Skip to content

Alles over: Online boeken

Tips voor meer onlineboekingen

In een steeds meer gedigitaliseerde wereld is het voor lokale bedrijven essentieel om zich aan te passen aan het veranderende gedrag en de verwachtingen van klanten. Dit artikel biedt praktische strategieën en maatregelen om het aantal online boekingen in uw bedrijf te verhogen.

Controle van het bestaande boekingsproces

Om meer online boekingen te bereiken, moet u eerst het bestaande boekingsproces evalueren:

  • Probeer uw eigen boekingsproces zelf uit!
  • Zorg ervoor dat het proces vanuit het perspectief van klanten duidelijk en eenvoudig is. Vraag jezelf af: zijn er te veel diensten vermeld? Zou een onderverdeling zinvol zijn? Onze speciale boekingsprocedure kan u hierbij helpen
  • Gebruik betekenisvolle en professionele afbeeldingen, zowel van de aangeboden diensten als van uw team, om vertrouwen en relatie met klanten op te bouwen. Hoe u foto's van uw teamleden uploadt, leest u hier.
  • Implementeer de beoordelingsfunctie, zodat klanten hun ervaringen kunnen delen. Positieve feedback kan toekomstige klanten aanmoedigen om een online boeking uit te voeren.

Tips voor meer online boekingen van uw vaste klanten

Vaste klanten zijn de ruggengraat van uw bedrijf. Hier zijn enkele strategieën om hen aan te moedigen de online boeking te gebruiken:

  • Gebruik uw klantenbestand om gepersonaliseerde uitnodigingen voor online boeking te verzenden.
  • Maak marketinge-mails aan die huidige aanbiedingen, seizoensdiensten of speciale aanbiedingen benadrukken. Ook een ronde-mail met uitnodiging om de online boeking te gebruiken kan hier worden ingesteld.
  • Reactivatie-e-mails en verjaardagse-mails kunnen klanten die al lange tijd niet meer bij u zijn geweest, aanzetten om weer een afspraak in te boeken.
  • Communiceer een aanbevelingsbonus om uw klanten aan te moedigen uw diensten door te geven.
  • Train uw personeel om online boeking actief te promoten.

De online boeking zichtbaar maken

Voor het werven van nieuwe klanten moet u het boekingspad zo eenvoudig en snel mogelijk maken:

  • Controleer of de link naar online boeking op uw website goed zichtbaar is.
  • Voeg een link naar online boeking toe aan uw Google-, Facebook- en Instagram-profiel.
  • Een QR-code in het raam die rechtstreeks naar online boeking leidt, kan potentiële klanten aantrekken. U kunt deze online laten genereren via gratis QR-code generatoren.
  • Voeg een opmerking toe op uw antwoordapparaat over de mogelijkheid van online boeking.

Suggesties voor concrete marketingacties

Nadat u de hierboven beschreven punten zorgvuldig hebt doorlopen, kunt u nu gerichte marketingacties starten:

  • Link uw social media-berichten met online boeking. U kunt hier speciale aanbiedingen benadrukken of een blik achter de schermen van uw salon geven.
  • Gebruik kortingscodes voor online boekingen of maak speciale aanbiedingen voor nieuwe klanten, bijvoorbeeld via landingspagina's.
  • Bied verlaagde prijzen voor een bepaalde periode aan als extra prikkel.
  • Cadeaubonnen met kortingscodes of tegen verlaagde prijzen kunnen klanten aanmoedigen uw diensten uit te proberen.

Willekeurige medewerkerselectie

Als u de functie "Willekeurige medewerker" gebruikt, hoeven klanten geen keuze uit medewerkers te maken bij onlineboeking. Dit vereenvoudigt de boeking voor nieuwe klanten. Om in te stellen hoe uw beschikbare medewerkers moeten worden geprioriteerd bij dit type boeking, kunt u de functie "Willekeurige medewerkerpriorisering" gebruiken.


U bereikt dit gedeelte via Instellingen > Willekeurige medewerkerpriorisering
Als deze functie niet is ingeschakeld, kan deze worden ingeschakeld via "Instellingen > Functie toevoegen".



Vereisten

Als u deze functie wilt gebruiken, moet de boeking via "Willekeurige medewerker" in de instellingen voor onlineboeking zijn ingeschakeld. Meer informatie hierover vindt u in het artikel "Willekeurige medewerker".

Medewerkers prioriteren

U kunt een algemene prioritering instellen of deze voor individuele services afzonderlijk definiëren.

  1. Selecteer eerst voor welke service(s) de prioritering van toepassing moet zijn. U kunt kiezen tussen individuele services, servicegroepen of alle services.

