Als u met contracten werkt, kunt u deze in de kalender opslaan en aan uw klanten toewijzen.
Contracten activeren
Nadat u de klantcontractfunctie hebt geactiveerd, kunt u basisinstellingen uitvoeren:
Instellingen
Hier kunt u de volgende basisinstellingen uitvoeren:
- Ledenteller
- Aantal cijfers van het contractnummer
Prefix van de contractsjablonen
Rustperiodes
Om rustperiodes voor contracten voor individuele klanten in te voeren, moeten deze eerst als sjabloon worden aangemaakt. Voor elke reden voor rustperiode kunt u bepalen of deze bijdragefvrij is.
Afsluitingscampagne
Voer hier de promotiecampagnes in die u uitvoert. Bij het invoeren van een contract kunt u deze dan selecteren om statistieken bij te houden over de herkomst van een contract.
Opzeggingsredenen
Voer hier redenen voor beëindiging in. U kunt hier toestaan dat een opzegging buitengewoon kan worden toegepast.
Contracten aanmaken
Nadat de functie is geactiveerd, vindt u het contractbeheer in het klantoverzicht. Klik op + Nieuwe contractsjabloon om een nieuw contract aan te maken en vul de contractgegevens in.
Contractnaam
Voer hier de naam van het contracttype in dat u wilt toevoegen. Dit wordt u en uw medewerkers getoond wanneer u een klant een contract wilt toewijzen.
Automatische klantenstatus
U kunt bepalen dat klanten aan wie dit contract wordt toegewezen, automatisch een bepaalde klantenstatus krijgen. Met behulp van de klantenstatus kunt u bijvoorbeeld bepalen hoeveel afspraken een klant per week mag boeken of welk boekingsproces hem in de onlineboeking wordt aangeboden.
Contractduur, opzegtermijn, verlenging
Geef hier aan hoe lang het contract geldig is. Selecteer daarvoor het type tijdsperiode (dagen, weken enz.) en voer de waarde van de duur in.
Bijdragecyclus en betalingscyclus
Geef aan hoe het contract wordt betaald. Als u het Belbo-kassasysteem gebruikt, kunt u selecteren hoe de betalingen boekhoudkundig worden verwerkt.
Contracten toewijzen
In elke klantendossier hebt u onder Contracten de mogelijkheid uw contractsjablonen te selecteren.
Contracten wijzigen of bewerken
In elk klantendossier vindt u de aan de klant toegewezen contracten. Als u op een contract klikt, hebt u de volgende instellingsmogelijkheden:
Overzicht
Hier kunt u het toegewezen contract bekijken en aanvullen.
- Contractnaam, bedragen, betalingscyclus: Bekijk hier de basisgegevens van het toegewezen contract
- Afsluitingsreden: U kunt de marketingactie invoeren die tot de afsluiting van het contract door de klant heeft geleid
- Extra's: Geef aan of de klant extra's heeft ontvangen
Looptijden
Hier ziet u wanneer het contract is gestart en hoe lang de looptijden, opzegtermijn en verlenging zijn. Let op: Voer alleen een contracteindatum in als het contract zich niet automatisch verlengt, omdat de automatische verlenging anders niet meer werkt. De datum wordt automatisch ingevuld wanneer u in het volgende punt een opzegging invoert.
Opzegging
- Opzeggingsdatum: Voer in geval van opzegging door de klant de datum in waarop het contract is opgezegd.
- Opzeggingsreden: De opzeggingsredenen die zijn ingevoerd in Instellingen > Contracten kunnen hier worden geselecteerd. Indien gewenst, kan een opmerking over de opzegging worden ingevoerd.
- Opmerking: Indien gewenst, kan een opmerking over de opzegging worden ingevoerd.
De datum van registratie van een opzegging wordt automatisch vastgelegd.
Bijdrageoverzicht
Hier ziet u de betalingsstatus en de bijdragehoogte van de afzonderlijke boekhoudperiodes. Let op dat de betalingscyclus vooraf moet zijn ingesteld!
Document
Upload hier de documenten die relevant zijn voor dit contract.