Als u met contracten werkt, kunt u deze in de kalender opslaan en aan uw klanten toewijzen.
Contracten activeren
Nadat u de klantcontractfunctie hebt geactiveerd, kunt u basisinstellingen uitvoeren:
Instellingen
Hier kunt u de volgende basisinstellingen uitvoeren:
- Lidenteller
- Aantal cijfers van het contractnummer
Prefix van de contractsjablonen
Rustperioden
Om rustperioden voor contracten voor afzonderlijke klanten in te kunnen voeren, moeten deze eerst als sjabloon worden aangemaakt. Voor elke reden voor rustperiode kunt u bepalen of deze bijdragefvrij is.
Afsluitingscampagne
Voer hier de promoties in die u uitvoert. Bij het invoeren van een contract kunt u deze vervolgens selecteren om statistieken bij te houden over waar een contract vandaan kwam.
Opzeggingsredenen
Voer hier redenen voor opzegging in. U kunt hier toestaan dat een opzegging buitengewoon kan worden toegepast.
Contracten aanmaken
Nadat de functie is geactiveerd, vindt u het contractbeheer in het klantoverzicht. Klik op + Nieuwe contractsjabloon om een nieuw contract aan te maken en vul de contractgegevens in.
Contractnaam
Voer hier de naam in van het contracttype dat u wilt toevoegen. Dit wordt u en uw medewerkers getoond wanneer u een klant een contract wilt toewijzen.
Automatische klantenstatus
U kunt bepalen dat klanten aan wie dit contract is toegewezen automatisch een bepaalde klantenstatus krijgen. Met behulp van de klantenstatus kunt u bijvoorbeeld bepalen hoeveel afspraken een klant per week mag boeken of welk boekingsproces hem bij online boeking wordt aangeboden.
Contractduur, opzegtermijn, verlenging
Geef hier aan hoe lang het contract geldig is. Kies daarvoor het type periode (dagen, weken enz.) en voer de duurwaarde in.
Bijdragecyclus en betalingscyclus
Geef aan hoe het contract wordt betaald. Als u het Belbo-kassasysteem gebruikt, kunt u selecteren hoe de betalingen boekhoudkundig worden verwerkt.
Contracten toewijzen
In elk klantendossier heeft u onder Contracten de mogelijkheid om uw contractsjablonen te selecteren.
Contracten wijzigen of bewerken
In elk klantendossier vindt u de contracten die aan de klant zijn toegewezen. Als u op een contract klikt, hebt u de volgende instellingsmogelijkheden:
Overzicht
Hier kunt u het toegewezen contract bekijken en aanvullen.
- Contractnaam, bedragen, betalingscyclus: Bekijk hier de basisgegevens van het gegeven contract
- Afsluitingsreden: U kunt de marketingactie invoeren die tot het afsluiten van het contract door de klant heeft geleid
- Extra's: Geef aan of de klant extra's heeft ontvangen
Looptijden
Hier ziet u wanneer het contract is gestart en hoe lang de looptijd, opzegtermijn en verlenging zijn. Let op: Voer alleen een contracteinde in als het contract zich niet automatisch verlengt, omdat de automatische verlenging anders niet werkt. De datum wordt automatisch ingevuld wanneer u in het volgende punt een opzegging invoert.
Opzegging
- Opzeggingsdatum: Voer in geval van opzegging door de klant de datum in waarop het contract is opgezegd.
- Opzeggingsreden: De in Instellingen > Contracten opgeslagen opzeggingsredenen kunnen hier worden geselecteerd. Indien gewenst kan een opmerking over de opzegging worden toegevoegd.
- Opmerking: Indien gewenst kan een opmerking over de opzegging worden toegevoegd.
De datum van registratie van een opzegging wordt automatisch vastgelegd.
Bijdrageoverzicht
Hier ziet u de betalingsstatus en het bijdragebedrag van afzonderlijke boekingsperioden. Zorg ervoor dat de betalingscyclus vooraf is ingesteld!
Document
Upload hier de documenten die relevant zijn voor dit contract.