  2. Klik vervolgens op de gemaakte prioriteringsregel om in de volgende stap de volgorde van medewerkers in te stellen die het systeem bij onlineboeking selecteert. Ook hier kunt u individuele teamleden of rollen selecteren:

Toepassingsvoorbeelden

Prioritering van individuele teamleden


In het bovenstaande voorbeeld worden teamleden voor alle services in de weergegeven volgorde geselecteerd. Als alle vermelde medewerkers op het gewenste moment van de klant beschikbaar zijn, wordt Sina voor de afspraak geselecteerd. Als Sina bezet is, wordt Marie geselecteerd. Alleen als niemand anders beschikbaar is, neemt Max de afspraak. Dit is bijvoorbeeld geschikt om nieuwe medewerkers de voorkeur te geven die nog een klantenkring moeten opbouwen.

Prioritering naar rol


In het bovenstaande voorbeeld worden rollen voor alle services in de categorie "Damesknippen" in de weergegeven volgorde geselecteerd. Als alle vermelde medewerkers op het gewenste moment van de klant beschikbaar zijn, wordt een teamlid met de rol "Junior Stylist" voor de afspraak geselecteerd. Als alle Junior Stylisten bezet zijn, wordt een teamlid met de rol "Top-Stylist" geselecteerd. Alleen als niemand anders beschikbaar is, neemt de eigenaar de afspraak. Dit is bijvoorbeeld geschikt om populaire medewerkers te ontlasten.

Prioritering naar bezetting

Als niet personen, maar bezetting beslissend is voor de selectie, kan de functie ook de meest gering geboekte persoon op de gewenste dag van de klant prioriteren.

Hiervoor stelt u eenvoudig deze optie in:


In elk medewerkersprofiel kunt u instellen of een teamlid voor reservering via de functie "Willekeurige medewerker" beschikbaar moet zijn. Als een teamlid niet voor dit type boeking is vrijgegeven, ontvangt u een waarschuwing:

Bewerk in dit geval de boeking in het dossier van het teamlid.


Automatische boekingen bij online betaling

In de instellingen voor online betaling kan worden bepaald dat online betalingen automatisch in de kassa moeten worden geboekt. We leggen hier uit wat de voor- en nadelen van deze boeking zijn en wat het alternatief is.


U bereikt dit gebied via Instellingen > Online betaling > Boeking
Als deze functie niet is ingeschakeld, kunt u deze inschakelen via "Instellingen > Functie toevoegen".



Alle tegoedbewijzen en afspraken die ter plekke via de kassa worden betaald, worden geregistreerd door het Belbo-kassasysteem. Voor online betaalde afspraken en tegoedbewijzen is er de mogelijkheid van handmatige of automatische boeking.

Aanbevolen: Automatische boeking blijft uitgeschakeld

Online betaalde afspraken

De online (gedeeltelijk) betaalde afspraken worden na afloop van de afspraak als gewoonlijk ingeboekt. Hier worden de online gebruikte betalingsmethoden (bijvoorbeeld PayPal) gebruikt en eventueel aangevuld met verdere betalingsmethoden, als ter plekke nog verdere diensten of producten worden toegevoegd, die dan contant of per bankkaart worden betaald (zie ook Splitsing bij online betaling).

Online gekochte tegoedbewijzen

Zelfs als u deze optie uitschakelt, worden online gekochte tegoedbewijzen al volledig in de kassa geregistreerd en hoeven niet handmatig later ingeboekt te worden. Ze verschijnen in de dagafsluitingen. Als tegoedbewijzen na sluitingstijd worden gekocht, moet de dagafsluiting eventueel opnieuw worden gemaakt.

Automatische boeking is ingeschakeld

Het is mogelijk om de online betalingen geautomatiseerd in de kassa te registreren. Deze instelling betreft altijd elke vorm van online betaling, zowel de online gekochte tegoedbewijzen als ook de volledige betaling van afspraken. Gedeeltelijk betaalde afspraken worden niet automatisch geboekt.

Gevolgen voor online betaalde afspraken

  1. Ingeboekte afspraken kunnen niet meer worden verplaatst of zouden bij wijzigingen van het moment moeten worden gestorneerd en opnieuw ingeboekt.

  2. Als de klant ter plekke verdere diensten in aanspraak neemt of aanvullende producten koopt, moet de afspraak worden gestorneerd en opnieuw ingeboekt.

Gevolgen voor online gekochte tegoedbewijzen

  1. Tegoedbewijzenverkopen van 00:00 uur tot het moment van de dagafsluiting worden automatisch in uw dagafsluitingen opgenomen.

  2. Alle tegoedbewijzenverkopen tussen sluitingstijd en 00:00 uur hebben tot gevolg dat de gemaakte afsluiting de volgende dag opnieuw moet worden gemaakt.

Automatische boeking correct activeren

Om de boeking correct in te stellen, hebt u de boekhoudkundige rekeningen nodig voor de weergegeven betalingsrekeningen in uw rekeningschema. Hoe u deze rekeningen eventueel opnieuw kunt maken, leest u in het artikel Betalingsmethode toevoegen.

