Om afwezigheden in de kalender en in het Dienstplan in te voeren, moet u deze eerst aanmaken in de Dienstplan-instellingen.
U bereikt dit gebied via
Instellingen > Dienstplan > Instellingen > Afwezigheden.
Veelvoorkomende afwezigheden zijn bijvoorbeeld "Vakantie", "Beroepsschool", "Ziekte", "Vrije dagen", "Bijscholing".
Afwezigheden aanmaken
Selecteer + Nieuwe afwezigheid om een nieuwe afwezigheid aan te maken, of klik op een bestaande afwezigheid om deze te bewerken.
Omschrijving
Naam van de afwezigheid (bijv. Vakantie)
Afkorting
De afkorting wordt gebruikt in de
Dienstplan-exports en moet uit enkele letters bestaan.
Voorbeeld van afkortingen in de aanwezigheids-export:
Geldt als werktijd
Sommige afwezigheden zoals "Bijscholing" of "Beurs" gelden als werktijden en moeten in uw rapporten en statistieken ook als zodanig worden meegeteld. Voer hier de werktijd in minuten in. Voorbeeld: 8 uur komt overeen met een waarde van 480. Vakantiedagen van deeltijdwerknemers worden berekend met 240 minuten.
Kleurstelling
In het Dienstplan hebben uw afwezigheden verschillende kleuren, die u hier kunt bepalen.
Voorbeeld van verschillende gekleurd afwezigheden in de kalender:
Gedrag bij overdracht van werktijden
In het Dienstplan kunt u de werktijden van een werknemer meerdere maanden in de toekomst overdragen. Geef hier op of het zich om regelmatige werktijden gaat, die moeten worden overgedragen. Deze zullen in geval van een wijziging van het Dienstplan ook opnieuw worden overschreven. Geschikt voor "Beroepsschool", "Kantoordag".
Is deze optie uitgeschakeld, wordt deze afwezigheid niet overgedragen. Als u deze in de verre toekomst invoert, wordt deze niet overschreven als u de schema's opnieuw maakt. Geschikt voor "Vakantie", "Bijscholing", "Ziekte".
Meer informatie over overdracht van Dienstplannen vindt u hier.
Tellen als training
Telt deze afwezigheid als training voor de werknemer.
Deze afwezigheid kan alleen handmatig worden verwijderd.
Deze afwezigheid is vastgesteld en kan alleen handmatig uit het Dienstplan worden verwijderd. Dit voorkomt overschrijven door Dienstplan-overdracht.
Bij invoer behoudt u reeds ingevulde werktijden.
Afwezigheden verwijderen automatisch de werktijden, pauzes en evenementen van de dag. Met deze instelling kunt u echter bepalen dat een afwezigheid dit niet doet.
Gebruikssituaties hiervoor zijn zeer specifiek: als u bepaalde afwezigheden als markeringen voor dagen gebruikt die bijvoorbeeld in de kalender zichtbaar moeten zijn, maar geen invloed op het Dienstplan hebben, kan dit voor u nuttig zijn.
Afwezigheid in het Dienstplan gebruiken
In het Dienstplan kunt u afwezigheden voor de gewenste dagen invoeren, die vervolgens in de kalender zichtbaar zijn en afhankelijk van uw instellingen in de rapporten als werktijd worden meegeteld of niet.
Afwezigheid in de kalender invoeren
Klik op de gewenste werknemer en selecteer "Werktijden wijzigen". Selecteer vervolgens de gewenste afwezigheid.
Vakantie voor meerdere dagen invoegen
Afwezigheden in het personeelsdossier bekijken
In elk personeelsdossier kunt u onder het menu-item Afwezigheden alle tot nu toe ingevulde afwezigheden van de werknemer bekijken.
Hoe u een halve dag vakantie in de kalender invoert,
leest u hier.
