u de boeking forceren.

Opmerking: Uw klanten kunnen uiteraard nooit services online boeken die buiten kantooruren of competentie-instellingen vallen – ongeacht of u de Strikte productmodus heeft geactiveerd of niet.