  1. Wijs de door u aangeboden betalingsmethoden de correcte boekhoudkundige rekeningen toe.

  2. Activeer de functie met het vinkje aan de bovenkant van de pagina.

  3. Als de functie is ingeschakeld, maar er geen of onjuiste rekeningen zijn toegewezen, kan dit leiden tot fouten in de boekhouding en bij online betaling!

Afspraken verplaatsen door klanten

In Belbo kunt u uw klanten de mogelijkheid geven om geboekte afspraken zelf te verplaatsen.

Verplaatsing door klanten toestaan

Boekinginstellingen

Als u uw klanten de mogelijkheid wilt geven om afspraken te verplaatsen, kunt u dit instellen onder Instellingen > Online boeking > Basisinstellingen > Afspraken.

Annuleringstermijn instellen

De annuleringstermijn onder Instellingen > Online boeking > Tijd-instellingen geldt ook voor het verplaatsen van afspraken. Klanten die hun afspraak binnen een kortere periode proberen te verplaatsen, worden geïnformeerd dat zij zich rechtstreeks met u moeten in verbinding stellen.

Bevestigings-e-mail bewerken

In uw bevestigings-e-mails kunt u een link plaatsen die de klant in staat stelt om de afspraak zelf te verplaatsen.

Afspraakverplaatsing vanuit klantperspectief

Wanneer de klant op de link klikt, gaat hij naar de overzichtspagina waar hij de afspraak kan verplaatsen. Na het klikken op "Afspraak verplaatsen" gaat hij direct naar de tijdselectie, waar hij een vervangingsafspraak kan kiezen.

Als u online boeking zonder inloggen aanbiedt, kunnen uw klanten een afspraak uitsluitend via de link in de bevestigings- of herinneringse-mail verplaatsen. Klanten die zich bij de boeking hebben ingelogd, kunnen de afspraken ook verplaatsen als zij zich inloggen.

Betaalde Layouts

Met Belbo kunt u gratis e-mails naar uw klanten versturen. Het gebruik van bepaalde, speciale of nieuwe layouts kan kosten met zich meebrengen.

Voor het ontwerp van nieuwe e-maillayouts investeren wij tijd en moeite, die wij in zeer geringe hoeveelheid aan u doorberekenen. Deze kosten worden vóór verzending transparant weergegeven. Indien u niet bereid bent voor de e-maillayouts geld te betalen, schakel u over op de normale en gratis layouts ("Standard" & "Simple").

De vergoeding per e-mail bedraagt in de regel 0,001 €, dus minder dan een cent per e-mail.

Onlineboeking met of zonder registratie

U kunt instellen of uw klanten zich bij de onlineboeking moeten registreren of ook zonder voorafgaande login bij u mogen boeken. Hier leggen we beide varianten met hun voor- en nadelen uit.

U bereikt dit gebied via Instellingen > Onlineboeking
Mocht deze functie niet geactiveerd zijn, kan deze worden geactiveerd via "Instellingen > Functie toevoegen".

Boeking zonder registratie

U kunt in de onlineboeking instellen dat u boeking zonder login toestaat:

Dit betekent dat klanten zich niet hoeven in te loggen of registreren bij de boeking en bij elke boeking opnieuw al hun gegevens moeten invoeren. Mogelijk creëren klanten bij elke boeking een nieuw klantenbestand met de status "Nieuweklant", als ze verschillende spellingen of e-mailadressen bij herhaalde boekingen opgeven. Duplicaten kunnen samengevoegd worden.

Boeking zonder login wordt alleen aanbevolen als u weinig terugkerende vaste klanten hebt. Dit geldt bijvoorbeeld voor hotel-spa's of escape-games.

Boeking met registratie (aanbevolen)

We bevelen altijd boeking met login aan. Belbo biedt enkele voordelen die alleen mogelijk zijn als klanten zich bij de boeking registreren en duidelijk identificeren.

  • Het vastleggen van eigen boekingsprocessen en boekbare diensten voor bepaalde klantengroepen (Voorbeeld: "Nieuwe klanten mogen alleen adviesservices boeken" enz.)
  • Het blokkeren van individuele medewerkers voor boeking door nieuwe klanten (meer informatie)
  • Het vastleggen van verschillende prijzen voor klanten met een bepaalde status (meer informatie)
  • De mogelijkheid om tijdelijke uitzonderingen voor uw klanten op te slaan (meer informatie)
  • De mogelijkheid om bepaalde klantengroepen alleen boeking toe te staan na voorafgaande (aan)betaling

Als u de optie "Boeking van afspraken zonder login toestaan" in de instellingen voor onlineboeking uitschakelt, moeten klanten zich registreren of inloggen voordat zij hun boeking kunnen voltooien en hoeven zij niet bij elke boeking opnieuw alle gegevens (voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en andere verplichte velden) in te voeren.

Klanten die zich na uitschakeling van de optie registreren, creëren vervolgens opnieuw een duplicate, dat met de originele akte kan worden samengevoegd. Daarna zal de klant altijd worden herkend wanneer hij boekt, omdat hij moet inloggen.

Bestaande klanten, in wier dossiers een e-mailadres is opgeslagen, kunnen echter ook via de link in het dossier worden uitgenodigd zich te registreren:

Op deze manier worden toekomstige duplicaten voorkomen als de klant na klik op de mail alleen nog een wachtwoord hoeft in te stellen en de login is gekoppeld aan het bestaande klantenbestand.

U kunt instellen of klanten zich voordat ze boeken al moeten inloggen, of pas nadat zij al de gewenste diensten hebben geselecteerd. Meer informatie hierover vindt u in het artikel Onlineboeking op uw website invoegen

Gedeelde betaling bij online betaling

Als u online betaling aanbiedt, kan het voorkomen dat klanten al een deel van het factuurbedrag online hebben betaald en de rest ter plaatse met een ander betalingstype willen voldoen.

Voorbetaalde afspraken in de kalender

Als een klant de afspraak al heeft voorbetaald, ziet u dit aan het pictogram bij de afspraak. Dit geeft het betalingstype weer dat de klant online heeft gekozen.

Splitsing van betaling uitvoeren

  1. Nadat u alle factuurrubrieken hebt toegevoegd, klikt u op "Betaling" in het kasproces
  2. Klik eerst op het betalingstype dat de klant online al heeft voldaan, bijvoorbeeld "EC" of "PayPal".
  3. Selecteer vervolgens op het numerieke toetsenbord het betaalde bedrag.
  4. Klik op het betalingstype dat de klant ter plaatse kiest, bijvoorbeeld "Contant".
  5. Selecteer de groene knop om af te sluiten.
Toepassingsvoorbeeld:
Een klant boekt een afspraak ter waarde van 90 € en betaalt al 45 € online per creditcard en de rest ter plaatse contant. Deze afspraak wordt als volgt geboekt:

Klik alstublieft op de video om deze af te spelen:

Klantenservice vragen Onderwerp Onlineboeking

Hier zeigen wij u welke nuttige informatie wij bij specifieke vragen nodig hebben en hoe u het probleem eventueel ook zelf kunt oplossen.


Mijn klant zegt dat online boeken niet werkt.
Als een klant meldt dat hij niet kan boeken, is meestal niet de online boeking zelf het probleem, maar bijvoorbeeld is iets ingesteld bij een specifieke service of is een benodigde ruimte niet beschikbaar.

Nuttige informatie

  • Welke dienst wilde de klant precies boeken?
  • Naam van de klant.
  • Beschrijving van het probleem (wat precies werkt niet zoals verwacht?)
Voorbeeld van een nuttige vraag:
Mijn klant Max Muster wilde de dienst XY boeken. In de datumselectie van de boeking worden hem echter geen afspraken weergegeven.


Op een bepaalde dag worden geen afspraken weergegeven.
Als er op een bepaalde dag nog tijd beschikbaar is, maar deze niet online wordt aangeboden, kan dit verschillende oorzaken hebben.

Nuttige informatie

  • Welke dienst wilde de klant precies boeken?
  • Op welke precieze dag (evt. tijd) kon de klant de gewenste afspraak niet vinden?
  • Bij welke medewerker moest geboekt worden?
  • Naam van de klant.
Voorbeeld van een nuttige vraag:
Mijn klant Max Muster wilde de dienst XY boeken. In de datumselectie van de boeking worden hem echter geen / weinig / niet de verwachte afspraak weergegeven, hoewel medewerker XY nog tijd heeft van 14:00 – 15:00 uur.


Ik heb een dienst, maar deze verschijnt niet in de boeking.

U gebruikt waarschijnlijk de functie "Speciaal boekingsproces". Dit bepaalt dat nieuwe categorieën actief aan het boekingsproces moeten worden toegevoegd nadat zij zijn aangemaakt.

Nuttige informatie

  • Om welke precieze dienst of categorie gaat het?
Voorbeeld van een nuttige vraag:
Ik heb de nieuwe categorie XY aangemaakt. In mijn online boeking verschijnt deze echter niet.

Nuttige aanvullende informatie

In het algemeen verzoeken we u uw verzoek zo concreet mogelijk te beschrijven. Het volgende is altijd nuttig:

  • Precieze beschrijving van het probleem met precieze namen van klanten, diensten enz.
  • Screenshots maken en aan het verzoek toevoegen
    (Instructie voor screenshot: Mac · Windows)
  • Maak een mobiele video van de gewenste plaats.